Photo by Carl Heyerdahl on Unsplash
Wtorek, 10 marca, godzina 13.00. Dyrekcja Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie podejmuje decyzję o zwiększeniu limitu wypożyczanych książek z 8 do 20. Trzy godziny później zostaje ogłoszone zarządzenie Rektora o odwołaniu wszystkich zajęć i zamknięciu Biblioteki UW od 11 marca do 14 kwietnia. Kilka minut później BUW przeżywa prawdziwe oblężenie za sprawą studentów, pragnących zrobić jak największe książkowe zapasy. Tego samego dnia ogólnopolskie środki masowego przekazu obiegają zdjęcia imponującego łańcucha ludzi, ciągnącego się przez całą długość biblioteki, dodatkowo zawijającego między półkami i sięgającego najdalszych kątów.
Podobne obrazki można było zobaczyć we wszystkich bibliotekach akademickich w całym kraju. Aby powstrzymać rozprzestrzenianie się koronawirusa SARS-CoV-2, początkowo postanowiono zamknąć je tylko dla czytelników, a jakiś czas później również dla samych pracowników, kierując ich do pracy zdalnej w domach.
Na długo przed wybuchem pandemii, w świecie bibliotek praca zdalna zaczęła zyskiwać coraz większą popularność. W Bibliotece Publicznej Cincinnati i Hrabstwa Hamilton (Public Library of Cincinnati and Hamilton Country), personel administracyjny może pracować w domu do dwóch dni w tygodniu. Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia Społecznego w Warszawie poszukiwała ostatnio pracownika, który obowiązki związane z szeroko pojętą promocją mógł wykonywać, nie ruszając się z domu.
Według tzw. Rezerwy Federalnej (Federal Reserve System), czyli banku centralnego Stanów Zjednoczonych, liczba osób pracujących z domu potroiła się w ciągu ostatnich 15 lat. Z kolei według badania przeprowadzonego w czwartym kwartale 2019 r. przez jedną z dużych firm rekrutacyjnych wynika, że aż 61 proc. zatrudnionych chciałoby mieć możliwość pracy zdalnej. Home office staje się więc powoli światowym trendem.
Jeżeli jednak nigdy wcześniej nie pracowało się w domu, odnalezienie się w tej nowej rzeczywistości może okazać się dość trudne. Są jednak rzeczy, które można zrobić, aby przetrwać ten wyjątkowy czas. Również w specyficznym i rządzącym się swoimi prawami świecie bibliotek.
Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
Praca z domu
Traktuj swoją poranną rutynę tak samo, jak gdybyś wychodził rano do pracy. Specjaliści i znawcy tematu są zgodni: zjedz śniadanie, weź prysznic i ubierz się, nawet jeżeli nie będzie to strój wyjściowy. Takie praktyczne czynności pomagają lepiej przygotować się na produktywny dzień. Pozostając w piżamie raczej nie poczujesz się jak w pracy…
Utrzymanie i przestrzeganie spójnego harmonogramu pomoże zorganizować odpowiednią przestrzeń do pracy. Ułatwi także powrót do zwykłych obowiązków, gdy wreszcie sytuacja wróci do normy. Wyznacz osobne miejsce w swojej domowej przestrzeni. Wizja pracy z laptopem na wygodnej kanapie czy w ciepłym łóżku jest pociągająca, warto jednak oprzeć się tej pokusie. Łóżko powinno pozostać strefą stricte prywatną. Jeśli pracujesz w sypialni, możesz zacząć kojarzyć tę przestrzeń z pracą i związanym z nią stresem. To z kolei może negatywnie odbić się np. na późniejszym komforcie wypoczynku i snu.
Przygotowanie przyjaznego środowiska pracy to podstawa. Zorganizuj je przy biurku, dużym stole w pokoju lub innej przestrzeni nie związanej ze spaniem. Miej pod ręką wszystko, czego potrzebujesz i normalnie masz na jej wyciągnięcie. Zadbaj o miłe dla siebie drobiazgi w zasięgu wzroku: zdjęcia, rośliny, czy bibeloty. Spraw, aby poczuć się niczym w normalnym miejscu pracy, tak bardzo, jak to tylko możliwe.
W odtworzeniu swojego stanowiska pracy w warunkach domowych przydatne mogą okazać się również odgłosy, które pomogą w lepszym skupieniu. Wybierz więc ulubioną muzykę do pracy lub za pomocą generatora szumów i dźwięków w tle przenieś się do pokoju pełnego gwaru i rozmów.
Uważaj na to, co pobierasz z sieci. Skontaktuj się z informatykami swojej biblioteki, którzy doradzą Ci, jakich powszechnie dostępnych narzędzi mógłbyś użyć. W BUW często i chętnie korzystamy z bezpłatnego Trello, który pomaga zaplanować posty publikowane później na naszym facebookowym profilu. Jeśli potrzebujesz ściągnąć nowe narzędzie lub aplikację, polegaj na sprawdzonych firmach i rozwiązaniach.
Inspektor Ochrony Danych Osobowych na Uniwersytecie Warszawskim, w piśmie z wytycznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych podczas wykonywania pracy zdalnej, zwrócił m.in. uwagę na konieczność regularnego aktualizowania używanych urządzeń, korzystania przede wszystkim ze służbowych kont email oraz zaufanego dostępu do sieci. Przypomniał również o obowiązku przestrzegania wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych.
Czas pracy zdalnej to świetna okazja do rozwoju i zdobywania nowych kompetencji, zwłaszcza, jeżeli przez ostatnie wydarzenia konieczna była rezygnacja ze szkoleń, kursów czy wyjazdowych konferencji. Godne uwagi, darmowe webinaria organizuje Uniwersytet Harvarda (https://online-learning.harvard.edu/), warto też zajrzeć na platformę e-learningową https://www.edx.org/, gdzie można znaleźć całkiem sporo szkoleń przydatnych w codziennej pracy bibliotekarza. Publikowane tam materiały przygotowują wykładowcy takich uniwersytetów jak Harvard, Berkeley, Brown czy Massachusetts Institute of Technology, możemy więc liczyć na wysoki poziom udostępnionej tam wiedzy. Dla mnie szczególnie interesujący okazał się kurs poświęcony drukom i rękopisom w Europie Zachodniej, Azji i na Bliskim Wschodzie w latach 1450-1650 – link.
Zadbaj o zdrową żywność w zasięgu ręki. Ciężko jest uniknąć chipsów, kiedy można po prostu otworzyć drzwiczki szafki i je stamtąd wyjąć. Aby zwalczyć ciągłą potrzebę chrupania śmieciowego jedzenia, zwłaszcza, gdy mamy spędzić przed komputerem kilka godzin, warto zawczasu przygotować sobie zapas owoców i zdrowych przekąsek.
Trzymaj się z daleka od Netflixa, YouTuba, czy jakiegokolwiek innego pochłaniacza czasu. Pracując w domu niełatwo obronić się przed rozproszeniem uwagi. Najlepszym sposobem jest powstrzymanie się w tym czasie od wszelkich prywatnych rozrywek.
Staram się zachowywać w moim domowym miejscu pracy tak, jak w bibliotece. Jak zareagowałaby moja szefowa, gdyby nagle weszła do pokoju i zobaczyła, że na komputerze – zamiast materiałów, nad którymi powinienem pracować – wyświetla się teledysk mojego ulubionego zespołu muzycznego?
Pamiętaj o przerwie śniadaniowej! Wprawdzie nie upłynie nam ona na pogawędce z innymi pracownikami, ale czas, kiedy możemy oderwać się od pracy i nieco odpocząć, jest bardzo ważny nie tylko dla naszej produktywności, lecz również dla dobrego samopoczucia. Można go spędzić jedząc, czytając, robiąc coś przyjemnego i relaksującego, koniecznie jednak w innej części mieszkania. Porzucając na chwilę swoje „biuro”, wytyczamy wyraźną granicę między pracą a prywatnością.
Nadmierna komunikacja. Odległość narzucona przez pracę w domu może czasem utrudniać komunikację. Poproś najbliższych współpracowników, aby powiedzieli ci, jak najlepiej do nich dotrzeć. Nie każdy przecież lubi rozmawiać przez telefon, być może woli napisać maila lub sms. Postaraj się szanować ich preferencje.
Poproś przełożonego o przydzielenie Ci konkretnych zadań, którymi mógłbyś zająć się w domu. W przypadku bibliotekarzy praca zdalna może być nieco utrudniona, ale oczywiście nie jest niemożliwa.
I nie bój się zadawać pytań. Jasne i klarowne wytyczne pozwolą Ci szybciej i lepiej wykonać powierzone obowiązki, zmniejszą również poziom lęku i stresu, związanego z zaistniałą sytuacją i pracą w nowych, niecodziennych warunkach.
Wymyśl własną rutynę kończącą dzień pracy. To będzie sygnał dla mózgu, że Twoja aktywność zawodowa na dziś właśnie się skończyła. To może brzmi niepoważnie, ale działa. Wyłącz komputer, schowaj notatki, uporządkuj biurko, aby zasygnalizować sobie, że nadszedł czas na relaks i powrót do prywatnego życia w domu.
Photo by Yoav Hornung on Unsplash
Porady dla każdego
Pamiętaj, że koronawirus to globalny kryzys. Jeśli czujesz się mniej produktywny, masz problem ze skupieniem, jest to naturalna reakcja i nie jesteś w tym odosobniony.
Szefowie! Wasi pracownicy mogą w tych dniach borykać się z poważnymi problemami. Ich zaangażowanie i dyspozycyjność może teraz lekko odbiegać od normy. Obawa o zdrowie bliskich, zamknięte szkoły i ogólny niepokój mogą prowadzić do zmniejszenia naszej wydajności. Prosimy o cierpliwość i wyrozumiałość.
A jeżeli odczuwasz głęboki niepokój, poszukaj profesjonalnej pomocy. To żaden wstyd porozmawiać z fachowcem o tych nadzwyczajnych okolicznościach i trapiących Cię obawach, jakie mogą one powodować.
Spróbuj się wyspać. Ćwicz. Spędzaj jak najwięcej czasu offline. Naprawdę nie ma potrzeby sprawdzania co chwilę, jak wiele ofiar pochłonął już wirus. Porozmawiaj z rodziną i przyjaciółmi o swoim samopoczuciu. Przeczytaj dobrą książkę. Jak dowiedli niedawno naukowcy z University of Sussex, czytanie książek przez co najmniej 6 minut dziennie potrafi zredukować poziom stresu aż o 68 procent!
Musimy wszyscy przez to przejść. Bądźmy więc wyrozumiali, życzliwi i cierpliwi nie tylko dla siebie samych, lecz również wobec innych. W tak wyjątkowej i nieprzewidywalnej sytuacji, z jaką mamy dziś do czynienia, ta idea nabiera szczególnego znaczenia.
Łukasz Ratajczak, Gabinet Rękopisów
Bibliografia:
https://money.com/best-desk-organizing-tips-experts/
https://socjomania.pl/jak-pracowac-zdalnie-home-office-bez-tajemnic
http://foundersguide.com/home-office-organization-hacks/
https://www.erincondren.com/blog/working-from-home-during-coronavirus/