ERASMUS+ Belgijska czekolada jeszcze smaczniejsza czyli Univiersiteitsbibliotheek Gent po zmianiach

Pierwsze trzy słowa, które nasuwają się jako skojarzenie z Belgią? Są to zapewne: czekolada i frytki, stolica Europy i wszędobylskie rowery. Czekolada i frytki? Jak najbardziej! Gdy ogląda się witryny mnóstwa butików czekoladowych i przechodzi obok pachnących budek z frytkami słowo „dieta” nie istnieje. Stolica Europy? Owszem, chociaż miasteczko, w którym odbywałyśmy szkolenie, wcale tego nie sugerowało. Rowery? Jest ich tam chyba więcej, niż ludzi.

Jednak głównym celem naszej wyprawy było szkolenie w Universiteitsbiliotheek Gent. Warto wspomnieć, że Uniwersytet w Gandawie oraz ich biblioteka są pod wieloma względami do nas podobne. UGent  również kończy w tym roku 200 lat i ma zbliżoną liczbę studentów (ok. 45 000). Sama biblioteka to również około 3 000 000 woluminów, ale tylko 40 pracowników.

Pracownicy biblioteki są bardzo wszechstronni. Oprócz wykonywania swoich stałych obowiązków (np.: katalogowania), każdy z nich dyżuruje w punkcie informacji i w wypożyczalni oraz obsługuje magazyn. I w taki sposób jednego dnia w magazynie można było dostrzec  pana z informatorium, a drugiego ‒ panią kierownik oddziału gromadzenia. Dowodem na integrację i zaangażowanie pracowników była wielka przeprowadzka z tzw „Book Tower” do podziemi, która rozpoczęła się w 2011 r. Oprócz fizycznego przeniesienia woluminów pomiędzy budynkami dokonano m.in.: kompleksowej selekcji zbiorów, renowacji oraz zapakowania w pudła i oznakowania ich. Przy tej okazji zreorganizowano całkowicie zarządzanie zbiorami z magazynu zamkniętego. Cała załoga pracowała wspólnie przez dwa wakacyjne miesiące, kiedy biblioteka była niedostępna dla czytelników.

Biblioteka, którą miałyśmy okazję bliżej poznać, jest biblioteką centralną, a równolegle z nią funkcjonuje 11 bibliotek wydziałowych.  Dzięki  bliskiej współpracy tamtejszego uniwersytetu z biblioteką udało się w 2010 r. rozpocząć scalanie bibliotek wydziałowych.  Tym samym ich liczba spadła z 40 do 11, udało się połączyć ponad 200 różnych księgozbiorów z różnymi klasyfikacjami, które były porozmieszczane po budynkach i pokojach uniwersyteckich. Nastąpił również wzrost zatrudnienia w tych bibliotekach, a obecna współpraca przebiega bez zarzutu. Kierownicy BW spotykają się z pracownikami biblioteki centralnej raz w miesiącu.

Tym, co przykuło naszą największą uwagę, była strona internetowa biblioteki https://lib.ugent.be/en ‒ prosta, krótka, czytelna i intuicyjna – po prostu idealna. Z jej poziomu jest możliwe przeszukanie wszystkich zasobów posiadanych przez bibliotekę. Poczynając od zbiorów w formie drukowanej, elektronicznej, i kończąc na zdigitalizowanej. Zawężanie jest możliwe jedynie przy użyciu kilku faset. Narzędzie, za pomocą którego zbudowano tę stronę, to open source’owy produkt Activity BPMN 2.0. Platform. Produkt pozwala na zarządzanie magazynem oraz wypożyczeniami międzybibliotecznymi i jest ściśle powiązany z systemem Aleph. Z relacji pracowników wynika, ze dostosowanie narzędzia do ich potrzeb zajęło trzem osobom jedynie pół roku.

Działalność Univiersiteitsbibliotheek Gent można określić jako silnie nastawioną na użytkownika. Przykładem na to jest przede wszystkim strona internetowa i katalog, który został okrojony do minimum informacji stricte bibliotecznych, które są potrzebne użytkownikowi. Umieszczony tam opis bibliograficzny jest krótki, a to, na co kładzie się nacisk, to informacje o lokalizacji, dostępności i godzinach otwarcia. Usługą wartą uwagi jest skanowanie artykułów na życzenie. Użytkownik może zgłosić potrzebę zeskanowania konkretnego artykułu z poziomu opisu czasopisma, a biblioteka dokona tego nieodpłatnie i wyśle czytelnikowi w pliku pdf. Użytkownicy mają duży wpływ na działalność biblioteki, a ich opinie są uwzględnione w badaniach ewaluacyjnych, które odbywają się raz na dwa lata.

Univiersiteitsbibliotheek Gent zaskoczyła nas swoją otwartością i umiejętnością radzenia sobie w trudnych warunkach. Pracownicy doskonale radzą sobie z trudnościami lokalowymi, wynikającymi z dużego remontu i są w stanie podołać różnym obowiązkom. Z wielką pasją i zaangażowaniem opowiadają o swojej pracy i na każdym kroku podkreślają, jak ważna jest dla nich bliska współpraca z ich uniwersytetem. Biblioteka Uniwersytecka w Gandawie może w wielu kwestiach stanowić dla nas wzór, tak jak wiele innych zachodnich bibliotek uniwersyteckich.

Tekst: Justyna Mikołajewicz, SSAPB, Ewelina Bajgus, Oddział Udostępniania Zbiorów, Magdalena Kania, Oddział Udostępniania Zbiorów, Adelina Idzikowska, Oddział Administracyjny
Zdjęcia: Justyna Mikołajewicz, SSAPB