Jedną z większych zmian, jakie przyniosła pandemia, jest ogromny wzrost zainteresowania webinarami. W marcu 2020 roku w naszym kraju wyniósł on aż 1156%! I choć już powoli wychodzimy z lockdownu, to webinary raczej pozostaną stałym elementem naszej rzeczywistości. Dlatego pokrótce przybliżymy Wam nasze doświadczenia z GoToWebinar, którego używamy już od przeszło 10 lat.
A wszystko zaczęło się w 2010 roku, kiedy w Centrum NUKAT zainteresowaliśmy się zakupionym przez BUW programem Netviewer (późniejszym GoToWebinar) do organizacji szkoleń. Dlaczego zdecydowaliśmy się na stosowanie tego narzędzia? Głównym powodem była potrzeba ułatwienia dostępu do szkoleń bibliotekom współpracującym z katalogiem centralnym NUKAT. Wzrastała liczba bibliotek przyłączających się do współpracy, a co za tym idzie liczba bibliotekarzy, których należało przeszkolić z procedur obowiązujących w naszym katalogu. I chociaż 10 lat temu ten rodzaj nauczania nie był jeszcze zbyt popularny, zwłaszcza w środowisku bibliotekarskim, to jednak nasze pierwsze szkolenia online w 2011 roku zostały dość dobrze ocenione. Jako efektywne, łatwo dostępne i mniej kosztowne. Zrozumieliśmy wtedy, że mamy w rękach narzędzie, które umożliwi nam intensyfikację szkoleń, elastyczną reakcję na potrzeby użytkowników oraz organizację szkoleń na życzenie. I chociaż nie zrezygnowaliśmy z corocznych szkoleń stacjonarnych dla instytucji, które przechodzą ze współpracy biernej na czynną, to jednak większość naszych pozostałych „kursów” (m.in. dla bibliotek rozpoczynających współpracę, szkolenia tematyczne związane z wprowadzaniem nowych zasad i/lub projektów) zaczęliśmy prowadzić online.
Czy było trudno? Oczywiście na początku trochę się obawialiśmy, czy sobie poradzimy. GoToWebinar nie był dostępny w polskiej wersji językowej. Na dodatek, był wówczas uważany za „mercedesa” wśród programów do webinarów ze względu na zaawansowane narzędzia jakie oferował. Okazało się jednak, że nie taki straszny GoToWebinar, jak go malują. Oferowane przez niego materiały szkoleniowe i filmy instruktażowe w języku angielskim tak dobrze opracowano, że nawet bez biegłej znajomości języka łatwo z nich było korzystać, przez co stały się dla nas inspiracją do przygotowania w podobny sposób naszych własnych materiałów szkoleniowych.
Jak to wygląda w praktyce? GoToWebinar działa na zasadzie dzielenia ekranu. Oznacza to, że przed webinarem nie ładuje się prezentacji na serwer dostawcy programu, tylko uczestnicy widzą to, co prowadzący ma na ekranie (oczywiście można wybrać, jaką jego część widzą). Możliwe jest też pokazywanie za pomocą podłączonej kamery innych materiałów, np. książki w czasie szkolenia z tworzenia opisu bibliograficznego itd., co okazuje się bardzo przydatne przy prowadzeniu ćwiczeń praktycznych. Dzięki temu GoToWebinar jest świetnym narzędziem dla wszystkich, którzy w czasie webinarów prezentują działanie programów, a także muszą się przełączać między różnymi aplikacjami lub prezentacjami. Żeby jednak wziąć udział w webinarium, konieczne jest pobranie i zainstalowanie aplikacji GoToWebinar Launcher. I jest to obowiązkowe zarówno dla zwykłych uczestników, jak i organizatorów i prezenterów. Na szczęście można to zrobić bez uprawnień administratora.
Tym, co wyróżnia GoToWebinar wśród podobnych platform, jest także możliwość zaprojektowania korespondencji z uczestnikami webinarów. W GoToWebinar można bowiem nie tylko tworzyć zaproszenia, ale i przypomnienia o nadchodzącym wydarzeniu, ustawiać częstotliwość ich wysyłania, limity zapisów oraz maile wysyłane po webinarze – inne do tych, którzy byli obecni oraz inne do tych, którzy zapisali się, lecz „nie przybyli” na spotkanie. Dzięki temu nie musimy martwić się „bałaganem” i zamieszaniem związanym z organizacją webinaru, tylko możemy skupić się na dotarciu z nim do większej liczby osób i dopracowaniu materiałów szkoleniowych. Jedyny minus, że tekstów e-maili rozsyłanych automatycznie przez program nie da się do końca „spolszczyć”. Można jedynie dodać tytuł (128 znaków) oraz opis wydarzenia (2048 znaków). Mimo to, wspomniane narzędzie do rejestracji wykorzystujemy na potęgę. I to nie tylko do webinarów! Na przykład co roku przeprowadzając porównanie zawartości katalogu NUKAT z zawartością katalogów lokalnych bibliotek, to właśnie w GoToWebinar rejestrujemy biblioteki zgłaszające się do porównania baz w jednym z zaproponowanych przez nas terminów.
Z jakich jeszcze funkcji GoToWebinar korzystamy? Oczywiście przy prowadzeniu webinarów używamy m.in. zakładki „Dashboard”, w której widać czas trwania, całkowitą liczbę uczestników oraz procent osób, które w danym momencie oglądają webinarium, a także ilość zadanych pytań i podniesionych rąk. Bardzo cenimy również zakładkę „Handouts”, gdzie możemy dodać maksymalnie 5 plików do pobrania przez uczestników, a także sekcje „Questions”, gdzie możemy zobaczyć pytania, jakie zadali nam uczestnicy spotkania oraz „Czat”, który umożliwia przesyłanie wiadomości zarówno wyłącznie do prowadzących, jak i do wszystkich uczestników webinaru. Niewiele zatem tutaj nasz program różni się od pozostałych tego typu. Jednak wśród innych funkcji GoToWebinar na uwagę zasługuje rozbudowana analityka (informująca, ile godzin szkoleń przeprowadzono, ilu było zarejestrowanych uczestników itd.), która okazuje się bardzo przydatna przy pisaniu corocznych sprawozdań, a także wbudowane ankiety oraz nagrywanie seminariów internetowych. Każde nagranie jest archiwizowane w chmurze Video Library, skąd je pobieramy (w formacie WMV lub MP4) i po ogólnej obróbce filmów (usunięciu zbyt długich przerw, szumów, zakłóceń itd.) umieszczamy na naszej stronie internetowej w zakładce „Warsztat katalogera”. Możemy również przekazywać naszym uczestnikom bezpośredni dostęp do materiałów zarchiwizowanych w Video Library. Tę możliwość wykorzystujemy m.in. przy szkoleniu nowych informatyków z bibliotek współpracujących. Informatyk otrzymuje dostęp do zarejestrowanego szkolenia, a my możemy sprawdzić, czy rzeczywiście materiał obejrzał. I to pozostaje dla nas głównym atutem tej platformy. Wysoka jakość nagranych filmów, możliwość ich edytowania oraz przechowywania.
Czy zatem GoToWebinar posiada jakieś wady? Na pewno nie jest programem uniwersalnym. To znaczy jest przeznaczony stricte do prowadzenia webinarów, a nie do warsztatów online. Nie da się więc na nim poprowadzić efektywnego spotkania typu burza mózgów itp., gdyż nie posiada typowego whiteboardu. I choć prowadzący ma możliwość używania narzędzi do rysowania, to jednak służą mu one raczej do zaznaczania czegoś na prezentacji, a nie do grupowego tworzenia map myśli itd. Na dodatek, GoToWebinar nie nadaje się również do webinaru, w czasie którego trzeba pokazać jakiś film. Jednak największym minusem tej platformy z naszego punktu widzenia (oprócz oczywiście kosztów – 89 USD miesięcznie) jest brak możliwości dzielenia uczestników na grupy/pokoje. Należy jednak wspomnieć, że w wykupionym przez nas pakiecie jest również dołączony GoToMeeting i tam pokoje już są. Zamierzamy więc zacząć go testować jako alternatywę dla bezpłatnych narzędzi. Tym bardziej, że podczas naszych cotygodniowych e-konsultacji okazało się, że część bibliotekarzy nie może brać w nich udziału, gdyż ich sprzęt nie spełnia wymagań niezbędnych do korzystania z tych darmowych programów.
Innym problemem, z którym musimy się mierzyć, to limit uczestników. BUW ma wykupioną licencję na wersję podstawową, czyli na maksymalnie 100 uczestników. Z tego powodu tegoroczne spotkanie bibliotekarzy systemowych NUKAT, których jest już ponad 170, musieliśmy zrobić w innym programie. To nas jednak nie zniechęciło do GoToWebinar. Nadal uważamy, że jest świetnym programem dla osób prowadzących webinary, w czasie których prezentowany jest program/programy lub pokazywane jest kilka różnych prezentacji. I serdecznie zachęcamy do samodzielnego testowania tego programu w praktyce. W razie pytań i wątpliwości pozostajemy do dyspozycji.
Iwona Ruść, Paulina Czyżewicz, Centrum NUKAT