Po ponad ośmiu latach od powstania Oddziału Usług Informacyjnych i Szkoleń (po podziale w 2014 r. Oddziału Udostępniania i Informacji Naukowej na dwie samodzielne jednostki) zmiany organizacyjne znowu stały się niezbędne. Czas pandemii i wielomiesięczne zamknięcie gmachu dla czytelników dały możliwość nie tylko wdrożenia nowych usług bibliotecznych, ale także przemyślenia stosowanych dotąd rozwiązań, także organizacyjnych.
Reorganizacja pracy OUIS stała się koniecznością ze względu na czynniki wewnętrzne (ruchy kadrowe w oddziale, otwarcie Punktu Informacji Wstępnej, zawieszenie na czas lockdownu dyżurów informatorów w dziedzinach) oraz zewnętrzne, czyli procesy zachodzące na UW i w nauce polskiej (reforma szkolnictwa wyższego, ewaluacja jednostek naukowych w 2022 r.). Stąd, latem 2021 r. kierownik OUIS przedłożyła Dyrekcji BUW projekt reorganizacji oddziału. Zmiany po koniecznych konsultacjach i korektach zaczęły obowiązywać od 1 października 2021 r. Pracownicy Oddziału Usług Informacyjnych i Szkoleń BUW zostali podzieleni na dwa zespoły: Zespół ds. informacji i szkoleń (ZIS) i Zespół ds. wspierania nauki (ZWN). Likwidacji uległy stanowiska informatorów dziedzinowych.
Od tej pory do zadań Zespołu ds. informacji i szkoleń należą:obsługa Informatorium i Punktu Informacji Wstępnej, szkolenia biblioteczne oraz inne szkolenia tematyczne, przygotowywanie materiałów informacyjnych i czuwanie nad informacją wizualną w WD, prowadzenie strony www i profilu BUW na Facebooku, obsługa studentów zagranicznych (w tym szkolenia), kwerendy oraz szeroko pojęta współpraca z innymi jednostkami BUW, zwłaszcza w zakresie zarządzania zasobem Wolnego Dostępu.
Zespół ds. wspierania nauki skoncentruje się na następujących zagadnieniach:otwarta nauka (w szczególności Open Access i Otwarte Dane Badawcze), plany zarządzania danymi badawczymi, publikowanie naukowe, promocja dorobku, obsługa Repozytorium UW (redagowanie, zarządzanie, szkolenia), bibliometria i metryka nowej generacji, prawo autorskie w nauce, doradztwo, informacja i szkolenia w ww. obszarach.
Szczegółowe przesłanki reformy OUIS
Nowy model komunikacji naukowej oparty na otwieraniu zasobów wiedzy, wspierany przez ministerialne rekomendacje wyznaczające kierunki rozwoju otwartego dostępu w Polsce oraz wymogi krajowych grantodawców (np. NCN jest sygnatariuszem Planu S), stawia przed bibliotekarzami akademickimi nowe wyzwania. Wymaga od nich rozwoju szeregu kompetencji oraz zacieśnienia współpracy z pracownikami (naukowymi i administracyjnymi) uniwersytetu. Pól współpracy jest zresztą więcej, a wyznaczają je zaplanowana na 2022 r. ewaluacja jakości działalności naukowej oraz udział zespołu BUW w programie Inicjatywa Doskonałości Uczelnia Badawcza w działaniu V.3.3., którego celem jest opracowanie, przyjęcie i realizacji polityki otwartej nauki UW, w tym utworzenie do 2023 r. repozytorium instytucjonalnego UW. Zadania te są obecnie realizowane m.in. w OUIS (we współpracy z Pełnomocniczkami Dyrektora BUW ds. otwartej nauki i ds. edukacji informacyjnej i komunikacji naukowej), stąd konieczność węższego sprofilowania zadań poszczególnych pracowników OUIS. Zespół jest zróżnicowany, więc jego reorganizacja daje możliwość dopasowania kompetencji do obowiązków, a także umożliwi rozwój pracownikom.
Oprócz podziału pracowników OUIS na dwa zespoły, ważnym elementem omawianej reorganizacji była likwidacja stanowisk informatorów dziedzinowych.
Informatorzy dziedzinowi BUW, ocena rozwiązania po 20 latach jego funkcjonowania.
Utworzenie stanowisk informatorów dziedzinowych w BUW w 1999 r. było projektem pionierskim. Polskie biblioteki akademickie nie stosowały dotąd tego rozwiązania, bo też nie proponowały swoim użytkownikom otwartego dostępu do tak dużej części zbiorów magazynowych. W założeniach, przejętych zresztą z brytyjskiego modelu bibliotekarza dziedzinowego, informator przypisany do jednej z szerokich dziedzin tworzących Wolny Dostęp w BUW był ściśle z nią związany. Posiadał wykształcenie kierunkowe, kształtował jej zasób, bo zarządzał księgozbiorem, prowadził szkolenia dla użytkowników i utrzymywał kontakty z uczelnianymi dydaktykami.
Zadania [bibliotekarzy dziedzinowych] koncentrują się wokół potrzeb informacyjnych określonej grupy studentów lub pracowników naukowych.
R. Bluck, Rozwój kadr w odniesieniu do bibliotekarzy dziedzinowych, [w:] Zarządzanie biblioteką. Najnowsze kierunki w bibliotekarstwie brytyjskim: wybór tekstów, red. I. Kemp, T. Wildhardt, Warszawa 1998, s. 146. Za: M. Kokosińska, Od informacji do wiedzy. Rola bibliotekarzy-informatorów w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie, 2015, https://repozytorium.uni.lodz.pl/xmlui/handle/11089/21342
Wdrożenie tego pomysłu w BUW na początku XXI w. uznać należy z perspektywy czasu za projekt ambitny i potrzebny. Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie, która otwierając w październiku 1999 r. swój nowy gmach na Powiślu zaoferowała czytelnikom swobodny dostęp do otwartego magazynu książek była wtedy niewątpliwie w awangardzie polskich bibliotek akademickich. Co jednak zostało z idei informatorów dziedzinowych po 20 latach?
Doświadczenia ostatnich lat pokazują konieczność ponownego przemyślenia tej koncepcji, przynajmniej w naszej instytucji. Na początku XXI w. była to w Polsce nowość w dziedzinie organizacji dostępu do zbiorów w bibliotekach akademickich. Czytelnik swobodnie poruszający się w otwartym magazynie potrzebował pomocy bibliotekarza w odnalezieniu książek ustawionych wg rozbudowanej klasyfikacji Biblioteki Kongresu. Nie były i nie są to oczywiście jedyne zadania informatora dziedzinowego [1], ale z perspektywy lat, w związku z rozwojem technologii informacyjnych, zminiaturyzowaniem komputerów (smartfony) oraz ulepszeniem nawigacji w BUW informacja dziedzinowa straciła na znaczeniu na rzecz informacji ogólnej o zbiorach, także elektronicznych i o procedurach bibliotecznych. Obecnie prawie każdy użytkownik ma przy sobie urządzenie zapewniające mu szybki dostęp do informacji, również bibliotecznej. Informację o usługach i zbiorach BUW można uzyskać telefonicznie, za pomocą czatów, zaczerpnąć ją ze strony www i z mediów społecznościowych. Zawieszenie na czas pandemii dyżurów informatorów w dziedzinach pokazało, że BUW mógłby funkcjonować bez tych stanowisk. Pytanie czy użytkownikom brakuje takiej obsługi? Już przed rokiem 2020 systematycznie spadała liczba informacji udzielanych w dziedzinach. Ze względu na jednoosobową obsadę stanowisk, dyżury informatorów w dziedzinach były ograniczone w czasie (zazwyczaj 2 godz.), podczas gdy Biblioteka jest otwarta nawet przez czternaście godzin dziennie. Rozmowy z czytelnikami („spacery po BUW” zorganizowane przez Pełnomocniczkę Dyrektora BUW ds. projektowania usług Zofię Kajczuk) pokazały, że funkcja informatorów siedzących w dziedzinach była nieczytelna dla użytkowników.
Warto zadać pytanie czy w WD niezbędni są bibliotekarze-przewodnicy znający tajniki klasyfikacji KBK? Doświadczenia z dyżurów w Informatorium pokazują, że podanie czytelnikowi konkretnej klasyfikacji i wskazanie mu kierunku wystarcza, by odnalazł w WD to, czego szuka. Czy zatem nie powinno się przedefiniować roli pracowników informacji? Konieczność wspierania uczelni w nowych obszarach np. otwartej nauki, ewaluacji, tworzenia repozytoriów dorobku uczelni wydaje się obecnie ważniejszym zadaniem oddziału odpowiedzialnego za informację biblioteczną i naukową. Nie można też zaniedbywać zadań podstawowych ośrodka informacji: szkoleń bibliotecznych, na których uczymy wyszukiwania zbiorów tradycyjnych i elektronicznych oraz informowania o zbiorach i procedurach ich udostępniania. OUIS jest także odpowiedzialny za informację wizualną (współpraca z OPW), stronę www i częściowo za profile BUW w mediach społecznościowych.
Reorganizacja punktów informacji BUW ma również wzmocnić rolę Informatorium. Jeden punkt informacji, usytuowany przy wejściu głównym, działający w stałych godzinach to rozwiązanie czytelniejsze i wygodniejsze dla użytkowników.
Czy istnieje idealny informator dziedzinowy?
Kierując się własnym doświadczeniem zawodowym (klasyfikator KBK w l. 2000-2012) mogę zaryzykować stwierdzenie, że idealny informator dziedzinowy mógłby zaspokoić specjalistyczne zapotrzebowania informacyjne użytkowników tylko wtedy, gdy miałby stosowne wykształcenie kierunkowe, decydował o wpływie (i ubytkowaniu!) książek i czasopism do dziedziny, na podstawie sylabusów przedmiotów wykładanych na uczelni oraz praktycznie znał Klasyfikację Kongresu (miał doświadczenie w tematowaniu LCSH i nadawaniu symbolu klasyfikacji). Krótkie przeszkolenie w Sekcji KBK BUW co prawda dawało bibliotekarzom ogólną orientację w dziedzinie, jednak resztę wiedzy informator musiał uzupełnić sam. Niestety dopiero kilkuletnie doświadczenie w samodzielnym klasyfikowaniu zbiorów pozwala na zrozumienie filozofii rozstawienia książek w dziedzinach Wolnego Dostępu. Ponadto rozległość niektórych tzw. szerokich dziedzin w BUW realnie utrudniała pracę informatorów. Najjaskrawszym przykładem jest dziedzina Geografia, nauki matematyczne, przyrodnicze i stosowane (G-GF, Q, R-V) obejmująca zbiory z aż czterech [!] dziedzin naukowych (wg obecnie obowiązującej klasyfikacji ministerialnej):
- nauki inżynieryjno-techniczne (9 dyscyplin),
- nauki medyczne i o zdrowiu (4 dyscypliny),
- nauki rolnicze (5),
- i wreszcie nauki ścisłe i przyrodnicze (7).
Nie sposób być bibliotekarzem specjalistą w każdej z nich, bo jest to aż 25 dyscyplin!
Pierwotna koncepcja informatorów dziedzinowych w BUW zakładała po dwa etaty w każdej z szerokich dziedzin, co dawało możliwość zatrudnienia specjalistów z różnorodnym wykształceniem. Mieli też być stale dostępni dla użytkowników w Wolnym Dostępie. Jednak nie wszystkie koncepcje zawsze udaje się zrealizować, a uczelnia jest stale zmieniającym się środowiskiem, które stawia przed pracownikami nowe wyzwania. Zwiększanie zbiorów cyfrowych, rozwój oferty szkoleniowej, obsługa strony www i mediów społecznościowych, utworzenie punktu informacji dla studentów zagranicznych, obsługa czatu, tworzenie zestawień bibliometrycznych, udział w przygotowywaniu Uczelni do ewaluacji zwiększały zaangażowanie informatorów i doprowadziło do skrócenia dyżurów w punktach informacji dziedzinowej. W rezultacie zmian kadrowych doszło też do połączenia trzech funkcji: informatorów dziedzinowych, specjalistów i pracowników Informatorium. Doświadczenie z lat 2014-2020 pokazało, że takie rozwiązanie nie było efektywne. Nadmierne zróżnicowanie obowiązków służbowych dla pojedynczego pracownika nie sprzyja jego skupieniu i wyspecjalizowaniu się. Może rodzić frustrację i poczucie niewypełniania wszystkich powierzonych zadań.
Na erozję idei informatorów dziedzinowych w BUW ogromny wpływ miała też reforma drogi książki przeprowadzona w BUW w l. 2018-19. Bibliotekarzy dziedzinowych pozbawiono realnego wpływu na kształtowanie zasobu WD poprzez likwidację cotygodniowej przejrzeniówki nowych książek. Przekazanie do Oddziału Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów decyzji o kierowaniu książek do WD lub magazynu była dla niektórych informatorów kontrowersyjna. Z kształtowania księgozbioru pozostało im tylko wycofywanie z WD zdezaktualizowanych lub zaczytanych książek. Mogli też wysyłać do OGUZ propozycje kupna nowych tytułów, ale odkąd decyzje o kształcie WD zapadają na etapie gromadzenia i opracowania zbiorów, były to czynności tylko korygujące zasób dziedziny, a nie ją kształtujące. Okazało się, że ostatnim realnym wpływem na zasób dziedziny bibliotekarze dziedzinowi z OUIS mieli w czasie selekcji księgozbioru, przeprowadzonej podczas wdrażania systemu RFID w BUW w l. 2018-2019.
Tak radykalna reorganizacja pracy oddziału powiązanego siecią współpracy z innymi jednostkami Biblioteki Uniwersyteckiej odpowiedzialnymi za gromadzenie, opracowanie, udostępnianie, kontrolę i selekcję, a wreszcie konserwację zbiorów, nie była procesem łatwym. Największym wyzwaniem była korekta procedur zarządzania księgozbiorem Wolnego Dostępu. W moim przekonaniu reorganizacja OUIS była potrzebna. Udało się przy tej okazji uprościć kilka procedur i urealnić podział pracowniczych obowiązków. Przed nami otworzyły się nowe możliwości, także zawodowe. Ale czy jest to koniec zmian w OUIS i w BUW? Zapewne nie, bo sama Biblioteka, jak i jej otoczenie dynamicznie się zmieniają.
Anna Książczak-Gronowska, Kierownik Oddziału Usług Informacyjnych i Szkoleń
[1] Al-khatib A. Hakim, Rola bibliotekarza dziedzinowego w wolnym dostępie, EBIB nr 9/2000 (18), [online], http://www.ebib.pl/biuletyn-ebib/18/a.php?hakim, [dostęp 22.06.2021].
Szczerze mówiąc, czekałam trochę, że tak rzetelna analiza historii i planów reformy OUIiS sprowokuje lawinę komentarzy, przecież dotyka samej esencji tego co robimy i po co jesteśmy! Więc trochę, żeby Ania nie poczuła się rozczarowana brakiem reakcji, a trochę z sentymentu, dodaję kilka słów: stanowiska informatorów dziedzinowych uwzględniliśmy z dyr. Hollendrem w planach restrukturyzacji stanowisk w nowym gmachu, jeszcze przed 1999 rokiem i tak, wiązaliśmy z tym duże nadzieje. Przewidywaliśmy 2-osobową (2 zmiany!) obsadę każdego stanowiska specjalistami z danych dziedzin (optymalnie w połączeniu z wykształceniem bibliotekarskim), którzy odpowiadaliby nie tylko za bieżący stan półek ale sugerowaliby OGiUZ czego szukać a OOZ jak opracowywać. W dodatku staliby się partnerami grup/środowisk(?) czytelników odwiedzających często daną dziedzinę. To myślenie znalazło też wyraz przestrzenny – 'lady’ informatorów dziedzinowych miały być punktami informacji i orientacji w WD. Długo by analizować, dlaczego to (nie zawsze, ale często) nie wyszło… W 1999/20000 wiedzieliśmy już, że wobec kosztów utrzymania nowego gmachu, władze UW mogą powiększyć nasz fundusz płac zaledwie o ok. 15%, więc marzenia o zatrudnieniu specjalistów z zewnątrz okazały się nierealistyczne, za to w samym BUW ciężko było znaleźć chętnych – Koleżanki i Koledzy nieufnie traktowali WD na początku, z trudem stworzyliśmy ekipę 1-zmianową. Wkrótce okazało się, że i to jest za trudne i wobec natłoku innych obowiązków informatorzy mogą pracować przy ladzie tylko 2 godziny dziennie, no i w ten sposób sprowadziliśmy te stanowiska do roli podstawowej informacji bibliotecznej a nie wyrafinowanego kontaktu ze specjalistą;) O ówczesnej niemożności współpracy poziomej pomiędzy oddziałami i jej przyczynach, może innym razem… A teraz? tak, rozumiem, że czas na zmiany zwłaszcza wobec rozwoju technik informacyjnych, całkiem innych niż 20 lat temu. Powodzenia!