Oddział Przechowywania Zbiorów jest znany wszystkim po prostu jako Magazyn. Chociaż Magazyn, to także pomieszczenie – niedostępne dla czytelników miejsce magazynowania zwartego na poziomie 0,00. Magazynowanie zbiorów odbywa się tu na regałach jezdnych, kompaktowych. Książek i czasopism wydanych po 1800 r. jest tu 2,2 mln. woluminów (przy całych zasobach BUW wynoszących ok. 3,2 mln wol.). Od przeprowadzki do nowego gmachu w 1999 r. cały wpływ bieżący zbiorów dzielony jest między magazyn zwarty i Wolny Dostęp na poziomie 1 i 2.
Zamówienia czytelnicze drukują się w trybie ciągłym
Oddziału liczy 11 pracowników. Większość zespołu to pracownicy z kilkunastoletnim stażem zawodowym. Stanowimy zgrany, odpowiedzialny zespół reagujący profesjonalnie na potrzeby użytkowników, również na bieżąco zgłaszamy informacje odpowiednim jednostkom dotyczące zbiorów (np.: mylne sygnatury, lokalizacje, statusy, zapisy katalogowe). Pracujemy na 2 zmiany. Dostarczamy zamówione przez czytelników zbiory do czytelni i wypożyczalni, realizujemy także zamówienia wewnętrzne, tzw. służbowe. Zamówienia czytelnicze wpływają drogą komputerową, drukują się w trybie ciągłym bezpośrednio na stanowiskach obsługi w magazynie zwartym. Dla zamówionych przez czytelników książek, które nie są opracowane w systemie komputerowym, magazynierzy sporządzają tymczasowy skrócony opis, równocześnie nadając odpowiednie statusy z lokalizacją dla czytelni lub wypożyczalni. Opis jest uzupełniany po powrocie książki do BUW.
Oprócz bezpośredniej obsługi w magazynie zwartym prowadzimy tzw. gospodarkę magazynową. Przyjmujemy wpływ bieżący, ustawiamy zbiory wg sygnatur i zasobów, kontrolujemy ustawienie zbiorów na półkach w kolejności sygnatur, sprawdzamy stan zachowania zbiorów, typując do konserwacji, oprawy lub do zabezpieczenia w tekturki.
Kuponoteka
W strefie służbowej, w pok. nr 112, znajduje się tzw. kuponoteka. Służy do bezpośredniego kontaktu z pracownikami BUW w sprawach dotyczących zbiorów magazynowych. Obsługa kuponoteki zajmuje się rejestracją zbiorów wydanych do czytelni, realizuje i rejestruje zamówienia służbowe, jednocześnie prowadzi wyjaśnienia dot. zbiorów magazynowych. Na bieżąco kontrolujemy ruch zbiorów z i do magazynu, tzn. rozliczamy poszczególne zamówienia z liczby wydanych/zwróconych egzemplarzy.
Mając pod opieką tak znaczący zasób historyczny jak i współczesny, musimy zadbać o prawidłowe przechowywanie zbiorów. W pomieszczeniach magazynowych monitorujemy parametry przechowywania –temperaturę i wilgotność powietrza, dbamy o bezpieczeństwo zgromadzonych zbiorów.
Pracownicy oddziału mają kontakt praktycznie ze wszystkimi jednostkami BUW, na poziomie realizacji zamówień, opracowania, dotyczących konserwacji, wyjaśnień i poszukiwań zbiorów.
Łączna długość półek ze zbiorami w magazynie zwartym to 50 km.
Czytelnicy BUW przy przeglądaniu katalogów stykają się z następującymi typami sygnatur:
1 – do ponad 1 200 000 – numeracja bieżąca książek (numerus currens); stosowana dla wpływu od 1929 r. (zastąpiła sygnatury topograficzne);
01 – 04998 – wydawnictwa seryjne; oznaczone dla wpływu do 1948 r. (w jednostkowych przypadkach ciągi są kontynuowane do dziś);
05001 – do ponad 053000 – numeracja dla czasopism
S. 5001 – do ponad S. 17000 – wydawnictwa seryjne; oznaczenie dla wpływu od 1949 r.
T.1 – do ponad T.13000 – oznaczenie przejęte dla oznaczenia daru – Księgozbioru Towarzystwa Naukowego Warszawskiego
GZXIX15 – zbiory XIX w. (przykład sygnatury – utworzona w 2011 r. dla wpływu pozycji wydanych w latach 1801-1918)
Czytelnicy BUW stykają się z różnymi typami sygnatur
SYGNATURA TOPOGRAFICZNA – obejmuje zbiory datowane wpływem do 1929 r.
Składa się z czterech elementów cyfrowych przedzielonych kropkami. Poszczególne cyfry historycznie oznaczały miejsce przechowywania: salę, szafę, półkę, miejsce na półce.
4.11.2.28. – przykład sygnatury topograficznej (w jednostkowych przypadkach ciągi są kontynuowane do dziś – dla niektórych wydawnictw seryjnych)
T.8.3.12. – szczególny przypadek sygnatury topograficznej, litera T wskazuje, że pozycja pochodzi z księgozbioru Arkadego Tołoczanowa, przekazanego do BUW w 1897 r. (zob. M. Brykalska: Księgozbiór Arkadego Tołoczanowa w Bibliotece Uniwersytetu Warszawskiego. Wrocław-Warszawa, PWN 1960 r. – BUW Magazyn, sygn. 149420)
W magazyn zwartym przechowujemy także tzw. cimelia. Zbiory cimeliów tworzą szczególnie cenne i rzadkie druki nowe wydane po 1800 r. Przy danej sygnaturze występuje dopisek = Cim.
Wojciech Nowak, Oddział Przechowywania Zbiorów
Zdjęcia: Bartłomiej Karelin