Kultura w Sieci: Metodyki, etapy i narzędzia prowadzenia prac IT w instytucjach kultury

1 października uczestniczyłam w webinarium „Kultura w Sieci :  Metodyki, etapy i narzędzia prowadzenia prac IT w instytucjach kultury”, organizowanym przez Centrum Cyfrowe – Pracownię Otwierania Kultury. Prowadziła je Pani Karolina Szczepaniak – prawniczka oraz trenerka w obszarze nowych technologii.

Webinarium rozpoczęło się od kilku słów wprowadzenia, na temat tego czym jest  Transformator Kultury  – jest to kompendium wiedzy na  temat transformacji cyfrowej w instytucjach kultury.  Powstał w ramach projektu Otwarta Kultura, aby wspierać instytucje we wdrażaniu procesów otwartej digitalizacji i udostępniania zasobów.

Z efektywnym prowadzeniem projektów w instytucjach kultury ściśle związanych jest kilka zagadnień. Jednym z nich jest sposób myślenia skupiony na potrzebach użytkowników, tzw. User Centered Design. Polega ono na zadaniu sobie pytań: do kogo chcemy trafić?,  jakie problemy powinniśmy lub chcemy rozwiązać?, dla kogo projektujemy i po co?  Należy podjąć takie działania – w postaci testów, map empatii  – aby w pełni poznać oczekiwania naszych odbiorców. Mogą być nimi zarówno aktualni jak i przyszli potencjalni użytkownicy. W tworzeniu oferty kluczowa jest chociażby elementarna wiedza o nich. Prowadzenie badań publiczności jest coraz częstszą praktyką wśród instytucji kultury. Warto korzystać z takich wyników badań, ponieważ często są one ogólnie dostępne.

Kolejnymi ważnymi zagadnieniami, a w zasadzie narzędziami, z których powinno się skorzystać pracując nad projektem są „persony” i „mapy empatii”. Dzięki nim możemy lepiej poczuć i zrozumieć odbiorców. Warto wiedzieć, do kogo instytucja ma potrzebę dotrzeć oraz kim są osoby, które chciałaby zaangażować. Tworzenie person można zakorzenić w posiadanych danych lub stworzyć je bez oparcia w danych, a następnie zestawić z danymi i skorygować/zweryfikować nasze założenia.

szablon persony

szablon mapy empatii

Niezwykle ważne jest, aby stale testować  i sprawdzać wyniki naszej pracy. Weryfikacja naszych założeń i przyjętych rozwiązań to najlepszy sposób na upewnienie się, czy zmierzamy we właściwym kierunku Wcale nie musi to być kosztowny proces – czasem wystarczy zapytać kilka osób. Jest to również świetny sposób na zacieśnienie relacji z odbiorcami instytucji.

Mając na uwadze powyższe zmienne i potrzeby użytkowników powstał plan realizacji projektów cyfrowych (chodzi o realizację  projektu – nie produktu; aplikacja czy strona internetowa to tylko narzędzia, za pomocą których realizujemy zadania projektu).

 

Plan został podzielony na 6 etapów:

Etap 1 – Strategia projektu – tu powinniśmy ustalić jaka jest strategia i misja całej instytucji. Odnosząc się do tych informacji możemy założyć, jaki powinien być cel i strategia samego projektu. Na tym etapie dokonujemy również wyboru osoby odpowiedzialnej za projekt. Aktywnie włączyć się tu powinni dyrekcja, pracownicy mający kontakt z publicznością oraz kierownicy działów. Na tym etapie pomocne może być :

– określenie kontekstu projektu – np. chcemy aby w czasach pandemii nasza instytucja była bardziej dostępna, w taki sposób aby możliwie jak najbardziej ograniczyć konieczność fizycznej obecności naszych odbiorców; kontekstem będzie tu pandemia;

– zdefiniowanie celu projektu – celem – większa dostępność;

– zdefiniowanie kryteriów sukcesu projektu – np. dostępność  zasobów online oraz ich wykorzystywanie;

– zebranie i analiza jak największej liczby informacji na temat grup odbiorców  –ankiety, rozmowy, zrozumienie dla której grupy odbiorców kontekst pandemii jest najbardziej problematyczny w uczestniczeniu w dostępie do kultury;

– określenie ramowego budżetu projektu – chodzi o ustalenie „widełek”: potrzebujemy 10 000 czy 100 000 zł?

– zdefiniowanie ograniczeń – ograniczeniem może być budżet, czas – gdy szybko trzeba wdrożyć jakieś rozwiązanie;

– analiza możliwości promocyjnych – działaniami takimi można zająć się już wcześniej, nie na samym końcu, aby odpowiednio wcześnie móc je wdrożyć.

 

Etap 2 – Wizja produktu – w zależności od budżetu i wielkości projektu tu zastanawiamy się jakie rozwiązanie cyfrowe mogłoby rozwiązać nasz cel. Można zaprosić osobę z zewnątrz aby wspomogła zespół kreatywny, warto wykorzystać też szablon wysiłku i wpływu.

Na tak wczesnym etapie dobrze jest też mieć informację od dyrekcji, kto podejmuje decyzje w projekcie – chodzi o to aby nie spowalniać projektu ograniczając się wyłącznie do decyzyjności przełożonych.

Wśród kroków, które pomogą zrealizować ten etap znajdują się:

– zebranie zespołu kreatywnego;

– wytworzenie pomysłów i zderzenie ich z krytyką;

– weryfikacja i preselekcja pomysłów na podstawie budżetu, wpływu na osiągnięcie celu, potrzeb grup docelowych;

– opracowanie wizji produktu dla wybranych pomysłów, które zostaną przedstawione osobom decyzyjnym w projekcie, np. dyrekcji.

 

Etap 3 – Projekt i specyfikacja – na tym etapie podejmujemy już decyzję, jakie narzędzie cyfrowe zamierzamy stworzyć  – stronę  internetową, aplikację itd. Efektem etapu jest specyfikacja produktu. Powinni tu uczestniczyć – oprócz lidera projektu – przedstawiciele grup docelowych, eksperci zewnętrzni, kierownik działu IT lub osoba, która ma wiedzę na temat infrastruktury technicznej instytucji. Aby dobrze zrealizować ten etap projektu, należy:

– przygotować studium wykonalności;

– opracować proof of concept – wykazać słuszność zastosowania danego pomysłu, jeżeli wymaga tego produkt;

– opracować założenia UX produktu;

– opracować specyfikację funkcjonalną oraz pozafunkcjonalną produktu. Ważne jest, aby dokładnie opisać co i dlaczego chcemy otrzymać (np. zakładając, że budujemy dom –  chcemy być ekologiczni i dlatego zakładamy panele słoneczne);

– sprecyzować budżet projektu;

– stworzyć dokumentację projektu;

– określić kluczowe kompetencje potrzebne do budowy produktu i realizacji całego projektu.

 

Etap 4 – Organizacja Zespołu i Zamówienia – mamy już fundament, jakim jest specyfikacja produktu i zespół odpowiedzialny za jego budowę. Ważne jest, aby zespół był interdyscyplinarny – aby były w nim osoby merytoryczne i technologiczne. Dodatkowo powinniśmy określić jakie kompetencje mamy w zespole, a jakich powinniśmy poszukać u profesjonalnych dostawców. Etap ten jest również bezpośrednio związany z przeprowadzeniem procesu zamówienia regulowanego prawem zamówień publicznych. Konieczne jest przygotowanie odpowiedniej umowy, której treść, będzie czytelna zarówno dla prawników, jak i dla osób bezpośrednio związanych z jej wykonaniem.

Pomocne będzie tu:

– zmapowanie kompetencji;

– dogłębna analiza procesów w instytucji, w tym jej słabych i mocnych punktów;

– wybór i umocowanie liderów, którzy zadbają o przeprowadzenie postępowania „zakupowego”, a następnie o należyte wykonanie umowy;

– wybór ścieżki formalnej, w ramach której zostanie nawiązana współpraca z zewnętrznymi ekspertami oraz dostawcami;

– przygotowanie dokumentacji przetargowej i umowy;

– przeprowadzenie procedury wyłonienia wykonawców;

– podpisanie umowy (ważne jest żeby prawnik dobrze rozumiał projekt, aby stworzyć odpowiednią umowę).

 

Etap 5 – Budowa produktu – decydujemy, jaki będzie tryb i harmonogram pracy naszego zespołu. Określamy też tzw. kamienie milowe wdrożenia – zestaw konkretnych zdarzeń w harmonogramie, które podsumowują wykonanie danego zadania bądź zadań. Efektem etapu jest wdrożony produkt.

Kroki, które będą tu pomocne to:

– ustalenie zasad kontaktu z wykonawcą;

– określenie ról i odpowiedzialności członków zespołu projektowego;

– stworzenie jasnych reguł procesu decyzyjnego i zasad zarządzania zmianami w projekcie;

– wskazanie ekspertów merytorycznych wewnątrz instytucji (np. kuratorów) oraz określenie zasad ich współpracy z wykonawcą;

– stworzenie podstaw projektu graficznego (na podstawie wytycznych z etapu 3);

– określenie kamieni milowych wdrożenia;

– uporządkowanie i priorytetyzacja listy funkcjonalności, np. w formie backlogu produktu;

– budowa, odbiór przyrostów, zarządzanie zmianą, testy;

– testy akceptacyjne;

– przygotowanie infrastruktury koniecznej dla funkcjonowania produktu;

– odbiór;

– uruchomienie;

– szkolenie pracowników, odbiór dokumentacji poprojektowej.

 

Na tym etapie warto zwrócić też uwagę na metodyki prowadzenia projektów:

• Metodyki zwinne – cechuje je duża decyzyjność lidera oraz postawienie na interoperacyjność. Jest jeden zespół, składający się z osób posiadających różne kompetencje, który pracuje nad zadaniem. Efekty oraz budżet projektu są na bieżąco weryfikowane.
• Metodyki kaskadowe – polegają na realizowaniu po kolei etapów projektu, a efekt użytkownik może zobaczyć dopiero na samym końcu. Jeśli wynik projektu nie jest zadowalający, oznacza to jakieś niezrozumienie na etapie komunikacji . Drugim występującym tu problemem jest czas. Projekty zarządzane kaskadowo trwają długo, co jest niekorzystne przy szybko rozwijających się technologiach (nawiązując do przykładu „budowy domu”– bardzo dobrze, że mamy zamontowane panele ekologiczne, ale w międzyczasie powstała już jakaś inna, wydajniejsza technologia).

 

Etap 6 – Życie po wdrożeniu – efektem tego etapu jest rozwój i aktualizacja. Produkty cyfrowe szybko się starzeją i ich istnienie traci sens, jeżeli nie są aktualizowane lub rozwijane. Bardzo ważne jest, aby uwzględnić ten etap podczas planowania harmonogramu i budżetu. Pomocne przy realizacji etapu jest:

– wyznaczenie opiekuna produktu;

– aktualizacja produktu;

– zarządzanie gwarancją produktu (trzeba rozłożyć budżet w taki sposób, aby również po zakończeniu projektu można było wprowadzać zmiany, naprawy);

– analiza danych na temat zachowań użytkowników;

– tworzenie wizji rozwoju produktu (nowe funkcjonalności);

– wdrożenie wybranych pomysłów;

– działania promocyjne.

 

Podsumowując całe webinarium Pani Karolina Szczepaniak wyszczególniła kilka ważnych przesłanek:

– uważaj na „przecież to oczywiste” – każdy może inaczej rozumieć rzeczywistość lub coś postrzegać;

 – nie bój się pytać – posługujemy się różnym językami, mamy różne doświadczenia, dane słowo może dla nas oznaczać coś zupełnie innego niż dla innej osoby;

– trudne rzeczy nie powinny być zbyt długo rozwiązywane – jest to skierowane do liderów  projektu:  jeżeli projekt zatrzymał się na jakimś etapie wtedy warto wspólnie z osobą odpowiedzialną rozwiązać problem, zapytać co się dzieje. Powinno się weryfikować takie sytuacje na bieżąco, odwlekanie w czasie nie przynosi niczego dobrego;

– zawsze testuj z użytkownikiem końcowym!

– zakładaj dobrą wolę, dbaj o komunikację i atmosferę w zespole – wszyscy ”gramy do tej samej  bramki” i chcemy stworzyć jak najlepszy produkt;

– dbaj, by projekty nie były przeciągnięte – im dłużej trwa projekt tym jest on tak naprawdę droższy;

– zarezerwuj budżet na życie po wdrożeniu.

Uważam, że udział w  webinarium na temat tworzenia projektów cyfrowych był dobrą decyzją. Myślę, że wiedza i doświadczenie osoby będącej praktykiem w danej dziedzinie są niezwykle cenne i wartościowe. Cieszę się, że mogłam uczestniczyć w tym wydarzeniu.

 

Dorota Kuźnicka, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych