BuwLOG

Google Workspace dla UW – potencjał połączonych możliwości

(Prawie) każdy z pracowników Uniwersytetu korzysta z poczty elektronicznej, która jest de facto Gmailem dostarczanym przez firmę Google. O samych funkcjach poczty amerykańskiego giganta można pisać godzinami, ale warto również wiedzieć, że wraz z pocztą dostępne są dla pracowników UW wszelkie inne aplikacje Google Workspace, pakietu jeszcze chwilę temu noszącego nazwę Google Suite.

""

To co na pewno odróżnia pakiet Google oferowany pracownikom UW, to na pewno Dysk Google z nieograniczoną (przynajmniej teoretycznie) pojemnością (warto wspomnieć, że standardowo pojemność wynosi 15 GB, a jej zwiększenie jest odpłatne; ze względu na pracę przy bibliotece cyfrowej obecnie wykorzystuję prawie 300 GB powierzchni na służbowym dysku Google). Można na nim przechowywać własne pliki czy ich kopie bezpieczeństwa (np. zdjęć). W łatwy sposób można je udostępniać, odpowiednio nadając uprawnienia poszczególnym użytkownikom, ale tylko tym mającym konto Google (niekoniecznie w domenie uw.edu.pl). Na Dysku Google są również zapisywane wszelkie tworzone przy pomocy aplikacji dokumenty.

Google udostępniło w sieci ogromne narzędzia, które już teraz poważnie konkurują z pakietami biurowymi oferowanymi przez Microsoft. Dokumenty tekstowe, prezentacje czy arkusze i połączone z nimi formularze mogą być w łatwy sposób tworzone, edytowane i udostępniane online. Równie łatwo jak na Dysku Google można współdzielić dany dokument z innymi użytkownikami, nadając im uprawnienia do edytowania, komentowania czy tylko do przeglądania danej treści. Ze względu na ogromną rzeszę użytkowników niektóre funkcje, określane w pakietach biurowych jako zaawansowane, są w aplikacjach Google dostępne dla na prawdę przeciętnie obytego technologicznie użytkownika. Daje to ogromne pole do współpracy przy tworzeniu całkiem obszernych dokumentów, tabel czy prezentacji bardzo szerokiemu gronu osób o różnych umiejętnościach komputerowych. W łatwy sposób można odwoływać się do innych użytkowników zwracając się do nich bezpośrednio w komentarzach. Wreszcie Google przewidziało możliwość pomyłek przy edycji dokumentów i automatycznie zapisuje kolejne ich wersje. Można do nich wrócić, jeśli nam się na przykład na home office kot przespacerował po klawiaturze i straciliśmy tworzony przez kilka godzin bardzo ważny arkusz kalkulacyjny albo… wpis na bloga 😉

Pewną konkurencją jest pakiet Microsoft Share Point, ale w pełni funkjonalny jest tylko z określonych poddomen UW, w związku z czym jego użyteczność jest mocno ograniczona w porównaniu z Google Docs.

""

Bezpośrednio z pocztą Gmail łączy się zawsze Kalendarz Google. Kto kiedyś rezerwował lot lub inny bilet, bardzo często od razu miał automatycznie dodany odpowiedni wpis, z datą i godziną podróży. Podobnie jak w innych usługach każde tworzone wydarzenie można współdzielić z innymi użytkownikami. Można określić jego czas i miejsce, dodać notatkę, czy link do dokumentu (Google oczywiście :)) albo załącznik. Możliwe jest określenie typu wydarzenia i ustawienie jego powtarzania (bardzo przydatne do pamiętania o cyklicznych czynnościach). W dobie pandemii bardzo łatwo poprzez kalendarz Google można utworzyć spotkanie online w Google Meet (w pewnym momencie było to nawet ustawienie domyślne).

Google Meet to aplikacja telekonferencyjna, o której wpis na pewno pojawi się za jakiś czas 🙂 Uzupełnieniem komunikacji w czasie rzeczywistym jest dostępny z poziomu Gmaila Czat, jeszcze chwilę temu noszący nazwę Hangouts. Umożliwia on rozmowy tekstowe i przesyłanie plików graficznych, co jest niekiedy nieocenione, np. przy rozwiązywaniu problemów technicznych.

""

Ale żeby się z kimś spotkać czy tworzyć dokumenty, trzeba jeszcze o tym pamiętać. Z pomocą przychodzi oczywiście Google oferując aplikacje listy zadań i Keep. Pierwsza to prosta lista zadań (no kto by pomyślał ;)), które w bardzo łatwy sposób można tworzyć samodzielnie lub jednym kliknięciem z wybranej wiadomości mailowej. Można dodać notatkę, datę i godzinę przypomnienia lub zadania podrzędne. Wreszcie po wykonaniu zadania można je odkliknąć i o nim zapomnieć 🙂 Google Keep, to takie „żółte karteczki” w wersji online, służące do szybkich notatek, checklist itp. Pozwalają one na tagowanie poszczególnych zapisków, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie, jak już stworzymy ich zbyt wiele… Keep można porównać do Notion, ale ze zdecydowanie mniej rozbudowanymi funkcjonalnościami.

Aplikacji udostępnianych przez Google jest mnóstwo. Można rysować, prowadzić zajęcia, czy przeprowadzać burze mózgów. Wystarczy wymyślić sobie co się chce zrobić, a po chwili poszukiwania znajdzie się usługa wspomagająca naszą pracę. Tu zostały omówione tylko te podstawowe aplikacje Google, dostępne domyślnie dla większości użytkowników.

""

Ważne jest, czy to spowodowane pandemią, czy może w ramach planowego rozwoju coraz wyraźniejsze łączenie ze sobą usług Google. „Meety” widzimy w kalendarzu, z wiadomości mailowej łatwo utworzymy kolejną pozycję na liście zadań, a kiedy umieszczamy w mailu link do dysku Google – od razu otworzą nam się ustawienia udostępniania danego elementu. Widać coraz mocniejsze zazębianie się poszczególnych usług i przywiązywanie użytkowników do kolejnych rozwiązań.

Pamiętać należy o minusach takiej sytuacji. Wszystko co wrzucimy na Dysk, prześlemy Gmailem, czy zapiszemy w dokumentach – „czyta” mityczny wielki brat. O ile przy roboczych tabelkach nie jest to problem, to gdybyśmy chcieli zacząć przetwarzać dane osobowe, dobrze byłoby się zastanowić dwa razy czy jest to konieczne. Zawsze trzeba pamiętać, że jeśli coś jest za darmo, to płacimy inną walutą, najczęściej wiedzą o nas, co pozwala firmie udostępniającej nam aplikację celniej oferować nam produkty, usługi czy kierować do nas reklamy. Pozwala też w którymś momencie określić też inne (w domyśle wyższe) ceny za usługi bardziej wykorzystywane przez pracowników danej instytucji czy firmy.

Grzegorz Kłębek, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych

PS.: Jak wszystkie usługi, tak i usługi Google zaliczają swoje wpadki. Swego czasu u koleżanki na poczcie zaczęły pojawiać się wiadomości wysyłane na zupełnie inne adresy w domenie uw.edu.pl. trwało to krótko, ale na pewno lektura niektórych wiadomości mogłaby być ciekawa 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *