Doroczny Kongres IFLA to gigantyczne przedsięwzięcie logistyczne. Żeby wszystko się udało ‒ konieczne jest połączenie wysiłku wielu ludzi. IFLA ma własną administrację, poza tym organizacją Kongresów zajmuje się wyspecjalizowana firma, wyłoniona w konkursie (od czterech lat jest to K.I.T. Group GmbH z Niemiec, która będzie obsługiwać jeszcze przyszłoroczny Kongres); jest Komitet Narodowy, są lokalni administratorzy. Każde z tych ciał ma swoje zadania, a i tak poza nimi zostaje sporo pracy. Dlatego co roku IFLA daje możliwość wzięcia udziału w dorocznym Kongresie w charakterze wolontariusza/wsparcia organizacyjnego. W zamian za deklarację przepracowania co najmniej trzech dni po 5 godzin ‒ otrzymuje się możliwość wzięcia udziału w Kongresie bez opłaty konferencyjnej.
Zakres zadań, do których można zatrudnić wolontariuszy jest bardzo zróżnicowany:
- obsługa podróżnych na lotnisku, zarówno przed, jak i w trakcie trwania Kongresu ‒ Airport Greeting Team,
- dystrybucja materiałów konferencyjnych i promocyjnych ‒ Congress Materials Distribution Team,
- wsparcie przy organizacji wieczoru kulturalnego ‒ Cultural Evening Team,
- wsparcie przy organizacji części wystawienniczej i sesji posterowej ‒ Exhibition. Poster Session Team
- wsparcie techniczne i organizacyjne tłumaczy symultanicznych (część sesji tłumaczono równocześnie na 7 języków) ‒ Simultaneous Interpretation Support Team,
- wsparcie referentów ‒ IFLA Support & Speakers Preparation Team,
- stanowisko informacyjne i obsługa VIPów ‒ Information Desk and VIP Handling Team,
- koordynacja zapisów i przebiegu wycieczek fakultatywnych (uczestnicy Kongresu mieli dodatkową możliwość poznania bibliotek i miast Dolnego Śląska) ‒ Library Vistits Support Team,
- wskazywanie miejsca obrad i poszczególnych sesji, spotkań grup roboczych i międzynarodowych sekcji specjalistów różnych dziedzin ‒ Living Signs Team,
- rejestracja uczestników ‒ Registration Self Check-in Terminals/Internet Area Registration
- liczenie uczestników poszczególnych wydarzeń i wsparcie techniczne w salach konferencyjnych ‒ Room Assistant/ Badge Control Team (takie zespoły były nawet dwa),
- dostarczanie zdjęć i skrótowych relacji z bieżących wydarzeń dla zespołu administratorów mediów społecznościowych ‒ Social Media Team.
Wolontariuszy było na Kongresie prawie 300, większość z Polski, ale wielu też Malezyjczyków, którzy chcą jak najlepiej przygotować się do przyszłorocznego Kongresu w Kuala Lumpur.
17 sierpnia. Szkolenie dla wolontariuszy. Fot. Karolina Minch
Każdy z nas dostał służbową torbę, podręcznik wolontariusza i czerwoną kamizelkę z napisem „Ask me”. Na początku świadomość tego, że nosi się na plecach zachętę do zadawania pytań wiązała się z pewnym stresem ‒ nie znaliśmy odpowiedzi na większość z nich. Z czasem jednak staliśmy się ekspertami i wiedzieliśmy nie tylko, gdzie znajduje się w Hali Stulecia sala 050, której nie było na żadnym planie, jaką korporację taksówkową poradzić uczestnikom, ale też gdzie jest ogród japoński czy jak dojść do Afrykarium.
Ania K-G
Kabiny tłumaczy symultanicznych podczas sesji. Fot. Anna Książczak-Gronowska
Pomoc przy organizacji World Library and Information Congress we Wrocławiu uważam za bardzo ciekawe doświadczenie zawodowe.
Pracowałam w zespole wspomagającym tłumaczy symultanicznych. Na Kongres IFLA przybyło ponad trzy tysiące delegatów ze 122 krajów, niektóre z sesji były tłumaczone na wszystkie oficjalne języki IFLI: arabski, chiński, francuski, hiszpański, niemiecki i rosyjski.
Najważniejszym zadaniem naszego zespołu była obsługa biura tłumaczy. Było to miejsce, w którym tłumacze przygotowywali się na kolejne sesje. Tu drukowaliśmy im materiały (prezentacje i teksty wystąpień) przygotowane przez prelegentów. Dokumenty pojawiały się czasami prawie w ostatnim momencie przed rozpoczęciem sesji, więc bywała to stresująca praca. Nasz zespół dbał także o to, aby w kabinach tłumaczy zawsze były napoje. Zdarzało nam się pomagać obsłudze technicznej w czasie trwania sesji. Pracowaliśmy też na stoiskach, w których wypożyczano delegatom zestawy słuchawkowe.
Cieszę się, że trafiłam do zespołu wspomagającego tłumaczy. Praca w biurze dała mi możliwość spotkania ciekawych ludzi. Najmilej wspominam rozmowy z chińskim tłumaczem na temat podobieństwa dźwięków w języku polskim, rosyjskim i chińskim. Zdaje się, że wraz z koleżanką z Biblioteki Narodowej zachęciłyśmy go do nauki języka polskiego. 🙂
Biuro dla tłumaczy pracujących na Kongresie IFLA. Fot. Anna Książczak-Gronowska
Na Kongresie IFLA byłam po raz drugi w życiu, ale dopiero teraz, mogłam doświadczyć jak organizuje się takie wydarzenie. Jak wiele osób musi codziennie dbać o to, aby wszystko dobrze funkcjonowało. Była to też niepowtarzalna okazja, aby w nieformalnej atmosferze nawiązywać kontakty zawodowe i wymieniać się bibliotekarskimi doświadczeniami.
Ania W.
Jako osoba wspierająca organizacyjnie Kongres IFLA zostałam dołączona do Social Media Team. Zadaniem tej drużyny było wspieranie specjalistów od mediów społecznościowych z centrali IFLI i przygotowywanie krótkich relacji z tych części programu, w których braliśmy udział. Taka relacja to mogło być zdjęcie+cytat z wypowiedzi, czasem krótki filmik. To z pewnością była jedna z łatwiejszych grup ‒ właściwie można było wziąć udział w każdej sesji, na którą się miało ochotę, z czego radośnie korzystałam. Mam wrażenie, że zespół IFLI bardzo dobrze radziłby sobie bez naszego wsparcia. Samo obserwowanie ich przy pracy było dużą przyjemnością. Claire Worland, IFLA Communications Officer, jest prawdziwą profesjonalistką, entuzjastycznie nastawioną do pracy. W dodatku ma dość nieoczekiwane pomysły, np. grupowe mega-selfie zrobione podczas Newcomers Session.
Nieco rozmazane selfie z Newcomers Sessions. Na pierwszym planie, od lewej: Gerald Leitner, sekretarz generalny IFLA, Gloria Perez-Salmeron, president-elect, Donna Scheeder, president, Claire Worland, Communication Officer, Evgeni Hristov, Communication and Publishing Assistant.
Jak wszędzie, tak i moim zespole, zdarzały się sytuacje zaskakujące. Na samym początku konferencji razem z Joanną Potęgą i Kazimierzem Surmą (operatorem) przeprowadzaliśmy krótkie wywiady z uczestnikami, pytając o oczekiwania związane z rozpoczynającym się właśnie Kongresem. Jedną z przepytanych przez nas osób był Martyn Wade.
W dniu uroczystego zamknięcia Kongresu okazało się, że właśnie Martyn został odznaczony medalem IFLA „For distinguished service to IFLA and international librarianship, championing freedom of access to information and core professional values”. Taka niespodzianka.
Basia
Podstawowe narzędzie pracy zespołu Badge Control/Room Assistant Team – licznik. Fot. Agnieszka Wróbel
Mnie, jako wolontariuszowi, przypadła w udziale grupa Badge Control/Room Assistant. Grupa była międzynarodowa: Polska, Kanada, Nigeria, Węgry, Rumunia… Czerwona kamizelka wolontariusza z napisem “Ask me” na plecach w trakcie trwania Kongresu była początkiem licznych anegdot związanych z naszą pracą: “Don’t ask me” lub “Ask me anything” to dwie najpopularniejsze. Z życia wzięte. Jak to zwykle bywa sprawdzanie plakietek (badge control) było tylko pierwszym zajęciem z wielu. Inne to: wskazywanie drogi do różnych pomieszczeń Kongresowych, wskazywanie drogi do najbliższej toalety, do punktu poboru słuchawek z tłumaczeniem, zamawiania taksówki, pomocy w szukaniu zgubionego zegarka i telefonu komórkowego, poszukiwania bankomatu oraz uprzejmego potwierdzania, że uczestnik Kongresu jest tam, gdzie jest. I to wszystko w różnych językach. Wielu z uczestników miało na swoich plakietkach flagi językowe, w zależności od tego, kto jakim językiem się posługiwał. Zauważyłam kilkoro, którzy mieli jedną jedyną nalepkę, czerwoną z żółtymi gwiazdkami w lewym górnym rogu. Wcale nie wyglądali na zagubionych. Ciekawostkę etnograficzną, a nawet zagadkę, stanowili dla mnie Afrykańczycy. Tak się złożyło, że w akademiku mieszkałyśmy przez ścianę z wolontariuszkami z Ugandy i Nigerii. Bibliotekarkami jak my, tzn. Karolek i ja. Z kilku rozmów na korytarzu, rano lub wieczorem, można było odnieść wrażenie, że koleżanki czują się lekko zagubione i że najlepszą formą pomocy im jest wziąć je za rękę i zaprowadzić tam, dokąd chcą się akurat dostać. Być może nie były przyzwyczajone do faktu, że przystanki autobusowe są niedaleko i że autobus odjedzie bez względu na liczbę pasażerów. Bardzo to cenne doświadczenie, pozwalające i jednej i drugiej stronie ćwiczyć się w cierpliwości i uprzejmości.
Karolina
Stanowisko Library Visits. Fot. Karolina Minch
Wielu delegatów przyjechało do Wrocławia z bardzo daleka. W większości przypadków była to jedyna okazja do zobaczenia Polski. Każdy z uczestników został wyposażony w mapę i przewodnik po mieście, a zwiedzanie Wrocławia i jego okolic cieszyło się dużą popularnością. W czasie wolnym, do wyboru były wycieczki całodniowe, “półdniowe”, autobusowe, piesze, płatne, darmowe, po bibliotekach (akademickich, publicznych, szkolnych) oraz typowo turystyczne. Każdy mógł znaleźć coś dla siebie, a rozmaitych informacji (np. rozkład komunikacji miejskiej, ranking najlepszych restauracji i atrakcji kulturalnych, pomoc przy odprawie na samolot, czy odnalezieniu właściwej sali/toalety/osoby i wiele, wiele innych), udzielano na stanowisku Library Visits. Grupa wolontariuszy odpowiedzialnych za wycieczki, do której zostałam przypisana składała się z ludzi z Polski, Malezji i Ugandy. Dacie wiarę, że najlepiej promowali polskie biblioteki ochotnicy z zagranicy? 🙂 Na zdjęciu obok i filmiku (przygotowanym przez Social Media Team ‒ Kazimierza Surmę i Joannę Potęgę) poniżej dr. Khasiah Zakaria (Universiti Teknologi MARA Selangor, Malezja) i Karolina Chmulak (Biblioteka Miejska, Wisznia Mała, Polska). Najwięcej osób przewijało się przez to stanowisko w czasie przerw, a w wolniejszej chwili można było wymieniać się informacjami z bibliotecznego podwórka z towarzyszem zmiany.
Praca podczas Kongresu IFLA miała także element socjalizujący, za który jestem bardzo wdzięczna. Przypisanie do konkretnej grupy, już na starcie dawało duże wsparcie. Podczas przechadzek po salach Kongresu można było natrafić na znajome twarze, wymienić się spostrzeżeniami i drobnymi praktycznymi informacjami – co z czasem dawało pewną swobodę obracania się w ponad trzytysięcznej społeczności. Dużo korzystałam również z informacji umieszczanych przez innych wolontariuszy na zamkniętej grupie na Facebooku – zawsze aktualnych i przydatnych.
Jeżeli chcecie poznać inne relacje uczestników wrocławskiego Kongresu wpiszcie #WLIC2017 np. na Facebooku, czy Twitterze.
Atrakcje obok kongresu
Wybór miejsca – Hali Stulecia we Wrocławiu – bardzo sprzyjał dobrej, towarzyskiej atmosferze Kongresu. Otoczenie miejsca Kongresu przypominało festiwal food-trucków – można było tam kupić naprawdę dobrą kawę i różne rzeczy do jedzenia. Przez cały dzień, przed Halą, na rozstawionych wokół iglicy stolikach, krzesełkach i leżakach, widziało się uczestników spotykających się nieoficjalnie przy kawie, piwie lub koktajlu. Co zresztą było bardzo po myśli pani prezydent IFLA Donny Scheeder, która w wystąpieniu otwierającym Kongres zachęcała wszystkich serdecznie: “Make connections!”.
Oprócz stałych komitetów, które mają ściśle określone cele i zadania, w ramach IFLA działają tzw. Special Interest Groups. Jedna z nich od jakiegoś czasu organizuje tzw. IFLAcamp #5. W tym roku grupa New Professionals zorganizowała w jego ramach, m.in.: #Cycling4Libraries, czy Flash Mob z czytaniem książek na Starym Mieście we Wrocławiu.
Kulminacją życia towarzyskiego jest Cultural Evening. Każdy Kongres IFLA ma jakiś własny pomysł na ten wieczór, chodzi o to, żeby jak najskuteczniej zintegrować uczestników. Tym razem zaproponowano nam przyjęcie na terenie wokół Hali Stulecia.
Po zmroku zatańczyliśmy poloneza wokół Fontanny Stulecia. Dla tych, którzy mają problem z wyobrażeniem sobie tego punktu programu – o tym też jest filmik na YT:
Czy da się opowiedzieć o wydarzeniu, jakim był 83. Kongres IFLA, w czterominutowym filmiku? Można spróbować.
To co, za rok widzimy się w Kuala Lumpur? Już rezerwujcie termin: 24-30 sierpnia 2018 r.
Malezja zaprasza na 84. Kongres w 2018 roku w Kuala Lumpur. Fot. Karolina Minch
Anna Białanowicz-Biernat, Anna Książczak-Gronowska, Zuza Wiorogórska, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń
Barbara Chmielewska, Oddział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów
Karolina Minch, Oddział Wydawnictw Ciągłych
Leszek Śnieżko, Centrum NUKAT
Anna Wołodko, Oddział Projektów Celowych i Funduszy Zewnętrznych
Agnieszka Wróbel, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych
Team BUW. Fot. Barbara Chmielewska, która, jak się okazało, najlepiej umie w selfie sticka