Osoby dramatu:
Maciej Jabłoński, Paweł Rygiel, Leszek Śnieżko (wszyscy Centrum Nukat)
Miejsce:
ABES – Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (Montpellier -Francja)
Kiedy późną słotną jesienią 2017 r. powstał pomysł aplikowania o wyjazd w ramach programu szkoleniowego Erasmus+, naszą pierwszą myślą było: musi być pewność ciepłej i słonecznej pogody 🙂 Po kilku chwilach namysłu i wahania postanowiliśmy wysłać zapytanie do ABES (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur), ośrodka w Montpellier. Zauważyliśmy, że ma on zbliżony zakres działania do Centrum NUKAT. Między innymi tworzony jest tu katalog centralny zbiorów bibliotek naukowych i szkół wyższych. Stąd nasza chęć zdobycia informacji, w jaki sposób zorganizowana jest praca w samej instytucji oraz współpraca w ramach katalogu centralnego we Francji. Nie bez znaczenia była zapowiedź pięknych okoliczności przyrody w czasie wolnym od spotkań i wykładów. Po otrzymaniu akceptacji przez stronę francuską i ustaleniu terminu (9-13 kwietnia 2018 r.) z niecierpliwością czekaliśmy na wyjazd. I nie zrażały nas niepokojące prognozy pogody pokazujące w tym okresie ulewne deszcze oraz temperaturę nie przekraczającą 20 stopni Celsjusza. Uważaliśmy, że to jakaś pomyłka, żeby wiosną nad Morzem Śródziemnym, gdzie częściej można oglądać słońce niż chmury możliwy był deszcz. I to przez cały tydzień! Nie, to zupełnie niemożliwe. A jednak. Szok pomieszany z niedowierzaniem. Światowe serwisy nie myliły się. Nie była to normalna dla tej pory roku pogoda. Jak mówili miejscowi, normalnie jest cieplej i bardziej sucho. Dodatkowo, miesiąc wcześniej podobno spadł śnieg. Po raz pierwszy od 20 lat! No cóż, na anomalie pogodowe nic nie możemy poradzić. Na lotnisku przywitało nas słońce, okazało się jednak, że był to ewenement. Następne dni wyglądały tak:
Wracając do meritum. W przeciwieństwie do pogody intuicja zawodowa nas nie zawiodła. Wybór ABES jako instytucji, której działania mogłyby zainspirować Centrum NUKAT był trafiony. Zadziwiające okazały się podobieństwa w działaniach obu instytucji. Po pierwsze ABES jest odpowiedzialna za prowadzenie katalogu centralnego bibliotek naukowych (SUDOC – Système Universitaire de Documentation), po drugie utrzymywana jest kartoteka haseł wzorcowych (IdRef), osobna od kartoteki tworzonej przez Bibliotekę Narodową Francji, po trzecie koordynuje współpracę między bibliotekami wpółkatalogującymi zbiory. Istotną różnicą jest to, że ABES jest instytucją rządową, dotowaną bezpośrednio z budżetu ministerstwa właściwego dla nauki (Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche). Ma zatem dużo większą swobodę działania dzięki stałemu finansowaniu, co przekłada się na liczbę i rozmach podejmowanych prac. Prezentacje kolejnych działów i rozmowy z pracownikami ABES pokazały nam, że jej działalność nie ogranicza się wyłącznie do wspomnianych powyżej. Dzieje się tam dużo więcej, o czym poniżej.
ABES została powołana dekretem w 1994 r. w wyniku porozumienia międzyresortowego. Jest organem administracji publicznej, posiadającym osobowość prawną i autonomię finansową. Do jej głównych zadań należy identyfikacja i lokalizacja zbiorów bibliotek szkół wyższych oraz innych jednostek naukowych, w celu ułatwienia dostępu do katalogów, baz danych i dokumentów. Koordynuje opracowanie dokumentów w kolekcjach, a w szczególności gwarantuje standaryzację katalogowania i indeksowania. Zapewnia też zarządzanie i rozwój systemów informatycznych oraz aplikacji niezbędnych do realizacji tych misji. Wspiera, w razie potrzeby, instytucje nauki i szkolnictwa wyższego w zakresie informacji bibliograficznej. Współpracuje z organizacjami działającymi w tym samym celu, zarówno we Francji, jak i za granicą.
Obecnie w ABES pracuje około 80 osób, które są podzielone na kilkuosobowe zespoły odpowiedzialne za wdrażanie i utrzymanie różnych projektów własnych oraz prowadzonych w ramach współpracy międzyinstytucjonalnej (dotyczą m.in. opisu prac dyplomowych i doktorskich, czasopism, rękopisów, kartoteki haseł wzorcowych itd.). Tworzone są tu również narzędzia wspomagające codzienną pracę, która polega, między innymi, na wzbogacaniu istniejących danych, ich modyfikacji i zarządzaniu. Wzięliśmy udział w jednym ze spotkań roboczych kilku grup pracowników ABES, którzy przygotowywali projekt informatyczno-bibliograficzny (chodziło o uzupełnianie bazy haseł wzorcowych IDRef o dane pochodzące od dostawców źródeł pełnotekstowych umieszczanych na platformach wydawniczych). Dało się zauważyć, że kluczową rolę odgrywa tu zespół IT.
Projekty ABES w wyborze:
Nie sposób opisać wszystkich aspektów działalności ABES i projektów, które tworzy lub współtworzy, bo jest ich naprawdę dużo. Warto skupić się na kilku, by wskazać te kierunki, nad którymi warto zastanowić się w kontekście funkcjonowania NUKAT.
Podstawowym, a zarazem najważniejszym projektem jest katalog SUDOC (Système Universitaire de Documentation). Jest to katalog centralny informacji bibliograficznej francuskiego szkolnictwa wyższego i nauki. Tutaj mała dygresja. Niezwykła jest w tym miejscu zbieżność dat w historii Centrum NUKAT i ABES. Centrum Formatów i Kartotek Haseł Wzorcowych (CFiKHW), poprzednik Centrum, powstało w 1996 r., ABES powołano w 1994 r. SUDOC został uruchomiony w 2001 r., pierwszy opis w katalogu NUKAT pojawił się w roku 2002.
Wg danych zamieszczonych w sprawozdaniu za rok 2017 sieć SUDOC liczy 174 instytucje, co odpowiada 1560 bibliotekom różnego typu (uniwersyteckich, wydziałowym, instytutów, szkół wyższych, instytutów naukowych w kraju i za granicą, ośrodków badawczych itp.). Jeśli chodzi o samo funkcjonowanie katalogu, to interesującym jest, że to nie ABES kontroluje wpływ rekordów bibliograficznych zasilających bazę SUDOC w ramach bieżących prac katalogowych. Ciężar odpowiedzialności za poprawność formalną opisów spoczywa na instytucjach je wprowadzających. Krótko mówiąc w ABES nie ma tzw. administratorów bazy. Stworzone za to zostały narzędzia pozwalające cyklicznie wychwytywać dublety i modyfikować pojawiające się błędy lub nieścisłości. Całość zorganizowana jest w zintegrowanym systemie bibliotecznym CBS dostarczonym przez OCLC.
Osobnym przedsięwzięciem jest SUDOC-PS (Publications en serie). Projekt dotyczy wydawnictw ciągłych, ich opisu, digitalizacji i udostępniania informacji o nich. Do sieci, która jest zorganizowana w 32 Centra Regionalne, należą biblioteki wszystkich typów, nie tylko związanych ze szkolnictwem wyższym i nauką (w 2017 r. były to 1592 biblioteki). Przesyłają one informacje o lokalnych wydawnictwach ciągłych do centralnej bazy SUDOC.
Kolejnym niezwykle istotnym przejawem działalności ABES jest kartoteka haseł wzorcowych ukrywająca się pod nazwą IDRef. Można powiedzieć, że jest ona “oczkiem w głowie” jej twórców i do jej jakości oraz rozwoju przykłada się dużą wagę. Dość powiedzieć, że Biblioteka Narodowa Francji, wg informacji przekazanych przez pracowników ABES, ma dużą chęć połączenia swojej kartoteki z IDRef, co tłumaczy się większym zasięgiem, szczegółowością i jakością danych (jeszcze jedna analogia do sytuacji w Polsce). Kartoteka jest wspólna dla wszystkich projektów prowadzonych przez ABES. Dane z kartoteki IDRef widoczne są również w międzynarodowej kartotece haseł wzorcowych VIAF (Virtual International Authority File).
Interesującym projektem, który został nam przedstawiony jest Calames, zainicjowany w 2007 r. Poświęcony jest zbiorom archiwalnym i rękopiśmiennym (51 bibliotek uczestniczących w 2017 r.). Utworzony został osobny katalog dla tego typu zbiorów, ale opisy widoczne są również w SUDOC. W 2017 r. rozpoczęto prace w zespołach roboczych nad wdrożeniem w bibliotekach standardu EAD (Encoded Archival Description) do opisu tego typu zasobów.
Od 2006 r. ABES jest również odpowiedzialny za prowadzenie bibliografii narodowej prac doktorskich. W portalu Theses.fr znajdują się dane o rozprawach doktorskich, pochodzące z 91 instytucji. Od momentu, gdy w 2016 r. rozprawy w formie elektronicznej stały się obowiązkową formą dostarczania tekstów przez doktorantów, również i one zostały włączone do tej bazy. W celu ułatwienia obiegu informacji o rozprawach doktorskich utworzono w ABES narzędzia: STAR – do zarządzania kolekcjami rozpraw elektronicznych oraz STEP do gromadzenia informacji o pracach przygotowywanych.
ABES zaangażowana jest również w projekt “Transition bibliographique” prowadzony wspólnie z Biblioteką Narodową Francji (BnF), Ministerstwo Kultury i Komunikacji (MCC) oraz Ministerstwo Edukacji Narodowej, Szkolnictwa Wyższego i Badań (MENESR) w ramach Bibliograficznego Komitetu Strategicznego (Comité Stratégique Bibliographique). Celem projektu jest przystosowanie katalogów do funkcjonowania w sieci semantycznej. Jednym ze środków prowadzących do realizacji tego celu jest wdrożenie nowych zasad katalogowania będących francuskim wariantem standardu RDA (RDA-FR). Poszczególne rozdziały nowych zasad publikowane są od 2017 roku.
Skala i rozpiętość działań ABES jest zadziwiająca i może być obiektem zazdrości. Należy jednak pamiętać, że nasi francuscy koledzy działają w odmiennych warunkach instytucjonalno-finansowych, co daje im zupełnie inne możliwości.
Podsumowując nasz pobyt, wypada podkreślić życzliwość i zaangażowanie partnerów francuskich w przekazanie nam informacji o swojej działalności. Należy dodać, że mogli liczyć na wzajemność z naszej strony. My również podzieliliśmy się szczegółami dotyczącymi działalności NUKATU, co spotkało się z dużym zainteresowaniem.
Uważamy, że wyjazd był niezwykle interesujący i inspirujący. Wizyta w ABES pozwoliła nam dostrzec obszary, w których jest jeszcze wiele do zrobienia, wskazała nam też zagadnienia i problemy, nad którymi warto się pochylić, by zwiększyć zasięg oddziaływania katalogu NUKAT oraz poszerzyć zakres gromadzonych danych. Przyglądając się modelowi francuskiemu okazuje się, że działalność takiej instytucji jak NUKAT nie musi skupiać się tylko na prowadzeniu katalogu centralnego. Jak zwykle jednak nieodzowne jest do tego odpowiednie i stałe zaplecze finansowe i organizacyjne.
Tekst i zdjęcia Paweł Rygiel, Centrum NUKAT