Książęca metodyka

Szkolenie wydawało się tak specjalistyczne, że długo nie widziałam w nim tematu na BuwLOG-a. Ale właściwie dlaczego nie? Tyle razy powtarzaliśmy sobie na zebraniach redakcji, że wszystko może być tematem na wpis, że postanowiłam wrócić do mojego szkolenia na niewdzięczny(?) temat.

W dniach 4-6 grudnia 2017 r. wzięłam udział w intensywnym trzydniowym kursie z brytyjskiej metodyki zarządzania projektami PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments).

Sam projekt jest w tej metodyce definiowany jako:

organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego.

Czy projektami należy zarządzać metodycznie? Pewne jest, że projektami w ogóle należy zarządzać – to znaczy dzielić odpowiedzialności i zadania, tak żeby każdy z realizatorów projektu wiedział co i jak ma zrobić (i za ile) oraz kto go z wykonanych prac będzie rozliczał. Sposób zarządzania zależy od skali. Jeżeli mamy w projekcie niewiele osób, niewielkie środki i ograniczony czas, to można zarządzać jakkolwiek, np. spotykać się z wszystkimi zainteresowanymi raz dziennie i wymieniać informacjami. W przypadku projektów wielomilionowych, angażujących czasami uczestników z różnych stron świata konieczne jest zastosowanie ściślejszych reguł zarządzania, np. tych, które są opisane w metodologii PRINCE2®.

W największym skrócie: metodologia PRINCE2® opisuje trzy siódemki: 7 zasad, 7 procesów oraz 7 tematów, które odnoszą się do projektów.

7  Zasad PRINCE2® to:

• ciągła zasadność biznesowa (to nie brzmi wdzięcznie, ale w rzeczywistości ma głęboki sens; realizując projekt powinniśmy być stale gotowi do oceniania, czy to, co wpisaliśmy we wniosku nadal jest aktualne, czy okoliczności nie zmieniły się na tyle, że projekt stracił sens i lepiej jest go przedwcześnie zakończyć niż nadal realizować);
• korzystanie z doświadczeń (realizatorzy projektu powinni zgromadzić w rejestrze doświadczenia własne i cudze, dobre i złe, a także stale go uzupełniać w trakcie realizacji),
• zdefiniowane role i obowiązki (wydaje się oczywiste, ale nie zawsze się o tym pamięta),
• zarządzanie etapowe (konieczne w przypadku dużych projektów, mniejszych można nie dzielić),
• zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ustalamy możliwe odchylenia na każdym etapie – o ile można przekroczyć budżet, o ile odejść od założonych parametrów produktu),
• koncentracja na produktach (zawsze pamiętamy, co ma być efektem projektu).

7 Procesów PRINCE2® opiszę cytatami z podręcznika:

• przygotowanie projektu  (służy do zapewnienia, że zostaną spełnione warunki dla Inicjowania Projektu, poprzez  udzielenie odpowiedzi na pytanie: czy mamy zasadny i wart realizacji projekt),
• inicjowanie projektu (służy do stworzenia solidnych podstaw dla projektu, co pozwala organizacji, jeszcze przed zaangażowaniem się w znaczne wydatki, zrozumieć, jakie prace należy wykonać w celu dostarczenia produktów projektu),
• zarządzanie strategiczne projektem (umożliwia Komitetowi Sterującemu przyjęcie odpowiedzialności za powodzenie projektu, poprzez podejmowanie kluczowych decyzji i sprawowanie ogólnej kontroli),
• sterowanie etapem (służy do przydzielenia pracy do wykonania i monitorowania jej wykonania, do obsługi pojawiających się zagadnień, raportowania Komitetowi Sterującemu o postępach oraz podejmowania działań korygujących w celu zapewnienia, aby etap mieścił się w granicach tolerancji),
• zarządzanie dostarczaniem produktów (służy do zarządzania powiązaniami pomiędzy Kierownikiem Projektu a Kierownikami Zespołów przez wprowadzenie formalnych wymagań dotyczących przyjmowania do wykonania, wykonania i dostarczania wykonanych prac w projekcie),
• zarządzanie końcem etapu (ma zapewnić Komitetowi Sterującemu dostarczenie mu przez Kierownika Projektu informacji wystarczających do tego, aby mógł dokonać przeglądu osiągnięcia celów bieżącego etapu, zatwierdzić Plan Etapu następnego oraz potwierdzić dalszą zasadność biznesową projektu i akceptowalność istniejących ryzyk),
• zamykanie projektu (służy do wskazania ustalonego punktu, w którym zostanie potwierdzona akceptacja produktu końcowego projektu oraz potwierdzenia, że cele określone w pierwotnej Dokumentacji Inicjowania Projektu zostały osiągnięte (lub że zostały osiągnięte zatwierdzone zmiany tych celów) albo że projekt nie ma już nic więcej do wniesienia).

7  Tematów PRINCE2® to:

• uzasadnienie biznesowe,
• organizacja,
• plany,
• ryzyko,
• jakość,
• postępy,
• zmiana.

Tematy opisują te aspekty zarządzania projektem, którymi należy się zajmować w sposób ciągły.

PRINCE2® jest metodyką złożoną, wieloelementową (w praktyce można ją dostosować do własnej sytuacji i stosować tylko wybrane, potrzebne w realizacji konkretnego projektu elementy). Jej poznanie uświadamia, a czasami przypomina, że realizacja projektu składa się z wielu współistniejących i współzależnych procesów. Świadomość ich istnienia i umiejętność skutecznego nimi zarządzania decyduje często o powodzeniu projektu.

Podczas kursu zorientowałam się, że wiele z zagadnień jest mi znana, bo doświadczenie projektowe powoduje, że pewne rzeczy wydają się oczywiste. Szkolenie było bardzo dobrą okazją do uporządkowania tej wiedzy i upewnienia się, że różne projektowe intuicje mają swoje oparcie w podręcznikowej wiedzy. A podręcznik do PRINCE2® jest obszerny – mam go na własność – chętnych zapraszam do oglądania w pok. 252.

Gdybym miała wybrać jeden aspekt zarządzania projektami, który uważam za najważniejszy,  to wskazałabym na obieg informacji. Dotyczy tego niedługi rozdział opisany w podręczniku pod nieoczywistym tytułem “5.3.5. Praca z interesariuszami”. Interesariuszem projektu jest KAŻDY, na kogo rezultat projektu ma wpływ ‒ uczestnicy, zwolennicy, przeciwnicy, całe szeroko rozumiane otoczenie projektu. Dobrze jest zdefiniować tę grupę na samym początku i określić taką strategię komunikacji, dzięki której wszyscy interesariusze dostaną w odpowiednim momencie komplet informacji.

Szkolenie miało dla mnie dużą wartość w kontekście zadań realizowanych w BUW. Obecnie w procesie aplikowania o środki zewnętrzne, szczególnie unijne, należy zadeklarować prowadzenie projektu wg jednej ze znanych metodyk, np. właśnie PRINCE2®.

Szkolenie zakończyło się egzaminem, który zdałam, uzyskując międzynarodowy certyfikat 🙂

Anna Wołodko, Oddział Projektów Celowych i Funduszy Zewnętrznych

Obrazek wyróżniający: xjy: 051003 storting crown prince’s crown. Flickr CC BY-NC 2.0