BuwLOG

Webinarium „Kultura w Sieci: Jak organizować pracę pracowników instytucji kultury online”

26 pażdziernika miałem przyjemność uczestniczyć w webinarium  „Kultura w Sieci: Jak organizować pracę pracowników instytucji kultury online”. Był to ostatni z cyklu wykładów online organizowanych przez Centrum Cyfrowe – Pracownie Otwierania Kultury. Spotkanie poprowadziła Aleksandra Janus, z wykształcenia antropolog, specjalizująca się w badaniu doświadczenia zwiedzających w muzeach oraz współpracująca z instytucjami poszukującymi efektywnych sposobów angażowania publiczności i wspierająca je w otwartym dzieleniu się zasobami.

Wykład poświęcony był bardzo aktualnej obecnie sprawie czyli organizowaniu pracy zdalnej w czasie pandemii. Prowadząca zachęciła na początek wszystkich do wysłuchania nagrania wywiadu, którego niedawno udzieliła Bęc Radiu a dotyczącego zagadnieniom kultury cyfrowej w sieci. Można go odsłuchać pod tym adresem: https://soundcloud.com/bec_zmiana/bec-radio-janus .

Następnie wspomniała o instytucjach, które prowadzą badania dotyczące instytucji kultury w dobie Pandemii. Pierwszą z nich jest ICOM.  International Council of Museums (ICOM) jest organizacją międzynarodową zrzeszającą muzea i muzealników, zaangażowaną w badania, konserwację i przedstawianie światowego dziedzictwa naturalnego i kulturowego, obecnego i przyszłego, materialnego i niematerialnego. Pod tym adresem:

https://icom.museum/en/news/museums-museum-professionals-and-covid-19-survey-results/

można przeczytać  raport dotyczący pandemii COVID-19 i sytuacji w jakiej znalazły się  instytucje związane z kulturą. ICOM przygotowała ten raport wspólnie z UNESCO.

Odpowiednikiem ICOM na poziomie europejskim jest NEMO (Network of European Museum Organisations – https://www.ne-mo.org/).

Na gruncie polskim transformacjami cyfrowymi w instytucjach kultury zajmuje się Transformator Kultury (https://otwartakultura.org/transformator/).  Na jego stronie możemy się dowiedzieć jak prowadzić projekty IT w instytucji kultury etap po etapie: https://otwartakultura.org/transformator/strategia-projektu/

Po krótkim wstępie, który miał uświadomić uczestnikom webinarium, jak bardzo praca zdalna jest powiązana z transformacjami cyfrowymi w instytucjach kultury, pani Aleksandra przedstawiła w skrócie narzędzia, którymi można się posługiwać  podczas pracy online.

Narzędzia do pracy zdalnej można podzielić na kilka grup: komunikatory, systemy do telekonferencji, pakiety biurowe online, dyski online (przechowywanie plików w chmurze), systemy do zarządzania zadaniami.

Większość to narzędzia darmowe, ale oczywiście można też skorzystać z narzędzi płatnych, oferujących większe możliwości.

Jeśli chodzi o komunikatory prowadząca wymieniła następujące narzędzia:

Slack (https://slack.com/intl/en-pl/),

Microsoft Team (https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/log-in),

Facebook Workplace (https://www.workplace.com/). 

BUW jako jedna z instytucji, która ma umowę z firmą Google, używa narzędzia Google Hangouts. Komunikatory to narzędzia nadające się do codziennej nieformalnej komunikacji między pracownikami oraz wymiany np linków. W drugiej grupie, systemów do telekonferencji, zostały wymienione:

Google Hangouts (https://hangouts.google.com/) ,

Zoom (https://zoom.us/),

Jitsi (https://meet.jit.si/),

Microsoft Teams (https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software),

Webex (https://www.webex.com/),

Google Meet (https://meet.google.com/).

Z pakietów biurowych zostały wymienione dwa: Google Drive / Suite (G Suite) oraz płatny pakiet Microsoft Office 365 (https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365).

Systemy do przechowywania danych – dyski online lub tzw. chmura, to narzędzia, które można używać również w czasach, kiedy epidemia nie decyduje o naszym pobycie w miejscu pracy lub nie. Tutaj został wymieniony Dropbox, choć ja osobiście wolę Google Drive, który jest również użytkowany w BUW. Te narzędzia pozwalają nie tylko na przechowywanie danych ale również na dzielenie się nimi.

Ostatnia grupa to systemy do zarządzania zadaniami. To grupa programów, dzięki której łatwiejsza staje się praca online zespołu ludzi. Prowadząca webinarium wymieniła tu trzy systemy:

Trello (https://trello.com/pl),

Basecamp (https://basecamp.com/)

i Asana (https://asana.com/).

Każdy z nich jest płatnym narzędziem.

Jak widać powyżej wybór narzędzi do pracy online jest duży, dlatego następnym zagadnieniem poruszonym na webinarium, był wybór właściwego narzędzia. Oczywiście taki wybór jest sprawą indywidualną każdej instytucji, niemniej jednak warto sobie uświadomić jakie funkcjonalności powinno posiadać na pewno. Dobre narzędzie do pracy online musi mieć co najmniej: komunikator grupowy, możliwość telekonferencji i system do przechowywania i dzielenia się plikami. W przypadku BUW usługa Googla zapewnia wszystkie te trzy rzeczy a nawet nieco więcej.

Następną sprawą, poruszoną na webinarium była konfiguracja sprzętu domowego oraz  savoir-vivre pracy online. Konfiguracja software’u to osobna i indywidualna sprawa, jednak jeśli chodzi o hardware, to na pewno potrzebne są słuchawki z mikrofonem oraz kamera internetowa. Większość programów do telekonferencji pozwala sprawdzić jeszcze przed spotkaniem online, czy działają słuchawki, mikrofon i kamera.

Kamera może być oczywiście bardzo kontrowersyjną sprawą dla wielu uczestników spotkań online, niemniej jednak trzeba pamiętać, że to dzięki niej stają się one bardziej realne i bardziej angażują się uczestnicy (np nie zmywają w tym czasie naczyń ;)) .

Nie można oczywiście nikogo zmuszać do uruchomienia kamery podczas spotkania. Niechęć do jej uruchomienia może mieć różne podłoże, a uczestnicy spotkania nie mogą się też czuć w żaden sposób zawstydzeni czy wręcz upokorzeni – bo musieli pokazać coś czego nie chcą (bałagan w domu lub po prostu są niefotogeniczni ;)). Należy raczej zachęcać, a nie zmuszać. Jeśli już ktoś się zdecyduje użyć kamery, to trzeba pamiętać o tym, że należy zadbać o swój wygląd (w końcu jesteśmy w pracy a nie na wakacjach), jak również o tło do przekazu wideo. Należy sprawdzić czy tło mamy pod kontrolą, tzn. powinno być neutralne lub takie, które uwzględnia to czym świadomie chcemy się podzielić z odbiorcą.

Bardzo ważne jest poinformowanie uczestników o możliwości nagrywania spotkania. Muszą oni wyrazić zgodę na nagrywanie, szczególnie jeśli chodzi o obraz z kamery.

W dobrym tonie jest wyłączenie mikrofonów w czasie spotkania (tzw. wymutowanie od angielskiego słowa mute), tak aby niekontrolowane przez nas dźwięki (np. szczekający pies, śmiejące się dziecko czy głośna muzyka u sąsiada) nie zakłócały odbioru innym użytkownikom oraz mówienia prowadzącemu. Chęć włączenia mikrofonu, aby zabrać głos można zgłosić na czacie, wówczas prowadzący może wyznaczyć kolejność zabierania głosu w dyskusji.

Bardzo istotną rzeczą przed spotkaniem jest udostępnienie uczestnikom agendy oraz wysłanie linku do spotkania. W dobrym tonie jest również wysłanie przypomnienia przed spotkaniem.

Należy pamiętać o tym, aby zaczynać o czasie spotkania online. Zwykle sprzęt „nie chce się nas słuchać wtedy, kiedy potrzeba” i  większość telekonferencji lub webinariów zaczyna się od likwidowania problemów technicznych – co zabiera oczywiście czas. A mając przed sobą jeszcze kilka  spotkań ważne jest zmieszczenie się w odpowiednich ramach czasowych.

Ważne jest bardzo dobre i przemyślane przygotowanie spotkania online. Uczestnicy webinariów lub wideokonferencji bardzo szybko odczuwają zmęczenie i tracą uwagę. Spotkania online nie powinny być zbyt długie. Ważne jest, aby moderator spotkania pilnował czasu i tematów związanych ze spotkaniem. Pytania powinny być zbierane w trakcie, a odpowiedzi udzielane na koniec spotkania.

Spotkanie powinno być też efektywne, tak żeby każdy z uczestników mógł coś wynieść z niego. Na sprawdzenie, czy było dobrze przygotowane pozwalają nam ankiety online, które możemy rozesłać po spotkaniu do uczestników. Pozwoli nam to skorygować błędy w naszej prezentacji czy sposobie prowadzenia spotkania.

Bardzo ważne jest też nagrywanie spotkania lub robienie notatki z niego, tak aby każdy z uczestników mógł otrzymać materiały dotyczące przebiegu i meritum. Jeśli nie jest to wykład lub szkolenie tylko spotkanie pracowników, istotne jest wyznaczenie zadań i przeniesienie ich do narzędzia online tak, aby każdy z uczestników wiedział po spotkaniu jakie ma przydzielone zadanie.

Kolejnym tematem poruszonym na webinarium był aspekt psychologiczny pracy w domu. Bardzo ważne jest rozdzielenie sfery prywatnej od zawodowej, tzw. work-life balance, co w czasie pandemii i warunkach pracy online jest poważnie zaburzone. Istotne jest wyznaczenie godzin naszej pracy, kiedy jesteśmy dostępni a kiedy nie.

Istotnym elementem pracy online są zespoły. Chodzi o odpowiednie rozdzielenie zadań – lista zadań i ich monitorowanie.  Dobrze jest raz w tygodniu zorganizować wideo-spotkanie w celu budowania wspólnoty, zsynchronizowania wysiłków i zrobienia agendy potrzeb zespołu. Takie spotkanie nie powinno trwać dłużej niż godzinę. Ważnym elementem są też spotkania jeden na jeden, gdzie można omówić konkretne zadania, trudności i potrzeby.

Trzeba pamiętać o tym, że praca z domu może zostać z nami na dłużej. W tym miejscu zacytuję ostatni slajd z webinarium:

1. Jest to okazją by myśleć o transformacji cyfrowej instytucji całościowo i strategicznie.

2. Jest to okazją by kształcić kompetencje i wprowadzać nowe narzędzia, wybierać je świadomie i myśleć o długiej perspektywie.

3. Rozwiązania wprowadzone teraz nie powinny być jedynie próbą zażegnania kryzysu, ale mogą zostać z nami na dłużej.

4. W pogoni za skutecznością i efektywnością, nie należy zapominać o tym, że jest to niezwykle trudny czas i naszym współpracownikom należy się wsparcie.”

Na koniec prowadząca podzieliła się kilkoma przydatnymi linkami na czas pracy w domu podczas pandemii:

  1. Jak przeżyć dwa tygodnie z dziećmi w domu ;): szkolazklasa.org.pl/jak-przezyc-dwa-tygodnie-z-dziecmi-w-domu
  2. 30-miesięczne etnograficzne studium dotyczące wpływu odpłatnej pracy domowej o charakterze telepracy na przestrzeń prywatną oraz na kształtowanie praktyk życia codziennego we współczesnym polskim domu: badania-telepracy.agh.edu.pl/blog/2015/02/06/a-wiec-siedzisz-w-domu
  3. “Why Great teams embrace remote work?” – poradnik jak pracować zdalnie przygotowany przez zespół Trello (dobrego narzędzia do zarządzania pracą zdalną): info.trello.com/embrace-remote-work-ultimate-guide
  4. Jak w prosty sposób stworzyć wirtualną klasę, w oparciu o telekonferencje Skype i konta Gmail. Instrukcja mogąca pomóc także w utworzeniu wirtualnego miejsca pracy i spotkań zespołu. medium.com/@marekwawro/jak-w-pragmatyczny-sposób-stworzyć-wirtualną-klasę-poradnik-dla-nauczyciela-i-opiekuna-v1-0b-6a15fd9a3951
  5. Wpis Kamila Śliwowskiego z linkami dotyczącymi zdalnego uczenia się – część narzędzi ma szersze zastosowanie: otwartezasoby.pl/narzedzia-i-zasoby-edukacyjne-na-czas-zamkniecia-szkol
  6. Jason Fried i David Heinemeier Hansson od lat prowadzą firmę Basecamp, która działa w całkowicie zdalnym modelu. Swoje doświadczenia opisali w książce “Remote”: basecamp.com/books/remote
  7. Jak zorganizować rozmowę zdalną lub telekonferencję w najprostszy sposób, na platformie Jitsi – instrukcja: telegra.ph/Najprostsza-rozmowa-zdalna-świata—Jitsi-03-24

Uważam, że warto było wziąć udział w tym webinarium. Na pewno część rzeczy jest dla niektórych z nas oczywista, ale zawsze warto sobie taka wiedzę uporządkować. Na koniec zostaje mi życzyć wszystkim tym, którzy ten wpis przeczytają zdrowia i owocnej pracy z domu.

 Pozdrawiam.

Adam Owczarczyk, ORZE

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *