Wstęp
Ponieważ w niedalekiej przyszłości czeka nas migracja z systemu Virtua na system Alma firmy Ex Libris, poszukując miejsca na wyjazd w ramach programu Erasmus+, skoncentrowaliśmy się na bibliotekach akademickich, które już Almę wdrożyły. Dzięki kontaktom z pracownikami firmy Aleph Polska (dystrybutora produktów firmy Ex Libris w Polsce) dowiedzieliśmy się o Special Alma Staff Week, organizowanym w dniach 13-17 czerwca 2022 r. przez Bibliotekę Centralną Uniwersytetu Karola w Pradze (Univerzita Karlova Ústřední knihovna, UK). W szkoleniu oprócz nas brały również udział bibliotekarki z Uniwersytetu w Mediolanie, Uniwersytetu Korwina w Budapeszcie oraz z Uniwersytetu Komeńskiego w Bratysławie (w sumie siedem osób).
Na Uniwersytecie Karola studiuje i pracuje około 52 tys. osób, z czego około 300 jest zatrudnionych w bibliotekach wydziałowych. Biblioteka Centralna zaskoczyła nas nie tylko swoją lokalizacją (drugie piętro położonego z dala od centrum miasta Hotelu Krystal), ale także brakiem własnego księgozbioru i czytelników! Biblioteki wydziałowe, podobnie jak na UW, są finansowane przez swoje jednostki macierzyste i samodzielnie kształtują swoje księgozbiory. Biblioteka Centralna sprawuje nadzór metodologiczny nad bibliotekami wydziałowymi oraz zapewnia im usługi związane z konsultacjami wszelkich, nie tylko bibliotecznych, narzędzi oraz działań: zarządza systemem bibliotecznym, systemem antyplagiatowym, udostępnia e-zasoby, prowadzi Centrum wsparcia otwartej nauki, zarządza kursami e-learningowymi (Moodle). Posiada również profesjonalne studio nagrań, w którym powstają podcasty i inne materiały audiowizualne. Pracownicy Biblioteki Centralnej przygotowują poradniki metodologiczne oraz są odpowiedzialni za szkolenia bibliotekarzy z poszczególnych wydziałów.
Zmiana systemu i wdrożenie Almy
Decyzję o zmianie systemu bibliotecznego podjęto w 2019 r. Przyznanie środków finansowych na realizację tego zadania było poprzedzone konsultacjami z bibliotekami wydziałowymi. Powody zmiany systemu bibliotecznego były podobne do naszych. Na używany od 16 lat system Aleph kończyła się licencja, a system obsługiwał tylko zbiory drukowane. Do zarządzania zasobami elektronicznymi wykorzystywano różne narzędzia, w tym produkty firmy EBSCO. Władze uniwersytetu podjęły decyzję o wdrożeniu systemu Alma, który umożliwia zarządzanie wszystkimi rodzajami zbiorów i obsługuje dane w formacie Linked Data.
Zmiana systemu została poprzedzona konsultacjami w bibliotekach, które Almę już wdrożyły (biblioteki uniwersytetów w Wiedniu, Leuven i Berlinie). Przygotowania do przetargu rozpoczęły się w 2019 r., a do jego obsługi prawnej zaangażowano zewnętrzną firmę. W listopadzie 2020 r. została podpisana umowa z firmą Ex Libris i rozpoczęła się implementacja nowego systemu. Początek roku 2021 to przygotowanie danych do migracji. Uniwersytet Karola przeszedł dwie migracje testowe (w marcu i w maju). Właściwa migracja danych i uruchomienie systemu odbyło się w drugiej połowie września 2021 r., a udostępnienie go czytelnikom nastąpiło z początkiem nowego roku akademickiego.
Niezbędnym elementem wdrożenia były szkolenia bibliotekarzy, które odbyły się latem. Katalog bibliotek UK był niedostępny dla czytelników zaledwie przez dwa tygodnie. Jego funkcję częściowo sprawowała wyszukiwarka EBSCO. Informacja o zamknięciu katalogu była ogłaszana studentom i pracownikom Uniwersytetu Karola z dużym wyprzedzeniem – już od kwietnia 2021 r. Ogółem przemigrowano 3,3 mln rekordów egzemplarzy, 2 mln opisów bibliograficznych zbiorów papierowych oraz 1 mln opisów bibliograficznych dla e-zasobów. Przy wprowadzeniu Almy zredukowano liczbę lokalizacji dla egzemplarzy z 800 do 400, ujednolicono we wszystkich bibliotekach zasady wypożyczeń, zmniejszono liczbę grup użytkowników oraz ujednolicono ich bazę oraz sposób rejestracji. Problemy, z którymi Biblioteka UK musiała poradzić sobie w trakcie migracji to m.in.: przeniesienie nienaliczonych jeszcze kar oraz ograniczona liczba zasobów prezentowanych w wyszukiwarce Primo. Ponadto prascy bibliotekarze szczególnie uczulali nas na ustawienia dotyczące wysyłania wiadomości, gdyż Alma ma tendencję do “spamowania” czytelników.
Po uruchomieniu modułów gromadzenia (na razie w trzech bibliotekach wydziałowych), katalogowania i wypożyczania, kolejnym krokiem będzie wprowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych i synchronizacja z czeskim katalogiem centralnym. Planowane jest również wdrożenie książkomatów.
W ramach wdrożenia Almy, na użytek własny, ale też innych bibliotekarzy w Czechach Centralna Biblioteka Uniwersytetu Karola utworzyła i stale rozwija narzędzie wiki dotyczące pracy w nowym systemie bibliotecznym. Wzorowano się na podobnej stronie poświęconej dokumentacji Almy, prowadzonej przez Harvard Library.
Rozwiązaniem nieznanym użytkownikom Virtui, a zastosowanym w Almie, jest Community Zone, czyli wspólna baza zawierająca zasoby wszystkich użytkowników Almy, w tym kontrolowane słowniki haseł wzorcowych. Obecnie trwają prace nad implementacją w Community Zone czeskiej kartoteki haseł wzorcowych. W Community Zone zgromadzone są również zasoby elektroniczne różnych dostawców. Posiadacze licencji mogą je łatwo aktywować i udostępniać w swoim katalogu.
Zespół zarządzający Almą składa się z ośmiu osób: programisty, dwóch bibliotekarzy systemowych, jednej osoby zajmującej się Primo i czterech pracowników odpowiedzialnych za zasoby elektroniczne. Osoby te prowadzą także szkolenia z poszczególnych modułów (gromadzenia, katalogowania, wypożyczania, zarządzania e-zasobami). Szkolenia mają często charakter tzw. sesji otwartych, w czasie których omawiane są najnowsze zmiany w systemie.
Data analytics
Alma ma dobrze rozwinięty moduł analityczny. Analiza danych opiera się na bazie Oracle, która jest aktualizowana raz dziennie. Oprogramowanie pozwala na tworzenie zapytań, raportów i kwerend, w różnych konfiguracjach, włącznie z raportami generowanymi okresowo i przesyłanymi mailem. Dane liczbowe mogą być przedstawione w postaci przyjaznych dla odbiorcy wykresów. Generowane schematy raportów są zapisywane i możliwe do użycia ponownie lub jako podstawa dla innych zapytań do bazy danych.
Zasoby elektroniczne i multiwyszukiwarka
Chyba najbardziej zadowolonym z wdrożenia Almy był dział zajmujący się zbiorami elektronicznymi na Uniwersytecie Karola. Większość e-zasobów jest finansowana centralnie i kupowana w ramach konsorcjum krajowego, w ramach którego czeskie Ministerstwo Edukacji zapewnia znaczną część środków na pokrycie wydatków na najpopularniejsze bazy. W związku z dużą samodzielnością wydziałów, zakup wielu baz i e-książek jest finansowanych bezpośrednio z ich budżetów. Zdarza się również, że wykładowcy kupują potrzebne im e-zbiory samodzielnie.Przejście na Almę, współpracującą z multiwyszukiwarką Primo, pozwoliło zastąpić tymi dwoma narzędziami wiele innych używanych wcześniej (SFX, Verde, EDS, Aleph, excel). Moduł zarządzania zasobami elektronicznymi w Almie obsługuje je od etapu zakupu i gromadzenia, aż do udostępnienia ich czytelnikowi (wraz z obsługą licencji i statystyk wykorzystania). Alma posiada funkcjonalność automatycznej synchronizacji opisów publikacji zawartych w poszczególnych bazach, o ile bazy te zostały wgrane do Community Zone. Z tej funkcjonalności prelegentki były bardzo zadowolone.
Dostęp do zasobów licencjonowanych jest realizowany, podobnie jak na UW, poprzez centralny system logowania, w którym każdy student i pracownik ma swoje konto. Podczas naszego pobytu odbywało się właśnie finalne wyłączenie wcześniej używanych narzędzi, w tym jednego z ostatnich – czeskiego oprogramowania dotąd umożliwiającego przeszukiwanie e-zbiorów.
Walentyna Karmelitow, Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych
Grzegorz Kłębek, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych
Anna Książczak-Gronowska, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń