Okres sprawozdawczy wiele osób postrzega jako jeden z trudniejszych w roku kalendarzowym. Obowiązek sprawozdawczy BUW dotyczy działalności biblioteki w ujęciu kompletnym, ale także obejmuje wiele cząstkowych zestawów sprawozdawczych. W BUW każdy rok podsumowany jest w sprawozdaniu rocznym, w sprawozdaniu dla Głównego Urzędu Statystycznego (K-03), BUW składa sprawozdania finansowe, informuje o swoich wynikach Senat UW, Radę Biblioteczną, przekazuje dane do sprawozdania Rektora itd.
Na tym tle wyróżnia się ankieta AFBN. Biblioteki biorą udział w Analizie Funkcjonowania Bibliotek Naukowych dobrowolnie. Podstawowym celem AFBN nie jest obowiązek sprawozdawczy jako taki, a uzyskanie analiz i wskaźników opartych o dostarczone dane. Biblioteki badane są w swojej kategorii, jednolitymi metodami i narzędziami, w oparciu o międzynarodowe standardy, tj.
- PN-ISO 2789:2016-04 Informacja i dokumentacja. Międzynarodowa statystyka biblioteczna,
- PN-ISO 11620:2017-11 Informacja i dokumentacja. Wskaźniki funkcjonalności bibliotek.
Analiza Funkcjonowania Bibliotek Naukowych jest częścią Analizy Funkcjonowania Bibliotek (odrębnie analizowane są biblioteki pedagogiczne i biblioteki publiczne). Projekt AFB realizowany jest na zasadzie wolontariatu już od 2002 r., biblioteką koordynującą jest Biblioteka UAM w Poznaniu. Biblioteki badane są wieloaspektowo, a dzięki AFBN mają możliwość automatycznego obliczenia ponad 100 wskaźników. Obecnie w ankiecie bierze udział ok. 70 bibliotek szkół wyższych różnych typów, dominują biblioteki uniwersyteckie, techniczne i medyczne.
2 czerwca 2022 r. w Poznaniu odbyły się warsztaty skierowane do dyrektorów i innych osób zaangażowanych w ankietę AFBN. Lidia Derfert-Wolf, jedna z czołowych twarzy projektu, wskazywała następujące zalety AFBN:
- bezpłatne, systematyczne gromadzenie i archiwizowanie danych w jednym miejscu, o nieograniczonym dostępie dla własnej biblioteki;
- automatyczne generowanie wskaźników efektywności;
- przeglądanie i analiza danych własnej biblioteki według różnych kryteriów i na przestrzeni lat;
- porównywanie wartości wskaźników własnej biblioteki z uśrednionymi danymi określonej grupy bibliotek
- pobieranie przez biblioteki danych ze swoich formularzy do rankingów itp.;
- wykorzystywanie w formularzu AFBN danych z GUS;
- opieka merytoryczna ze strony Zespołu ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych (ZSBN), w tym szkolenia, materiały itp.
Pomimo licznych zalet AFBN nie wszystkie biblioteki uczestniczące w projekcie regularnie przekazują pełne zestawy danych. Jako powody padają argumenty związane z problemami w zbieraniu niektórych danych lub uzyskaniu tych danych z innych jednostek uczelni, dotyczy to zwłaszcza wyników finansowych. Problemem jest też różna organizacja bibliotek i ich wewnętrzna interpretacja pozyskiwanych danych, powodująca, że wyniki wskaźnikowe nie zawsze są miarodajne. Wśród zalet AFBN jeden z uczestników spotkania wymienił uznanie przez władze jego uczelni udział w AFBN jako realizację obowiązku sprawozdawczego biblioteki, bez konieczności tworzenia odrębnego sprawozdania rocznego. W toku dyskusji, zwłaszcza kuluarowych, sygnalizowano wątpliwości związane z porównywaniem własnej biblioteki z innymi i obawy o wyniki tych porównań. Ważnym problemem jest konieczność zrewidowania zbieranych danych i zupełnie inne spojrzenie na wskaźniki biblioteczne, bliższe współczesnym tendencjom funkcjonowania bibliotek, bez powielania utartych przez lata schematów. Wypracowanie nowych formularzy zbierających dane adekwatne do działalności bibliotek w zmieniającej się rzeczywistości jest zadaniem trudnym, ale koniecznym do uzyskiwania nowych wskaźników i analiz, celniej diagnozujących problemy i akcentujących pozytywne zjawiska i kierunki rozwoju. Choćby taką nowością, nieujmowaną w żadnych zestawieniach w Polsce, a dyskutowaną na świecie, są godziny samoobsługowe. W Polsce prawdopodobnie jedyną biblioteką udostępniającą swoje przestrzenie i zasoby użytkownikom bez obsługi personelu bibliotecznego jest BUW. W ankiecie nie ma pytania o taką formę działalności, trudno więc jednoznacznie stwierdzić, czy są w kraju inne biblioteki wdrażające tryb samoobsługowy. Wskaźniki AFBN, oprócz wcześniej wymienionych zalet, mają też wartość związaną z dokumentowaniem rzeczywistości i inicjowaniem nowych trendów w poszczególnych bibliotekach dzięki analizie funkcjonowania innych bibliotek.
1 sierpnia ukazały się zbiorcze wyniki badań za lata 2002-2020, zachęcam do analizy
Magdalena Rowińska