Erasmus+ Universitätsbibliothek Wien i Österreichische Nationalbibliothek

W dniach 4-8 kwietnia wyjechałam na pierwszy po 8 latach staż erasmusowy. Bardzo długo szukałam biblioteki, która zechciałaby mnie przyjąć, bo też nadałam specyficzne, jak na tego typu wyjazd kryteria. Jako pracownikowi Oddziału Promocji, Wystaw i Współpracy zależało mi, aby poznać szczególnie te aspekty działalności instytucji, które wiążą się z szeroko pojętym public relations. Ostatecznie wybór padł na Wiedeń.

W ramach mojego pobytu spędziłam 3 dni w Universitätsbibliothek Wien, a pozostały czas w Österreichische Nationalbibliothek.

Biblioteka Uniwersytecka w Wiedniu mieści się w głównym budynku Uniwersytetu przy najbardziej reprezentacyjnej ulicy – Universitätsring. Gmach uczelni jest niezwykle imponujący i robi wielkie wrażenie zarówno na zewnątrz, jak i w środku. Został zaprojektowany w 1884 r. przez Heinricha von Ferstela na zlecenie cesarza Franciszka Józefa I, władcy do dziś wspominanego tam z wielkim sentymentem.

Sama biblioteka stosunkowo od niedawna jest administracyjną jednostką uczelni. W 2000 r. przeszła spod zwierzchnictwa Ministerstwa Nauki pod bezpośrednią zależność od Uniwersytetu. Pomimo, że minęło już ponad 15 lat od tej zmiany, wielu pracowników wciąż wspomina poprzedni układ jako lepszy ze względów organizacyjnych i budżetowych. Dodatkowo biblioteka boryka się z brakiem wystarczającego miejsca dla zbiorów (obecnie to 7 161 562 jednostek), które już wkrótce w większości mają zostać przeniesione do magazynów na obrzeżach miasta. Będzie to spora komplikacja dla pracowników, którzy, aby obsłużyć zamówienia czytelników, będą musieli kilka razy dziennie kursować między magazynem a głównym budynkiem.

Pierwszego dnia, oprócz ogólnego oprowadzania po bibliotece, miałam okazję spotkać się z wicedyrektorem Dr. Wolfgangiem Nikolausem Rappertem, który zapoznał mnie m.in. ze strukturą biblioteki.

Poza tradycyjnymi oddziałami bibliotecznymi, jest tam kilka dodatkowych jednostek, które zajmują się obsługą baz danych dotyczących całego uniwersytetu takimi jak PHAIDRA, czyli system do zarządzania ogólnouczelnianymi zasobami cyfrowymi, gdzie niemal każdy może wgrywać zdjęcia, analizy, stany badań; u:cris czyli system do przechowywania informacji o pracownikach naukowych Uniwersytetu Wiedeńskiego i ich dorobku naukowym; u:scholar czyli repozytorium uczelniane.

Większość czasu mojego stażu spędziłam w oddziale promocji (Team Öffentlichkeitsarbeit), którego kierownikiem jest przemiła Pamela Stückler. Dzięki niej oraz pozostałym pracownikom z tego działu dowiedziałam się, jak wygląda ich codzienna praca przy obsłudze wystaw swoich i bibliotek wydziałowych, wypożyczeń obiektów na wystawy zewnętrzne, organizacji konferencji oraz akcji promujących bibliotekę. Jedną z nich jest tzw. Nachtschicht@UB czyli nocna zmiana w bibliotece, która jednak nie jest odpowiednikiem naszej akcji „BUW dla sów”. Podczas jednej nocy (od 20:00 do 6:00 rano) uczestnicy mają możliwość skonsultować się w kwestii pisania prac dyplomowych (jak szukać bibliografii, jak cytować), obejrzeć magazyny i inne zwykle niedostępne miejsca, a także napić się kawy z bibliotekarzami.

Oddział promocji zajmuje się także kreatywnym rozwiązywaniem bieżących problemów na linii studenci – bibliotekarze. Dużym problemem jest u nich nie stosowanie się do regulaminu – przynoszenie jedzenia, nieodkładanie książek na miejsce, głośne rozmowy. Oddział promocji wydrukował pocztówki z dwuznacznymi hasłami, które w zabawny sposób zwracały uwagę użytkowników na problem.

I tak na kartce ceglastego koloru duże wyrazy układają się w napis: „Państwo są okropni”. Gdy połączyć je z tekstem drobnym drukiem czytamy: „Jesteście Państwo zawsze mile widziani w Bibliotece Uniwersyteckiej. A propos – wszyscy są tu bardzo cicho, ponieważ skupić się w hałasie jest okropnie trudno”. W podpisie: „Zawsze okropnie miła. Wasza UB (Biblioteka Uniwersytecka)”. Kartka w kolorze groszku zapewnia: „Kto potrafi czytać, ten jest do przodu”. Po uwzględnieniu fragmentów drobnym drukiem otrzymamy: „Kto chce czytać jest tu mile widziany. Tutaj można samodzielnie pobierać książki z regałów. Bardzo ważne jest, aby wstawiać je z powrotem na właściwe miejsce. To oszczędza nerwów Państwa koleżanek i kolegów oraz bibliotekarzy i wszyscy są do przodu. Zawsze gotowa do pomocy. Wasza UB (Biblioteka Uniwersytecka)”. Oberżynowy kartonik głosi: „Nie mamy już ochoty”, by potem zapewnić: „Cieszymy się z Państwa wizyty. Prosimy o zrozumienie dla naszej prośby o niezabieranie toreb i kurtek. Możecie Państwo przy tym do woli korzystać z czytelni i wszyscy będą mieli więcej miejsca. Zawsze w dobrym nastroju. Wasza UB (Biblioteka Uniwersytecka)”. Kartka w kolorze petrol ostrzega: „Mamy tego potąd”. W połączeniu z drobnym drukiem otrzymamy: „Macie Państwo tutaj do dyspozycji pełen serwis usług. Pytajcie nas w razie wątpliwości! Zwracamy Państwu uwagę, że zabieranie jedzenia i napojów, od herbatki ziołowej w termosie poprzez czekoladę pitną, po świśniętą koledze z pokoju kanapkę z serem, ze względu na bezpieczeństwo naszych zbiorów oraz dobry nastrój siedzących obok Państwa jest niedozwolone. Zawsze do Państwa dyspozycji. Wasza UB (Biblioteka Uniwersytecka)”. (Niestety nie zawsze da się w tłumaczeniu skonstruować w języku polskim analogiczny efekt, ponieważ niektóre z tych zwrotów to idiomy. AKO)

Z nietypowych elementów działań promocji szczególnie spodobało mi się zarządzanie wewnętrznym portalem pracowniczym. Jednym z jego elementów jest system do zgłaszania innowacji. Każdy pracownik, gdy wpadnie na pomysł wprowadzenia jakiejś zmiany w bibliotece może opisać go w tym miejscu. Raz na kilka miesięcy pracownicy promocji wraz z dyrekcją analizują zgłoszenia i zastanawiają się nad możliwością wdrożenia zaproponowanych zmian. W ten sposób każdy może mieć wpływ na kształt swojego miejsca pracy.

Austriacka Biblioteka Narodowa w Wiedniu to instytucja zupełnie inna, o dużo szerszym polu działania w zakresie promocji. Biblioteka obsługuje 5 sal wystawowych, z których State Hall robi największe wrażenie.

W oddziale komunikacji i marketingu (Kommunikation und Marketing) pracuje 14 osób i dodatkowo zatrudnione są firmy zewnętrzne do obsługi graficznej. Niestety w związku z dużym natężeniem zajęć mieli dla mnie niewiele czasu. Udało mi się jednak spotkać z  Doris Pommerening (Sponsoring, Veranstaltungsmanagement, Internationale Beziehungen), która odpowiada za pozyskiwanie sponsorów i obsługę dużych wydarzeń zewnętrznych. Wielkie wrażenie zrobiły na mnie opisy kolacji sponsorskich, które regularnie organizowane są w bibliotece i ściągają rzesze osób ze świata biznesu.

W Austrii sponsorowanie biblioteki jest elementem prestiżu i większość prezesów wielkich firm austriackich jest członkami klubu przyjaciół Biblioteki Narodowej (Corporate Member im Freundeskreis der Nationalbibliothek). Dzięki temu biblioteka pozyskuje środki na konserwacje swoich zbiorów, wystawy i inne wydarzenia. Z Biblioteki Narodowej wyszłam z naręczem materiałów informacyjnych i głową pełną pomysłów na wdrożenie przynajmniej części tych rozwiązań w BUWie.

 

Zofia Kajczuk, Oddział Promocji, Wystaw i Współpracy