BUW od podszewki. Część 18. Oddział Administracyjny

Biblioteka jako system komunikacji społecznej jest zorganizowana według określonych zasad. Harmonijne funkcjonowanie książnicy zależy od wielu czynników. Przyjazny gmach biblioteczny z regałami pełnymi książek i czasopism nie spełniałby należycie swojej roli, gdyby nie obecność w nim czytelników. A bez profesjonalnej kadry pracowniczej Biblioteka przestałaby istnieć. Organizacja biblioteki zależy w dużej mierze od różnorodności zadań bibliotecznych, a od wielkości biblioteki zależy liczba wydzielonych w niej komórek organizacyjnych. Jedną z takich właśnie komórek w BUW jest Oddział Administracyjny.

Administracja (łac. administrare – być pomocnym, obsługiwać, zarządzać) oznacza po prostu zarządzanie różnymi sprawami. Własnymi lub cudzymi.

Czym więc dla Biblioteki jest Oddział Administracyjny? Nieocenioną podporą, a to oznacza, że wypełnia zadania zarówno z zakresu gromadzenia dokumentacji pracowniczej, jak i z zakresu obsługi technicznej. Bibliotekarze sprawują opiekę nad księgozbiorem i czytelnikami, natomiast wyjątkową rolą Oddziału Administracyjnego jest czuwanie nad nami ‒ bibliotekarzami i nad majątkiem ruchomym Biblioteki. Tutaj swoją drugą szansę dostają uszkodzone sprzęty biurowe, a zagubione przez czytelników przedmioty cierpliwie czekają na swojego właściciela. Paki, paczki, paczuszki i listy (wysyłane i odbierane przez pracowników BUW) zanim dotrą do adresata przechodzą przez ręce pracowników Oddziału. W oddziałowych szafach przechowywane są nasze wnioski urlopowe. To właśnie stąd otrzymujemy sygnał o konieczności wykonania pracowniczych badań okresowych i propozycje ubezpieczeń. Rozliczanie delegacji pracowników to codzienność w Oddziale Administracyjnym, tak samo jak przewożenie książek z jednej biblioteki do drugiej (przejmowanie darów, zwracanie depozytów). Ach i jeszcze zakupy,…bo jak to w życiu dużej społeczności bywa bez przerwy czegoś brakuje i wciąż trzeba coś kupować.

W skład zespołu wchodzą:

Jolanta Durka – kierownik Oddziału od 1998 roku,

Andrzej Bałuk – wynajem sal, magazyn, organizacja imprez,

Marek Grochalski – kierowca, goniec,

Adelina Idzikowska – sekretariat,

Anna Łukasik – ewidencja majątku,

Wiola Piętka – kasjerka, ubezpieczenia pracownicze, prace zlecone,

Wiesław Popławski – pomoc techniczna, poczta.

Do zespołu należą również pracownicy odpowiedzialni za porządek w Bibliotece, a także zatrudnione w bibliotecznej szatni.

Na administrowanie Biblioteką składają się następujące zadania:

– zarządzanie gospodarką lokalową,

– dbałość o wyposażenie biblioteczne,

– ochrona majątku bibliotecznego,

– prowadzenie dokumentacji pracowniczej,

– działalność remontowo-naprawcza,

– obsługa transportu,

– utrzymanie czystości,

– służby techniczne i pomocnicze.

W załączniku nr 1 do Regulaminu Systemu Biblioteczno-Informacyjnego Uniwersytetu Warszawskiego znajduje się struktura organizacyjna BUW, która uwzględnia obecność Oddziału Administracyjnego w punkcie 18.

Oddział powstał tak naprawdę dopiero w 2000 roku, ale czy to oznacza, że ubiegły wiek upłynął bibliotekarzom na samowolnym administrowaniu? Cofnijmy się zatem do dwóch poprzednich stuleci. W 1837 roku w Bibliotece pracowało na stałe… trzech bibliotekarzy, więc o osobnym oddziale administracyjnym nie mogło być mowy. Ale za to rok 1871 przyniósł już pewne zmiany. To wtedy właśnie władze uniwersyteckie ustanowiły biblioteczne stanowiska służbowe i określiły zakres obowiązków. W Bibliotece pojawił się bibliotekarz-kierownik, pomocnicy bibliotekarza i sekretarz. To właśnie bibliotekarz-kierownik był odpowiedzialny za ład w Bibliotece, a także za nadzór nad działalnością administracyjną i gospodarczą. W okresie międzywojennym pojawił się w strukturze organizacyjnej Sekretariat, który stanowi część dzisiejszego Oddziału Administracyjnego. W 1952 roku utworzono Referat Administracyjny, który dwukrotnie zmieniał nazwę: najpierw na Dział Administracyjny, a następnie na Dział Ogólny.

Przez te wszystkie lata funkcjonowania Biblioteki Uniwersyteckiej Administracja ewoluowała i zakres obowiązków pracowników Oddziału także ulegał zmianom. Aż trudno uwierzyć, że w mrocznych latach 80. XX wieku Administracja była zobligowana do kupowania pracownikom biletów miesięcznych i wydawała karnety na obiady w uniwersyteckiej stołówce. Pieniądze na wypłaty dla osób zatrudnionych w Bibliotece przynoszono z Kwestury bez zbytniego strachu w wielkiej torbie, dodam, że bez żadnej, nawet najmniejszej obstawy! Dziś trudno to sobie wyobrazić. Wciąż żywa jest pewna historia, która działa się każdego dnia w Pałacu Potockich (główny kampus UW) na długo przed erą BUWu na Powiślu. Otóż, na pałacowym poddaszu mieścił się Dział Ogólny, a piętro niżej swój gabinet miał Dyrektor Biblioteki („…Paweł i Gaweł w jednym stali domu, Paweł na górze, a Gaweł na dole…”). Aby usprawnić proces związany z podpisywaniem wszelkich dokumentów przygotowywanych i rosnących w zgrabne stosy każdego dnia wymyślono… teczkę o nadzwyczajnej wadze. Dokumentacja z wielką starannością była  pakowana do tej szczególnej, tekturowej teczki i na sznurku spuszczana piętro niżej. Po podpisaniu przez Dyrekcję tą samą drogą wracała na górę. Z kolei sekretariat Dyrekcji wysyłał „teczką” na górę dokumenty do skserowania, bo jedyna w Pałacu Potockich kserokopiarka stała właśnie tam. I teczka i sznurek były wykorzystywane tak często, że trzeba było je systematycznie wymieniać. Nienaruszalność zawartości teczki miał gwarantować system spinaczy na każdej krawędzi teczki. Nie był to system w niezawodny….

Pracownicy BUW z zamkniętymi oczami potrafiliby trafić do Oddziału Administracji mieszczącego się na drugim poziomie. Mnogość codziennych spraw do rozwiązania sprawia, że jesteśmy tutaj częstymi gośćmi. A wrony siadające non-stop na parapecie gabinetu Pani Jolanty Durki sprawiają wrażenie zupełnie tego świadomych, bo zaglądają do pokoju z wielkim zaciekawieniem i pukając dziobami w szybę zdają się mówić: „A może i mój problem pomogłabyś mi rozwiązać…”

Dorota Bocian, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń

Zdjęcia: Jadwiga Antoniak