O windykacji w BUW słów kilka … ku przestrodze czytelników

W powszechnej opinii słowo „windykacja” nie kojarzy się najlepiej. Złą sławą owiane są zwłaszcza działania firm windykacyjnych. Czym jest zatem windykacja? Dochodzeniem roszczeń w sposób określony w obowiązujących przepisach prawnych. Już samo to stwierdzenie może budzić obawy. Czy użytkownik biblioteki może być zagrożony takim działaniem?

Przeciętny czytelnik wypożycza książki, jest świadomy, że powinien je zwrócić w wyznaczonym terminie, ale czasami tego nie czyni przez kilka dni lub tygodni. Po czym oddaje książki, zwykle płaci wyznaczoną karę za ich przetrzymanie i znowu może korzystać ze zbiorów w domu. I tak jest prawie w każdej bibliotece publicznej czy uczelnianej, również w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie.

Ale cóż się dzieje, gdy czytelnik BUW nie zwraca wypożyczonych pozycji przez kilka miesięcy lub lat? Przyczyn jest wiele: przeprowadził się, przerwał studia, zachorował itd., w rezultacie zapomniał. W tym samym czasie BUW przesyłał na jego adres mailowy, zapisany na koncie bibliotecznym, kolejne powiadomienia systemowe, pierwsze – na dwa dni przed wyznaczonym terminem zwrotu, po przekroczeniu tej daty – trzy monity w miesięcznych odstępach, a po 180 dniach od terminu zwrotu – monit z rachunkiem. Jeśli nie odniosły one spodziewanego skutku, wtedy BUW uruchamia procedurę przedwindykacyjną. Procedura ta zakłada w stosunku do czytelników długoterminowo przetrzymujących materiały biblioteczne wszczęcie działań polubownych, zwanych też „windykacją miękką”.

Takie osoby często nieopatrznie bagatelizują rzecz. A jest to problem zarówno ich, jak i Biblioteki. Czytelnicy zwykle nie zdają sobie sprawy, zapisując się do BUW, że tym samym zawarli umowę cywilnoprawną, która obliguje ich do przestrzegania przewidzianych w Regulaminie udostępniania zbiorów przepisów, w tym terminowego zwrotu wypożyczonych materiałów i zapłaty za ich przetrzymanie. Z drugiej strony Uniwersytet jako instytucja publiczna (także i  BUW) jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa, m.in. w zakresie finansów publicznych i rachunkowości, o czym użytkownicy też zdają się nie wiedzieć, a przecież księgozbiory stanowią majątek uczelni.

Działania polubowne obejmują nawiązanie kontaktu telefonicznego i/lub mailowego z czytelnikiem, następnie niezwłoczne przesłanie mailem pełnej informacji o stanie konta bibliotecznego, zawierającej wykaz książek przetrzymanych z szacunkowo naliczoną opłatą i określenie trybu uregulowania zaległości, tj. zwrotu książek i dokonania wpłaty należności. W przesłanej wiadomości znajduje się pouczenie o konsekwencjach prawnych w przypadku braku reakcji ze strony czytelnika: przekazaniu sprawy do Biura Prawnego UW w celu skierowania jej na drogę postępowania sądowego oraz dokonaniu wpisu do Krajowego Rejestru Długów (KRD).  I to jest dla czytelnika ostatni moment, by zająć się zaległą sprawą i zakończyć ją w miarę bezboleśnie.

Trzeba pamiętać, że obecnie opłata za przetrzymanie książki wynosi 0,40 zł za 1 wol./1 dzień (z wyłączeniem niedziel, świąt i dni zamknięcia BUW). Przykładowo przetrzymanie 5 pozycji przez miesiąc to kwota ok. 50 zł, przez pół roku – ok. 300 zł, po dwóch latach wzrasta prawie do 1000 zł, a to jest już spora suma, trudna do natychmiastowej spłaty.

Dlatego BUW zapewnia warunki do rozwiązania problemu, czyli przypomina o obowiązku zwrotu egzemplarzy i zapłaty za czas ich przetrzymania, ale jednocześnie jest otwarty na propozycje czytelników. I tak w przypadku zagubienia lub zniszczenia czytelnik ma do wyboru dwie opcje: może odkupić identyczne lub nowsze wydanie dzieła lub wpłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości wyznaczonej przez Bibliotekę.

Jednocześnie, jeśli kwota do zapłaty za przetrzymanie przekracza możliwości dokonania jednorazowej wpłaty, Biblioteka daje szansę spłaty długu w miesięcznych ratach. W wyjątkowych wypadkach losowych (np. przewlekła choroba) istnieje możliwość umorzenia części należności, ale każda taka sprawa rozpatrywana jest indywidualnie i wymaga złożenia umotywowanego podania do Dyrekcji BUW.

Warto przy tym wiedzieć, że BUW nie przyjmuje książek oferowanych przez czytelników w zamian za pozycje zagubione/zniszczone lub jako ekwiwalent opłaty za przetrzymanie, co czasem praktykują inne biblioteki.

Cóż jednak, jeśli czytelnik jest nadal „oporny”: nie współpracuje z nami, nie dotrzymuje ustalonych warunków i terminów, po prostu gra na zwłokę? Niestety, tu już „zabawa” się kończy. Sprawę kierujemy do Biura Prawnego UW, które rozpoczyna procedurę windykacyjną. Do dłużnika wysyłane jest listem poleconym Ostateczne wezwanie do zapłaty, zawierające oprócz spisu przetrzymanych książek i kwoty należności wraz z wyznaczonym terminem jej wpłaty, także ostrzeżenie o wszczęciu postępowania sądowego i wpisie do KRD (którego skutki mogą być bardzo dotkliwe, zwłaszcza że informacja o zadłużeniu jest upubliczniona do 6 lat w przypadku braku zapłaty). Należy pamiętać, że odebranie przez dłużnika wezwania nie jest warunkiem koniecznym do umieszczenia go w KRD.

Ostateczne wezwanie jest ostatnią propozycją polubownego rozwiązania sporu. Jeśli nie zadziała, prawnicy kierują sprawę do sądu, a dłużnik powinien się liczyć z dodatkowymi kosztami postępowania sądowego i wcale nierzadko egzekucyjnego (komorniczego). Ale istnieje „koło ratunkowe”– zawarcie ugody, które jest możliwe na każdym etapie windykacji.

Opcji „ratunkowej” nie należy wiązać z amnestią (abolicją), czyli umorzeniem długów przy zwrocie przetrzymanych książek, która w środowisku bibliotek publicznych jest dość znana, a rozpowszechniona zwłaszcza w majowym Tygodniu Bibliotek. W bibliotekach uczelnianych studenci też korzystali z abolicji, nieraz jej jednak nadużywając. Jako anegdotę można przytoczyć przypadek sprzed kilku lat, gdy studenci jednej z uczelni nie mogąc doczekać się corocznej amnestii, napisali w tej sprawie petycję do rektora.

Wyniki przeprowadzonej niedawno w BUW ankiety wśród użytkowników wskazują, że podobnie jak naliczanie opłat za przetrzymanie książek ma zwolenników i przeciwników, tak też jest w kwestii amnestii. W nowym gmachu Biblioteki na Powiślu amnestia była kilkakrotnie przeprowadzana, ale wycofaliśmy się z jej stosowania. Na powtarzany postulat czytelników, by amnestia była cyklicznie ogłaszana, stanowczo nie zgodziła się obecna Dyrektor BUW, argumentując, że byłoby to niemoralne, nieuczciwe w stosunku do regularnie płacących małe kwoty i na długi czas blokowałoby innym dostęp do popularnych książek.

Na zakończenie rada dla czytelników: korzystajcie ze zbiorów BUW, czytajcie książki w domu, ale oddawajcie je w wyznaczonym terminie, a gdy przypadkiem termin ten przekroczycie, nie zwlekajcie nadal ze zwrotem. To się naprawdę nie opłaca!

Pamiętajcie, że pracownicy Biblioteki służą radą i pomocą. Agendą wyspecjalizowaną w rozwiązywaniu trudnych spraw jest Samodzielne stanowisko ds. obsługi użytkowników BUW ulokowane w pok. 143a. Tu czytelnicy mogą zgłosić problemy, dotyczące wypożyczonych książek (również na adres: reklamacje.buw@uw.edu.pl). Dzięki dobrej współpracy zawsze można znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony.

 

Uwagi dodatkowe:

1. Biblioteka ma prawo stosować kary za przetrzymanie książek w myśl Ustawy o bibliotekach z dn. 27.06.1997 r. (art.14).
2. Zasady wypożyczania zbiorów poza BUW opisane są w §5 Regulaminu udostępniania zbiorów BUW, stanowiącym zał. 2 do Regulaminu Biblioteczno-Informacyjnego UW, wprowadzonego uchwałą nr 300 Senatu UW z dn. 18.04.2018 r. W ust.10 podane są sankcje za niedotrzymanie terminu zwrotu książek, wśród nich p. 5 w brzmieniu: „ w przypadku, gdy działania przedwindykacyjne BUW (wysyłanie monitów na adres e-mail) nie przynoszą skutku, podjęcie działań windykacyjnych, w tym dochodzenie roszczeń BUW na drodze sądowej oraz występowanie o dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Długów”.
3. Wysokość opłat nie jest uregulowana odgórnie w przepisach prawa, zatem każda biblioteka może dowolnie je ustalać. W BUW podana jest w Wykazie opłat, wprowadzonym Zarządzeniem nr 66 Rektora UW z dn. 27.09.2017 r.
4. Procedury przedwindykacyjna i windykacyjna stosowane w BUW są oparte na Procedurze dochodzenia wierzytelności UW, zał. 2 do Zarządzenia nr 63 Rektora UW z dn. 18.06.2018 r. ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem nr 97 z dn.11.09.2018 r.
5. Dyrektor BUW ma prawo, w wyjątkowych przypadkach, umarzać opłaty na podstawie ww. Zarządzeń Rektora UW.

 

Elżbieta Petrović, Oddział Udostępniania