BuwLOG

Historia pewnego zamówienia

W związku z epidemią COVID-19, tuż przed lockdownem w Polsce oraz po powrocie BUW do ograniczonej, ale jednak działalności, jedną z oferowanych przez nas usług jest wykonywanie darmowych skanów dla pracowników i studentów Uniwersytetu Warszawskiego. Po blisko czterech miesiącach pracy można już pokusić się o niewielkie podsumowania

Trochę statystyki [1]

Przez prawie pięć miesięcy od studentów i pracowników UW przyjęliśmy 1189 zamówień, zrealizowaliśmy 1140 z nich, wykonując prawie 33 tysiące skanów z ponad 2200 woluminów. Biorąc pod uwagę tryb pracy, w jakim funkcjonowaliśmy oraz to, że realizujemy również inne zadania związane z digitalizacją – tak, to dość dużo.

Zdjęcie osoby skanującej zbiory na skanerze planetarnym
Skanowanie w czasach pandemii (fot. Jadwiga Antoniak-Sadlakowska)

Nie tylko liczby

Statystyka nie oddaje jednak stopnia skomplikowania realizacji niektórych zamówień. Te prostsze, gdzie mamy jedną lub kilka pozycji i podane „na tacy” (czyli w formularzu zamówienia) wszelkie dane pozwalające na zlokalizowanie zamawianej publikacji to sama przyjemność.

Niektóre są mniejszym lub większym wyzwaniem, bo czytelnik nie podał stron, a tylko tytuł artykułu lub zagadnienie. Nad nimi pracuje się czasem nieco dłużej i przeważnie udaje się je zrealizować. Czasem musimy też sami poszukać, gdzie właściwie znajduje się dana pozycja.

Niestety niekiedy nie udaje nam się zeskanować zamawianych pozycji. Przeważnie jest to spowodowane tym, że poszukiwana pozycja jest zaginiona, a nie zostało to jeszcze odnotowane w katalogu. „Polujemy” na taką książkę przez kilka dni, bo może po prostu jeszcze nie wróciła na miejsce, ale po tym czasie niestety czytelnik dostaje informację, że nie udało nam się wykonać skanów.

Drugim najczęstszym powodem niemożności wykonania skanów są nieprawidłowe lub zbyt ogólne dane zapisane w formularzu zamówienia. Staramy się je doprecyzować we współpracy z czytelnikiem, przeszukujemy „okolice” podanych stron oraz spisy treści i indeksy, ale jeśli to się nie udaje, to pozostaje jedynie kwerenda w OUIS.

Inspiracją do tego wpisu stało się zamówienie, które udało się zrealizować, mimo że w trakcie poszukiwań nic nie wskazywało, że historia skończy się szczęśliwie. Jego realizacja pokazuje jak dużą rolę odgrywają nie tylko multiwyszukiwarki, katalogi i bazy danych, ale bibliotekarze i kontakty między działami. Zaczęło się od zamówienia na skan artykułu z dużej ogólnopolskiej gazety z początku drugiej dekady XXI w. Niby prosta rzecz, ale nie, jeśli artykuł znajduje się w dodatku do tej gazety, który nie jest samodzielny i nie jest przechowywany razem z głównym zrębem wydawnictwa ciągłego, a czasami w ogóle do nas nie trafia wraz z egzemplarzem obowiązkowym. Wtedy zaczynają się poszukiwania i w nich najważniejsze jest wiedzieć, kogo zapytać 🙂 Ja zapytałem Ani z Oddziału Wydawnictw Ciągłych, która naprowadziła mnie na trop dodatków różnych przechowywanych w oddzielnych tekach danego rocznika w magazynie BUW. Złożyłem rewers szykując się mentalnie na przerzucenie dużej ilości papieru. Tymczasem Ania nie odpuściła i udała się do Gabinetu Dokumentów Życia Społecznego, gdzie często są przekazywane obiekty, które trudno zakwalifikować do konkretnej kategorii zbiorów. Tam udało się odnaleźć poszukiwany tekst! Dostałem telefon, szybko odwołałem realizację rewersu w magazynie, wypożyczyłem obiekt z DŻS, wykonałem skan i przesłałem osobie zamawiającej… artykuł mieszczący się na jednej stronie formatu A4.

Realizacja podobnych poszukiwań, zwłaszcza zakończonych sukcesem jest dużą przyjemnością. Tak samo jak podziękowania otrzymywane od zadowolonych „klientów”.

Zdjęcie osoby przeszukującej zawartość książek
Przygotowanie do skanowania zbiorów zamawianych przez czytelników (fot. Monika Konarska)

Czego się spodziewać w (niedalekiej) przyszłości?

Zwykle początek roku akademickiego to czas wzmożonej działalności BUW, zarówno tej stacjonarnej, jak i wszelkich usług, które w mniejszym lub większym stopniu są wykorzystywane przez studentów czy kadrę naukową. Końca pandemii nie widać. Od 15 października BUW otwiera się na użytkowników, również tych spoza UW. Ciekawe czy mimo tego, że zajęcia na Uniwersytecie będą w dużej części dobywały się zdalnie, BUW przeżyje najazd studentów? A może padną serwery usług dostępnych online? Czy zaleje nas fala zamówień na darmowe skany od „pierwszoroczniaków”? Początek roku akademickiego będzie trudny, jak zawsze 😉

Grzegorz Kłębek, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych

[1] stan na 7.10.2020

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *