Open your mind, czyli o szkoleniu nie tylko z Almy i Primo

Poszukiwanie odpowiedniej biblioteki na szkolenie w ramach programu Erasmus jest jednym z trudniejszych zadań związanych z wyjazdem. BUW jest biblioteką wyjątkową, nowoczesną, nastawioną na użytkownika, z budynkiem, który jak magnes przyciąga czytelników, Warszawiaków oraz turystów. Szukaliśmy biblioteki równie ciekawej i nowoczesnej. Nasz wybór padł na Biblioteca Universitaria de Deusto w Bilbo (Bilbao; na potrzeby artykułu używamy nazw miejscowości w jęz. baskijskim) i w Donostii (San Sebastian).

Universidad de Deusto to prywatna uczelnia w Kraju Basków, założona w 1886 r. w odpowiedzi na potrzeby zamożnych Baskijczyków chcących kształcić swoje dzieci w Baskonii. Prowadzenie uczelni powierzono Jezuitom. Nazwa “Deusto” pochodzi od miejscowości, w której powstała uczelnia (dziś to fragment Bilbo). Uczelnia od zawsze stawiała na nowoczesność, jako jedna z pierwszych zaczęła kształcić informatyków, wspierała i wspiera obecność kobiet w naukach ścisłych (nagroda Premio Ada Byron przyznawana jest od 2014 r.), od dwóch lat prowadzi wydział lekarski.

Universidad de Deusto posiada dwa główne kampusy – w Bilbo (Bilbao) i Donostii (San Sebastian). W obu kampusach funkcjonują dwie ściśle ze sobą współpracujące nowoczesne biblioteki. Gmach biblioteki w Bilbo został zaprojektowany przez znanego hiszpańskiego architekta – Rafaela Moneo. Architekt podjął się trudnego zadania zaprojektowania gmachu, który będzie współtworzył tkankę miasta i jednocześnie będzie pełnym szacunku ukłonem w stronę imponującego sąsiada – niepowtarzalnego Muzeum Guggenheima Franka Gehry’ego. Efekt jest perfekcyjny, gmach biblioteki w stonowanej formie, ale jednak przyciągającej wzrok, znakomicie funkcjonuje w pobliżu Muzeum Guggenheima, wieży Cesara Pelli, audytorium Álvaro Siza dla Uniwersytetu Kraju Basków w otoczeniu parku i licznych kawiarni.

Sam Kraj Basków jest trudny do wyznaczenia. Na oficjalnych mapach jest to jeden z regionów Hiszpanii (trzy prowincje), w rzeczywistości to siedem prowincji leżących w Hiszpanii i we Francji. Baskowie są narodem bezpaństwowym. Jak pisze Katarzyna Mirgos:

Mieszkańcy innych krajów europejskich […] postrzegają Basków przede wszystkim w kontekście postaw niepodległościowych i patriotycznych, a także skłonności do przemocy. Jednocześnie wzrosła liczba pozytywnych opinii na ich temat – część badanych uważa ich za ludzi pracowitych, szlachetnych i gościnnych. Choć warto podkreślić, że niektórym obszar ten jest zupełnie nieznany. Obcy do tego stopnia, że nie potrafią umiejscowić go na mapie Europy

K. Mirgos. Gure: historie z Kraju Basków, Wołowiec 2020, s. 27

Również nam towarzyszyło przeświadczenie, że trafiliśmy do kraju ludzi znakomicie zorganizowanych, pochłoniętych pracą, zdystansowanych, dumnych  i jednocześnie niezwykle życzliwych. Oficjalnie byliśmy w Hiszpanii, ale począwszy od chmur ciągle wiszących nad naszymi głowami, poprzez soczystą zieleń gór, znakomitą organizację każdego skrawka życia, czy początkowo lekką powściągliwość gospodarzy, mieliśmy poczucie odrębności Baskonii. Szukając dojrzałego wdrożenia Almy i Primo, znaleźliśmy także kraj ze wspaniałą kulturą i tradycją. I choć, rzecz jasna, to szkolenia w bibliotekach w Bilbo i Donostii zdominowały nasz pobyt w Baskonii, to gospodarze zadbali także o czas na rozmowy o baskijskiej tożsamości.

Alma i Primo

Głównym celem naszego szkolenia było możliwie najdokładniejsze poznanie Almy i Primo. Universidad de Deusto był pierwszą uczelnią w Kraju Basków i jedną z pierwszych w Hiszpanii wdrażającą Almę i Primo. Wcześniej, na przestrzeni dwudziestu lat, biblioteka zmieniała system kilkukrotnie. Biblioteka w Bilbo ma więc nie tylko bogate już doświadczenie w użytkowaniu produktów Ex Libris, ale także ciekawe doświadczenia w użytkowaniu innych systemów bibliotecznych i w ich implementacji. Bez cienia wątpliwości wszyscy pracownicy biblioteki przyznawali, że obecny system jest najlepszym rozwiązaniem, ale też wymaga zupełnie innego podejścia do procesów bibliotecznych. Hasło “Open your mind” wielokrotnie padało zarówno z ust Pani Dyrektor Soledad Galarragi, jak i z ust poszczególnych pracowników obu bibliotek.

Wdrażanie Almy w Bilbo zaczęło się dosyć standardowo – od procesów związanych z katalogowaniem i udostępnianiem, a zakończyło na procesach związanych z gromadzeniem. Obecnie Alma obsługuje wszystkie procesy biblioteczne. Czas przysposobienia książki od zakupu do umieszczenia jej na półce w wolnym dostępie nie może trwać dłużej niż 14 dni (na ogół jest on o wiele krótszy). Taki termin został ustawiony w samym systemie i po 14 dniach książka automatycznie staje się widoczna dla czytelnika. To, jak przyznali bibliotekarze, jest motywujące do szybkiego działania i choć czas ten można ręcznie wydłużyć, z takiej możliwości korzystają sporadycznie, najczęściej w odniesieniu do wyjątkowo trudnych do opracowania książek.

Co zwróciło naszą szczególną uwagę (ze względu na odmienność i podobieństwo do znanych nam z BUW rozwiązań)?

Gromadzenie

Zbiory kupowane są zgodnie z zapotrzebowaniem użytkowników zgłaszanym poprzez specjalny formularz w Primo. Społeczność akademicka na bieżąco sygnalizuje swoje potrzeby, chętnie korzystając z formularza. Bibliotekarze nie oceniają zasadności zgłoszonego zakupu (zdarza się, że podane dane bibliograficzne publikacji wymagają wyjaśnień), zamówienia przyjmują  do realizacji i szukają najkorzystniejszej cenowo oferty (na ogół są to stali kontrahenci z najlepszymi rabatami). Niezrealizowane zamówienie Alma automatycznie przypisuje kolejnemu kontrahentowi. Bibliotekarze nie muszą na bieżąco także kontrolować stanu budżetu – środki finansowe przeznaczone na zakupy nowości są adekwatne do potrzeb. Biblioteka nie kupuje zbiorów specjalnych (w przypadku tej biblioteki – starych druków), kolekcja poszerzana jest wyłącznie o dary.

W Almie precyzyjnie można określić, na jakim etapie procesów bibliotecznych jest dana książka (wiadomo, kto aktualnie daną książką się zajmuje, jak długo, jaki to jest proces itd.). Już na etapie gromadzenia tworzony jest rekord egzemplarza (nawet, jeśli fizycznie książki jeszcze nie ma w bibliotece). I ten item podlega dalszym pracom w kolejnych procesach. W systemie widoczne są faktury, szybko można ustalić liczbę transakcji z danym dostawcą. Biblioteka nie jest beneficjentem egzemplarza obowiązkowego, nie ma też potrzeby rejestrowania darów nieprzyjmowanych do zbiorów. Część naszych szczegółowych pytań ze względu na odmienny charakter biblioteki pozostało bez odpowiedzi, ale z sugestiami, że “nasze” problemy na pewno można odpowiednio zrealizować w Almie.

Biblioteka w Donostii gromadzi książki za pośrednictwem biblioteki w Bilbo.

Opracowanie

Biblioteka w Bilbo posiada ok. 1 mln zbiorów bibliotecznych, całość jest skatalogowana w katalogu online. Biblioteka w zasadzie nie współpracuje z innymi bibliotekami w zakresie współkatalogowania, ma dostęp do rekordów w katalogu centralnym REBIUN, jednak z uwagi na konieczność poprawiania błędów, czy dostosowywania rekordów do własnych potrzeb, woli katalogować samodzielnie. Biblioteka tworzy szczątkową kartotekę haseł wzorcowych, koncentrując się na hasłach osobowych, rekordy nie są rozbudowane i mają spełniać podstawowe funkcje identyfikujące osobę (na ogół obok formy podstawowej zawierają tylko jedno pole 400 z odmienną formą nazwiska, specyficzną dla nazwisk hiszpańskich). Nie jest to rozwiązanie idealne, jednak zmiany w rozbudowie kartotek nie są brane pod uwagę. Sam proces katalogowania trwa różnie, w zależności od skomplikowania książki, „bywa, że po 5 min książka jest gotowa do przekazania dalej”.

Przechowywanie

Nowości trafiają głównie do wolnego dostępu, który bezustannie jest dostosowywany do potrzeb czytelników. W wolnym dostępie stosowana jest klasyfikacja UKD. Na każdym piętrze wprowadzono odmienny system kolorów naklejek na książkach, żeby łatwiej było zidentyfikować szukany zasób. Książki zabezpieczane są podwójnie – etykietami RFID oraz paskami magnetycznymi. UKD, podobnie jak KBK, nie jest klasyfikacją idealną, problemy z książkami wielotematycznymi czy seriami wydawniczymi, znane są także w Bilbo. Magazyn zamknięty ma spełniać funkcję magazynu książek cieszących się mniejszym zainteresowaniem, przechowywane są w nim także zbiory kartograficzne (również cieszące się obecnie niewielkim zainteresowaniem). Biblioteka aktywnie zarządza zbiorami w wolnym dostępie, dbając o ciągłą aktualność księgozbioru. W rejestrach transakcji dotyczących danej książki znajdują się także te dotyczące wolnego dostępu (każda książka odłożona na wózek jest sczytywana na stanowiskach w czytelni). Biblioteka posiada więc pełną informację o liczbie udostępnień książek z wolnego dostępu, co wykorzystuje w zarządzaniu księgozbiorem.

Biblioteka w Donostii nie przeniosła jeszcze całości swoich zbiorów do nowej przestrzeni. Większość zbiorów przechowywana jest w magazynie zamkniętym, bez możliwości udostępniania. Podczas naszego pobytu biblioteka w Donostii obchodziła pierwszą rocznicę funkcjonowania w nowej przestrzeni; rocznica ta nie była w żaden sposób świętowana, nie licząc naszych odwiedzin 🙂

Udostępnianie

W bibliotece w Bilbo obowiązuje system rezerwacji konkretnych miejsc w czytelniach, wprowadzony w związku z pandemią, ale na tyle dobrze sprawdzający się, że nie ma planów rezygnacji z niego. Biblioteka posiada kilka czytelni na kilku piętrach. Przestrzenie czytelni i wolnego dostępu tworzą odrębne strefy. Czytelnicy mogą się swobodnie poruszać pomiędzy książkami w wolnym dostępie a swoim miejscem w czytelni, a sam wolny dostęp jest zorganizowany bardziej jako otwarty magazyn a nie jako miejsce do pracy dla czytelników. Wszystkie procesy związane z udostępnianiem odnotowywane są na koncie czytelnika, także miejsce w czytelni traktowane jest jako zamówienie i wchodzi w skład limitu wypożyczeń. Standardowy czas wypożyczenia książek studentom to 15 dni. Biblioteka szybko reaguje na książki niezwrócone na czas i choć nie pobiera opłat za ich przetrzymanie, to nie ma też problemu z odzyskiwaniem niezwróconych książek.

Biblioteka w Donostii koncentruje się na udostępnianiu najnowszych publikacji, a zwłaszcza na udostępnianiu sal pracy grupowej, do których można zamawiać zbiory (także z biblioteki w Bilbo, które są bezpłatnie dostarczane pocztą do Donostii). W bibliotece przygotowano ponad dwadzieścia sal pracy grupowej, część z nich z możliwością połączenia w jedną większą przestrzeń. Działalność biblioteki w Donostii  została przekierowana na udostępnianie komfortowej przestrzeni, najpotrzebniejszych publikacji książkowych oraz dostępu do zbiorów i urządzeń elektronicznych.

Szkolenia i współpraca z naukowcami…

…to duża część działalności biblioteki. Spadająca liczba wypożyczeń powoduje, że biblioteka poszukuje coraz to nowych przestrzeni działalności. Bibliotekarze szkolą m.in. z zasobów elektronicznych, zajmują się bibliometrią, przygotowują materiały nt. publikowania w open access.

Bardzo lubiłam pracę w wypożyczalni, ale zmian w zwyczajach czytelników nie da się nie zauważać, musiałam zająć się szkoleniami, tutorialami, współpracą z naukowcami. Teraz moje nowe zadania także bardzo lubię.

Karmela

Szkolenia biblioteczne nie są obowiązkowe na uniwersytecie, zainteresowanie nimi jest na różnym poziomie. Obie biblioteki starają się mieć bogate oferty szkoleń i rozwijać się w tym kierunku.

Obsługa informatyczna

Systemem Alma i Primo opiekuje się jedna osoba (bibliotekarz). W obu bibliotekach pracuje jeden informatyk, pomoc drugiego zapewnia administracja uczelni. Nie jest to stan w pełni zadowalający, ale też nie jest powodem do narzekań. Biblioteki są mocno powiązane z administracją uczelni i wiele spraw organizacyjnych zależy od decyzji administracji uniwersytetu (np. sale pracy dla pracowników naukowych w gmachu biblioteki w Bilbo zarządzane są przez administrację uczelni; decyzja o zmianie strony www biblioteki nie zapadła w bibliotece, tylko wynikała ze zmian strony głównej uniwersytetu).

Na uczelni studiuje ok. 10 tys. studentów, w obu kampusach pracuje 43 bibliotekarzy. W mniejszej bibliotece w Donostii pracuje tylko 10 osób i żeby wszystko sprawnie działało, to w obsługę użytkowników zaangażowani są prawie wszyscy. Przestrzenie biblioteczne zostały zaprojektowane nowocześnie, “biura” pracowników w Bilbo to przeszklone pomieszczenia typu open space, dzielące szklane ściany m.in. z czytelnią. Być może jest to klucz do dobrej organizacji, stworzenia atmosfery szybkiej, intensywnej pracy? Nam te warunki pracy wydały się aż nazbyt nowoczesne i mało komfortowe. “Przyzwyczailiśmy się” odpowiadali bibliotekarze na nasze pytanie o ich stanowiska pracy.

Almę i Primo poznawaliśmy krok po kroku. Czasu było za mało, żebyśmy mogli w systemie pracować, ale starano się nam precyzyjnie i praktycznie pokazać wszystkie procesy. Oprócz szkolenia mogliśmy poznać piękne kampusy w Donostii i w Bilbo. Dzięki uprzejmości emerytowanego prof. Anselmo del Moral Bueno zwiedziliśmy najciekawsze zakamarki kampusu Deusto. Profesor okazał się fascynującym gawędziarzem, przedstawionej przez niego historii uczelni słuchaliśmy z zapartym tchem. Wraz z profesorem odwiedziliśmy także laboratorium nowoczesności – FabLab. Pokaz drukarek 3D i innych ciekawych urządzeń był tłem do fantastycznego wykładu o poszukiwaniu najlepszych rozwiązań i szacunku dla czasu, o ciągłym myśleniu, co możemy zrobić lepiej, inaczej, szybciej. Ta otwartość na zmiany i perfekcyjna organizacja towarzyszyła nam podczas naszego całego pobytu w Baskonii.

Zapraszamy na krótką wirtualną wycieczkę po Bilbo.

Tekst i zdjęcia: Magdalena Rowińska, Aneta Chmielnicka-Wójcik, Maciej Jabłoński, Beata Kowaleczko.