Erasmus+ pod słońcem Toskanii

Europejska Biblioteka Naukowa Nauk Społecznych

Miejsce naszego tegorocznego erasmusowego stażu to European University Institute Library. Uczelnia (i jej biblioteka) są zlokalizowane miedzy Florencją a Fiesole. Administracja uczelni i Biblioteka Główna zajmują budynek Badia Fiesolana, agendy EUI są rozrzucone malowniczo w renesansowych willach na toskańskich wzgórzach. W konkursie na najładniejszą europejską lokalizację dla uczelni European University Institute nie ma wielkiej konkurencji.

Biblioteka wspiera proces badawczy ściśle określonej grupy użytkowników: doktorantów, osób na stażach podoktorskich oraz badaczy wizytujących, specjalizujących się w czterech głównych dziedzinach: prawie, historii, ekonomii, naukach politycznych i społecznych. Piątą wielką kolekcją jest European Union Information, czyli wszystkie publikacje wydawane przez agendy Unii Europejskiej (EUI jest biblioteką depozytową wszystkich unijnych instytucji, które muszą do niej wysłać egzemplarz swoich publikacji).

European University Institute nie prowadzi studiów niższych niż doktoranckie, w związku z tym użytkownicy biblioteki mają już pewne (wydawać by się mogło zaawansowane) doświadczenia z biblioteką akademicką; są to osoby, które przyjeżdżają do Florencji w konkretnym celu na ograniczony czasowo pobyt ‒ biblioteka zatem musi dołożyć wszelkich starań, aby jej kolekcje i usługi jak najefektywniej pomogły użytkownikom w prowadzonych badaniach. Populacja akademicka, którą wspiera Biblioteka liczy ok. 1500 osób. Taką grupę można łatwo sobie zjednać, tworząc niejako “biblioteczną społeczność” ‒ sprzyjają temu bez wątpienia trzy czynniki: 1. determinacja badaczy do osiągnięcia zamierzonych celów naukowych; 2. duży budżet biblioteki, pozwalający na zakup czy wypożyczenie międzybiblioteczne niemalże wszystkiego, co wartościowe w wyżej wymienionych dziedzinach i/lub pożądane przez użytkowników (16% rocznych zakupów to zamówienia czytelników; realizowanych jest ok. 3200 wypożyczeń międzybibliotecznych rocznie); 3. grupa wysoko wyspecjalizowanych specjalistów dziedzinowych, gotowych do ciągłego profesjonalnego wsparcia badaczy.

EUI, poza tym, że pięknie położone, jest prestiżowym miejscem na uniwersyteckiej mapie Europy. Jego absolwenci zostają uznanymi badaczami, pracownikami administracji Unii Europejskiej, Europejskiego Banku Centralnego (głównie ekonomiści i prawnicy), dyplomatami, ekspertami w międzynarodowych think-tankach, a niektórzy nawet krajowymi bądź unijnymi politykami. Biblioteka namawia wszystkich absolwentów do podtrzymywania z nią kontaktu po opuszczeniu Florencji, oferując konto biblioteczne z dostępem do baz danych, a tym, którzy nadal mieszkają w okolicy ‒ z uprawnieniami do wypożyczeń.

Zbiory Biblioteki liczą (stan na koniec 2016 r.) 60 tys. e-czasopism, 500 tys. e-książek, 1,5 tys. tytułów drukowanych czasopism, 560 tys. drukowanych książek, 355 baz danych, 20 tys. obiektów w repozytorium Cadmus; ponad 80% stanowią publikacje w języku angielskim. Więcej danych liczbowych – TU.

Jak to się robi w EUI Library

Do ubiegłego roku narzędzia wyszukiwawcze biblioteki to: Millenium (OPAC) + Primo (multiwyszukiwarka). Od 2016 r. biblioteka ma nowy system (wyłoniony w drodze przetargu) ‒ Symphony (firmy SirsiDynix), a narzędziami do przeszukiwania e-zbiorów są (znane nam) EBSCO EDS oraz AtoZ.

Maksymalnie uproszczono procesy katalogowania ‒ nic dziwnego, skoro pozwalają na to nowoczesne technologie, a do katalogowania niemal 6000 książek kupowanych rocznie (plus dary przecież!) są tylko dwie bibliotekarki. Dlatego Biblioteka ma podpisane umowy m.in. z OCLC, Biblioteką Kongresu i Oxfordem na pobieranie opisów w formacie MARC i dostosowywanie ich do lokalnych potrzeb. Biblioteka EUI stosuje klasyfikację dziesiętną Deweya dla wszystkich reprezentowanych w niej dziedzin poza prawem. Prawo ma własną, lokalną klasyfikację Steinera, bibliotekarza-specjalisty pracującego w bibliotece w latach 80. XX w.

 Biblioteka wypracowała ciekawe i proste sposoby na informowanie o nowych nabytkach. W każdy poniedziałek zmienia się wystawa nowości książkowych. Stoją przez dwa tygodnie na regałach przy wejściu, w międzyczasie można je zarezerwować, ale dopiero po 14 dniach wypożyczać. Nowością w nowościach są wydrukowane strony tytułowe e-booków ‒ to w końcu też nowe książki. Z powodu znacznego zmniejszenia prenumeraty czasopism drukowanych, większość kluczowych tytułów dostępna jest online. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, utworzono “wirtualną półkę” z ostatnimi numerami. Ułożonymi alfabetycznie w ramach dziedzin.

W stronę Open Access

Repozytorium Cadmus (wybór nazwy nieprzypadkowy, mitologiczny Kadmos był bratem Europy), prowadzone przez EUI Library,  zajmuje pierwsze miejsce w wykorzystaniu wśród repozytoriów włoskich (według danych ze strony repositories.webometrics.info). Zawiera w sumie 20 000 obiektów, z czego 6000 jest w wolnym dostępie. Biblioteka prowadzi także ResData Repository ‒ repozytorium danych badawczych. Zarządzanie danymi badawczymi to temat ważny, jeden z tzw. bibliotecznych hot topics. Także w tej dziedzinie Biblioteka wychodzi naprzeciw oczekiwaniom użytkowników. Podobnie jak Cadmus, ResData jest w programie DSpace. Usług dotyczących obsługi danych badawczych jest więcej. Biblioteka prowadzi Data Portal, na którym udostępnia zarówno mikro- i makroekonomiczne bazy danych jak i materiały szkoleniowe pomagające właściwie z nich korzystać, a także oferuje usługi związane z właściwym zarządzaniem danymi badawczymi (pomoc przy tworzeniu planu zarządzania danymi oraz inną dokumentacją).

Kto to wszystko ogarnia?

W Bibliotece pracuje na pełen etat 20 osób z 9 krajów UE. Dodatkowe siły to opłacani stażyści (w tym roku 5 osób z 4 krajów UE). Biblioteka oferuje niesamowity roczny program stażowy w sercu Toskanii dla studentów i świeżo upieczonych absolwentów kierunków informacyjno-bibliotekoznawczych. Wsparcie techniczne stanowią także wstawiający książki i pełniący dyżury weekendowe doktoranci z całej Europy, z czego silna grupa to Polacy (14 euro za godzinę w zamian za obcowanie z ciekawymi książkami ‒ każdy by chciał).

Frontem do klienta staje każdy z pracowników Biblioteki UEI. Oprócz kilku bibliotekarzy pracujących w User Service Working Group, których głównym obowiązkiem jest obsługa wypożyczeń miejscowych i międzybibliotecznych, dostawa książek do pozostałych lokalizacji EUI, usługi informatyczne czy odkładanie wykorzystanych książek na półki, pozostali pracownicy Biblioteki pełnią rotacyjne dyżury przy stanowisku wejściowym. Wszyscy. Tak, dyrektor też.

Członkowie zespołu pracowniczego są zaprzyjaźnieni ze sobą, ale też przyjaźnie i otwarcie nastawieni do użytkowników. Dzięki przemyślanemu obiegowi informacji wszyscy czują się w pełni włączeni w działania macierzystej instytucji i bardzo mocno się z nią identyfikują.

 Informacją i promocją

… w Bibliotece EUI zajmuje się jedna (!) osoba ‒ Federica Signoriello. Jak wszyscy inni pracownicy ‒ zmotywowana, świetnie zorganizowana i ponadprzeciętnie pracowita. Nauczyła się od zera programu Adobe InDesign, żeby składać biblioteczny biuletyn LibJab, kupiła maszynę do robienia metalowych przypinek reklamujących Open Access, repozytorium Cadmus czy międzynarodowy system identyfikacji autorów prac naukowych ORCID ‒ i robi je sama, jest Webmasterem Biblioteki (trzeba tu dodać, że każdy ze specjalistów dziedzinowych dba o własną działkę na stronie), obsługuje kanały Biblioteki EUI w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter), a co piątek rozsyła pracownikom Biblioteki wewnętrzny newsletter z zapowiedziami wydarzeń na nadchodzący tydzień. To Federica organizuje przedwakacyjny piknik i spotkanie bożonarodzeniowe, ona też promuje w Bibliotece akcję “Books and Roses” znaną u nas jako Międzynarodowy Dzień Książki, nagrywa filmiki promocyjne i tutoriale na YouTube’a….

---

Marzenie każdego czytelnika?

Każdy użytkownik może mieć na koncie do 60 książek, wypożyczanych na miesiąc, z możliwością dwunastokrotnego(!) przedłużenia, o ile w międzyczasie ktoś nie zarezerwował książki. Wypożyczalnia międzybiblioteczna to także silny filar usług. Każdy użytkownik ma prawo do 80 wypożyczeń rocznie. Budżet na tę usługę to niebagatelne 60 000 Euro. Z wypożyczeń międzybibliotecznych korzysta ok. 40% użytkowników, a liczba zamówień oscyluje wokół 3200 rocznie. Nie zdarza się, żeby Biblioteka EUI nie odpowiedziała na jakiś dezyderat czytelniczy. Kiedy się da kupić ‒ kupuje, kiedy się nie da (albo książka jest potrzebna jednej osobie) ‒ sprowadza z innej biblioteki, zdarza się też (rzadko, ale jednak), że kupuje e-booka na kindle’a dla jednego użytkownika.

Ale ‒ nawet na tak prestiżowym uniwersytecie musi obowiązywać system kar za przetrzymane książki. Kary są dotkliwe. Po piątym dniu od daty zwrotu naliczane jest codziennie 1 euro od przetrzymanej książki. Kara kumuluje się do maksymalnie 50 euro. Po tym czasie zostaje zablokowane konto użytkownika: nie może on korzystać z e-zasobów, nie może też wejść do biblioteki (bo nie otworzy bramki zablokowaną kartą). To działa. Kary nie mają być narzędziem represji, Bibliotece zależy na tym, żeby książka jak najszybciej wróciła do obiegu.

Biblioteka bardzo się stara, żeby nadążać za potrzebami swoich czytelników. Jest biblioteką bogatą ‒ może kształtować swoją kolekcję praktycznie bez ograniczeń, kierując się potrzebami użytkowników i korzystając z profesjonalnej wiedzy bibliotekarzy ‒ specjalistów dziedzinowych. Ale też (co może nawet ważniejsze) jest biblioteką wsłuchaną w głos swoich czytelników. Regularnie co dwa lata przeprowadza ankietę, w której każdy może ocenić jakość usług i podzielić się swoimi oczekiwaniami. Wyniki ankiet są na stronie (ostatnie tu: https://www.eui.eu/Research/Library/News/2016/12-13-Library-survey-results), ale też to, co z tych ankiet wynika, Biblioteka wykorzystuje do planowania swoich działań. Czytelnicy zgłaszają brak pokoju pracy grupowej ‒ powstaje pokój pracy grupowej (discussion room), brakuje przestrzeni niebibliotecznej ‒ zrobi się social room. To wszystko nie jest łatwe, kiedy się prowadzi bibliotekę w kilkusetletnim budynku, w przestrzeni, która ma swoje ograniczenia, ale kiedy się ma jasno określone priorytety ‒ wiele da się zrobić.

Czy o takiej właśnie bibliotece marzy społeczność EUI? Można sądzić, że tak. Bo to z pewnością jest biblioteka, która robi wszystko, co się da, żeby zaspokoić potrzeby swoich czytelników.

---

Tekst i zdjęcia: Anna Wołodko, Oddział Projektów Celowych i Funduszy Zewnętrznych;
Zuza Wiorogórska, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń, czyli 

---

(Tytuł naszego wpisu nawiązuje do książek, które mamy w BUW… Czytadła z wyższej półki autorstwa Amerykanki Frances Mayes ‒ tak można by określić tę prozę, chociaż dwa lata na liście bestsellerów New York Times pewnie coś znaczą. Np. Frances Mayes, Pod słońcem Toskanii, tł. Zofia Kierszys. BUW Magazyn sygn.  912771)