Zawarcie przez BUW i Obserwatorium Astronomiczne UW 29 czerwca br. porozumienia o przystąpieniu Biblioteki Obserwatorium Astronomicznego do współpracy we wspólnym katalogu bibliotek UW formalnie zakończyło dwudziestopięcioletni okres działań mających na celu utworzenie jednego katalogu dla zasobów wszystkich bibliotek UW. Biblioteka Obserwatorium Astronomicznego UW była ostatnią biblioteką systemu biblioteczno-informacyjnego UW pozostającą formalnie poza wspólnym katalogiem bibliotek UW.
Początki
Początki automatyzacji bibliotek UW sięgają lat 80., kiedy to opracowano pierwsze założenia do mającego powstać katalogu online sieci bibliotek UW i podjęto próby automatyzacji z wykorzystaniem oprogramowania UNIKAT. W początkowym okresie automatyzacja BUW i bibliotek wydziałowych przebiegała dwutorowo. BUW, dzięki pozyskaniu dofinansowania z Fundacji W. Mellona, w 1992 r. rozpoczął automatyzację z wykorzystaniem oprogramowania firmy VTLS oraz nawiązał współpracę z innymi ośrodkami uniwersyteckimi w Polsce, tworząc w 1993 r. Centralną Kartotekę Haseł Wzorcowych. W tym czasie biblioteki wydziałowe także zaczęły automatyzowanie swoich katalogów, wykorzystując w tym celu różne oprogramowania (MAK, Micro CDS/ISIS, Micro VTLS, QuickBook, UNIKAT czy Access). Połączone Biblioteki Wydziału Filozofii i Socjologii UW, Instytutu Filozofii i Socjologii PAN, Polskiego Towarzystwa Filozoficznego zakupiły oprogramowanie Horizon i przystąpiły w 1998 r. do Warszawskiego Porozumienia Bibliotek Naukowych PAN.
W XXI wiek
Pierwszą biblioteką wydziałową, która zdecydowała się na przystąpienie do wspólnego z BUW katalogu była w 1995 r. biblioteka Instytutu Fizyki Teoretycznej. W 1996 r. decyzję o podjęciu wspólnej pracy z BUW podjęły kolejne trzy biblioteki: Biblioteka Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki, Biblioteka Instytutu Historycznego oraz Biblioteka Instytutu Orientalistycznego. W drugiej połowie lat 90. następował stały wzrost liczby bibliotek współpracujących z BUW w jednym systemie. W 2001 r. wspólnie z BUW pracowało już 20 bibliotek UW. W kolejnych latach tempo przyłączania bibliotek wydziałowych do katalogu UW wyraźnie spadło. W sprawozdaniu za rok 2005 na 47 istniejących wówczas bibliotek wydziałowych 31 zadeklarowało opracowywanie zbiorów we wspólnym katalogu bibliotek UW (wówczas już w systemie Virtua). W roku 2013 bibliotek wydziałowych korzystających z Virtui było 40. Przez następne pięć lat liczba bibliotek pracujących w Virtui zmieniała się jedynie w wyniku zmian organizacyjnych dotykających biblioteki wydziałowe. Ponowny faktyczny wzrost liczby bibliotek wspólnie pracujących w jednym systemie nastąpił dopiero w roku 2018, kiedy to porozumienie o współpracy we wspólnym katalogu podpisały aż cztery biblioteki: trzy biblioteki Wydziału Polonistyki (Biblioteka im. Wacława Borowego, Biblioteka im. Jana Baudouina de Courtenay, Biblioteka Instytutu Slawistyki Zachodniej i Południowej) oraz Połączone Biblioteki WFiS UW, IFiS PAN, PTF. W kolejnym roku do wspólnego katalogu przystąpiła Biblioteka Uniwersyteckiego Centrum Badań nad Środowiskiem Przyrodniczym i Zrównoważonym Rozwojem UW, a w roku 2020 dwie ostatnie biblioteki: Biblioteka Wydziału Dziennikarstwa, Informacji i Bibliologii UW oraz wspomniana na początku Biblioteka Obserwatorium Astronomicznego UW.
Porozumienie to dopiero początek…
Należy podkreślić, że podpisanie przez bibliotekę porozumienia o wspólnej pracy w jednym systemie to dopiero początek pracochłonnego i długotrwałego procesu scalania zasobów katalogu lokalnego z katalogiem bibliotek UW. Na proces scalania składają się dwa elementy: działania automatyczne oraz szkolenia. Sposób przeprowadzania włączenia danej biblioteki jest zależny od zawartości jej katalogu lokalnego, jakości znajdujących się w nim danych, a także indywidualnych preferencji danej biblioteki. Wbrew temu, jak często włączane biblioteki wyobrażają sobie proces scalania, nie przenosimy opisów bibliograficznych z katalogu lokalnego do katalogu bibliotek UW. Procesy automatyczne polegają na próbie zidentyfikowania w katalogu bibliotek UW oraz w katalogu centralnym NUKAT opisów dokumentów znajdujących się w katalogu lokalnym i ewentualnym automatycznym dodaniu do nich rekordów egzemplarza. Za pomocą działań automatycznych jesteśmy w stanie scalić tylko część zasobów lokalnych, przede wszystkim opisy dokumentów zwartych zawierające numery ISBN. To, czego nie uda się zidentyfikować w katalogu bibliotek UW/katalogu NUKAT, musi zostać skatalogowane ręcznie. Dlatego kolejnym krokiem są szkolenia pracowników, które mają na celu wdrożenie do pracy we wspólnym systemie. Na początku są to szkolenia w zakresie opracowania zbiorów, a następnie – gdy katalog jest już wystarczająco nasycony opisami i biblioteka podejmuje decyzję o przystąpieniu do modułu udostępniania – szkolenia z udostępniania. Każde szkolenie kończy się egzaminem, na podstawie którego nadawane są uprawnienia do pracy w Virtui.
Przebieg scalania ustalany jest z każdą przyłączaną biblioteką indywidualnie. W przypadku niewielkiej pod względem wielkości Biblioteki UCBŚ (wg sprawozdania za 2019 r. w jej zbiorach znajdowało się 2850 jednostek ewidencyjnych, z czego 1809 to książki) zrezygnowano w ogóle z działań automatycznych. Dzięki uzyskanemu przez dyrekcję BUW dofinansowania zbiory UCBŚ są katalogowane w ramach prac zleconych przez pracowników BUW. Stan opracowania na koniec czerwca br. to 276 nowoutworzonych rekordów bibliograficznych, 274 rekordy bibliograficzne skopiowane z katalogu centralnego NUKAT oraz 1188 rekordów egzemplarza.
Inny model scalania został zastosowany w przypadku Połączonych Bibliotek WFiS UW, IFiS PAN, PTF. Biblioteka ta już od 2007 r. opracowuje zbiory w katalogu centralnym NUKAT, zatem znaczna część opisów w jej katalogu to opisy nukatowe i to one posłużyły do porównania zawartości katalogu Połączonych Bibliotek i katalogu bibliotek UW. Na początkowym etapie scalania, po zidentyfikowaniu w bazie UW opisów, które są także w katalogu Połączonych Bibliotek oraz po pobraniu z NUKAT pozostałych opisów, uzupełniono je w katalogu bibliotek UW o rekordy egzemplarza z lokalizacją Połączonych Biblioteki WFiS UW, IFiS PAN, PTF. Następnie, dzięki wypracowanej wspólnie z Centrum NUKAT procedurze, w sposób automatyczny do katalogu BUW codziennie przekazywane są z NUKAT rekordy bibliograficzne aktualnie utworzone lub skopiowane przez Połączone Biblioteki. Raz w tygodniu rekordy te są uzupełniane o rekordy egzemplarze przejmowane do katalogu bibliotek UW z katalogu lokalnego. Obecnie w katalogu bibliotek UW znajduje się 121 227 [1] egzemplarzy Połączonych Bibliotek WFiS UW, IFiS PAN, PTF, co czyni pod tym względem Połączone Biblioteki liderem wśród bibliotek wydziałowych.
W przypadku bibliotek polonistycznych działania automatyczne na razie przeprowadzono jedynie w Bibliotece im. Wacława Borowego. Do porównania wytypowano spośród ogólnej liczby 66 390 rekordów książkowych 33 687 opisów zawierających numery ISBN . Po zidentyfikowaniu właściwych rekordów bibliograficznych utworzono w katalogu bibliotek UW automatycznie 12 324 rekordy egzemplarza. Obecnie liczba egzemplarzy Biblioteki im. Wacława Borowego w katalogu bibliotek UW wynosi w sumie – utworzonych automatycznie i ręcznie przez pracowników Biblioteki – 14 880 rekordów.
Pozostałe biblioteki polonistyczne są jeszcze przed działaniami automatycznymi, wszystkie widoczne w katalogu bibliotek UW egzemplarze zostały wprowadzone ręcznie. Aktualny stan opracowania zbiorów bibliotek polonistycznych we wspólnym katalogu to: Biblioteka im. J. Baudouina de Courtenay – 10 239 egzemplarzy, Instytut Slawistyki Zachodniej i Południowej – 1572 egzemplarzy.
W przypadku bibliotek, które dołączyły do wspólnego katalogu w roku 2020 – Biblioteki WDIIB oraz Biblioteki OA – działania scalające utrudniła i opóźniła pandemia. Ze względu na rygory sanitarne wstrzymane są w tej chwili szkolenia w BUW, trudno jest także podejmować działania automatyczne bez możliwości spotkania i omówienia szczegółów tych prac.
… dalszej pracy.
Przystąpienie do wspólnego katalogu ostatniej nie-virtuowej biblioteki nie kończy procesu scalenia katalogów lokalnych. Stan zaawansowania prac poszczególnych bibliotek jest bardzo zróżnicowany. Nie tylko biblioteki, które przystąpiły do wspólnego katalogu w ostatnich latach, mają przed sobą wciąż wiele pracy. Są w SBI biblioteki, które choć przystąpiły formalnie do wspólnego katalogu wiele lat temu, to ich wkład w tworzenie katalogu nadal jest bardzo ograniczony. Bardzo różny jest stopień katalogowania retrospektywnego w poszczególnych bibliotekach. Problemem wielu bibliotek jest niewystarczającą liczba katalogerów, zwłaszcza na potrzeby retrokonwersji. Moduł udostępnia jest w pełni wdrożony w zaledwie 22 spośród 40 bibliotek wydziałowych.
Korzyści
Korzyści z przystąpienia do wspólnego katalogu są zarówno dla biblioteki, jaki dla czytelników. Dla biblioteki to dostęp do wysokiej jakości opisów bibliograficznych i kartotekowych w katalogu centralnym NUKAT, oferowane przez BUW szkolenia, darmowy klient oprogramowania Virtua. Dla czytelnika korzyścią jest kompletna i spójna informacja na temat zasobów katalogowych różnych jednostek UW dostępna w jednym miejscu. Zarówno dla bibliotekarza, jak i czytelnika wygodą jest jedno konto, na którym są odnotowywane wszystkie operacje w systemie. Jedno konto ułatwi wypożyczanie na jednolitych zasadach członkom wspólnoty akademickiej UW zbiorów przez wszystkie biblioteki SBI, bez konieczności posługiwania się rewersem międzybibliotecznym czy deklarowania przez bibliotekę przynależności do (zamierającego) Systemu Wypożyczeń Międzywydziałowych, zgodnie z aktualnym Regulaminem SBI UW, gwarantującym wszystkim członkom wspólnoty Uniwersytetu równy dostęp do zbiorów bibliotek UW.
Źródła:
Kocznorowska. K, Tabisz. R., Droga do jednolitego systemu biblioteczno-informacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego, „Zagadnienia Informacji Naukowej” 2007 nr 1, s. 26-39.
Sprawozdania Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie i bibliotek wydziałowych UW za lata 2005-2019.
[1] O ile nie podano inaczej, informacje dotyczące liczby rekordów w katalogu bibliotek UW pochodzą z 23.07.2020.
Walentyna Karmelitow, Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych
Wpisy o bibliotekach wydziałowych
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 1 – Biblioteka Ośrodka Kultury Francuskiej i Studiów Frankofońskich na UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 2 – Połączone Biblioteki Wydziału Filozofii i Socjologii UW, Instytutu Filozofii i Socjologii PAN oraz Polskiego Towarzystwa Filozoficznego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 3 – Biblioteka Wydziału Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 4 – Biblioteka Wydziału Prawa i Administracji
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 5 – Biblioteka Wydziału Zarządzania
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 6 – Biblioteka Wydziału Biologii
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 7. Biblioteka Instytutu Muzykologii UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 8. Biblioteka Wydziału Chemii UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 9. Biblioteka Instytutu Historycznego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 10. Biblioteka Wydziału Geologii UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 11. Biblioteka Wydziału Fizyki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 12. Biblioteka Instytutu Germanistyki UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 13. Biblioteka Wydziału Orientalistyki UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 14. Biblioteka Wydziału Geografii i Studiów Regionalnych UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 15. Biblioteka im. Wacława Borowego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 16. Biblioteka Wydziału Pedagogicznego UW im. prof. Bogdana Suchodolskiego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 17. Biblioteka Uniwersyteckiego Kolegium Kształcenia Nauczycieli Języka Angielskiego (Centrum Kształcenia Nauczycieli Języków Obcych i Edukacji Europejskiej) UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 18. Biblioteka Uniwersyteckiego Kolegium Kształcenia Nauczycieli Języka Francuskiego i Uniwersyteckiego Kolegium Kształcenia Nauczycieli Języka Niemieckiego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 19. Biblioteka Papirologii, Prawa Rzymskiego i Antycznego UW im. Rafała Taubenschlaga
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 20. Biblioteka Wydziału „Artes Liberales” UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 21. Biblioteka Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 22. Biblioteka Uniwersyteckiego Centrum Badań nad Środowiskiem Przyrodniczym i Zrównoważonym Rozwojem.
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 23. Biblioteka Instytutu Filologii Klasycznej
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 24. Centrum Dokumentacji Europejskiej. Biblioteka Centrum Europejskiego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 25. Biblioteka Instytutu Etnologii i Antropologii Kulturowej
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 26. Biblioteka Instytutu Archeologii Uniwersytetu Warszawskiego
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 27. Biblioteka Instytutu Slawistyki Zachodniej i Południowej
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 28. Biblioteka im. Jana Baudouina de Courtenay
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 29. Biblioteka Ośrodka Studiów Amerykańskich
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 30. Biblioteka Instytutu Anglistyki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 31. Biblioteka Iberystyki, Italianistyki i Romanistyki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 32. Biblioteka Wydziału Psychologii
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 33. Biblioteka Szkoły Języków Obcych
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 34. Biblioteka Instytutu Historii Sztuki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 35. Biblioteka Wydziału Dziennikarstwa, Informacji i Bibliologii UW.
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 36. Biblioteka Katedry Hungarystyki
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 37. Biblioteka Wydziału Lingwistyki Stosowanej UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 38. Biblioteka Instytutu Profilaktyki Społecznej i Resocjalizacji UW
Biblioteki UW od podszewki. Odc. 39. Biblioteka Wydziału Nauk Ekonomicznych
Wiadomo, co było przyczyną że niektóre jednostki tak długo utrzymywały się poza wspólnym systemem bibliotecznym?
Dobre pytanie, ale nie ma na niej prostej odpowiedzi. Błędem założycielskim dyrekcji BUW był brak spójnej strategii dla całego systemu bibl-inf UW a nie tylko dla BUW (lata 90.). W BUW wdrożyliśmy system zintegrowany i zaczęliśmy mozolnie namawiać biblioteki wydziałowe do przyłączania się. Ze zmiennym szczęściem trwało to ćwierć wieku, nie bez winy niektórych Kol. z bibl.wydz., którzy trwali przy innych rozwiązaniach, nawet za cenę marginalizacji swoich bibliotek.