Nadawca: Biblioteka.
Odbiorca: Czytelnik.
Kontekst: XXI wiek.
Kod: Język polski i angielski (dużo słów, mało obrazów)
Kontakt: Jednostronny?
Komunikat: [no właśnie…]
Niestety, nie dane mi było być w BUW w starym gmachu. Może zresztą inaczej: dane mi było, ale nigdy tej szansy nie wykorzystałam, bo całą potrzebną do studiów literaturę miałam w Bibliotece Wydziałowej. Gdzie? Na Służewiu. Tam, między innymi, dowiedziałam się, że (według Romana Jacobsona) na dobrą komunikację składa się sześć elementów: nadawca, odbiorca, kontekst, kod, kontakt i komunikat. A gdy w 2001 r. w końcu nastąpił moment, w którym przerabialiśmy teorie gatunków mowy Bachtina i zabrakło dla mnie egzemplarzy w bibliotece wydziałowej, to otwarty był już nowy gmach, z Wolnym Dostępem, w którym zakochałam się od pierwszego wejrzenia. Starą BUW znam więc tylko – jak dziecko – z opowiadań rodziców, ale najstarsi bibliotekarze opowiadają, że drzewiej w holu katalogowym biblioteki na starym kampusie, na parterze, przy małym, drewnianym stoliczku, siadywał bibliotekarz dyżurny, który pomagał czytelnikom znaleźć różne rzeczy w drewnianych szufladkach katalogu, udzielał prostych informacji topograficznych i objaśniał użytkownikom gryzmoły koleżanek i kolegów na rewersach, które zwracano bez realizacji. O nowościach informowała biblioteka w przepisywanych na maszynie, kajecikach formatu A5, a o zawartości czasopism – kserówkami spisów treści, wysyłanymi do pracowników naukowych, którzy sobie taką usługę w Sekcji Dokumentacji Oddziału Informacji Naukowej zamówili. O nowościach w zbiorach informowała też oszklona gablotka ustawiona na półpiętrze schodów prowadzących do czytelni głównej.
Komunikację zrewolucjonizowała poczta elektroniczna i mimo, że okropnie nie lubiliśmy Pegasusa o jakże wdzięcznej ikonce startowej, to przecież otworzył nas na świat:)
Po dwudziestu latach „ogarnęliśmy” większość technicznych nowinek komunikacyjnych: mamy stronę internetową, dwa monitory przy wejściu głównym, konto na Facebook’u i konto na Instagramie (szczegółowo na ten temat pisano na dniach na blogu), nadajemy przez kanał RSS, prowadzimy bloga, sprawnie działa także usługa „Zapytaj bibliotekarza” w formie czatu, emaila, telefonu lub FAQ. Puff, jak gorąco!
O usługach i wydarzeniach które się w BUW odbywają informujemy też tradycyjnie za pomocą ulotek i plakatów. Co można zrobić więcej?!
Duża ilość komunikatów jest niestety również problematyczna – nie tylko z powodów estetycznych … Fot. Jadwiga Antoniak
Z pewnością ciągle bardzo wiele. Filozofia komunikowania z użytkownikiem w dużej bibliotece akademickiej z wolnym dostępem, wyposażonej w zaplanowaną, estetycznie i formalnie spójną informację, to zawiłe zagadnienie. Z jednej strony mamy przeświadczenie, że musimy ułatwiać użytkownikom korzystanie z zasobów BUW tak bardzo, jak to tylko możliwe, z drugiej zaś mamy do czynienia z przestrzenią o konkretnie zaprojektowanych, mało elastycznych nośnikach. Obserwując ilości użytkowników korzystających ze szkoleń bibliotecznych, mamy potrzebę przenoszenia wszystkich komunikatów, które wydają nam się ważne, poszukiwane, przydatne, niezbędne w przestrzeń biblioteki (czasem trochę, jak autorzy instrukcji do mikrofalówki, przestrzegający przed skutkami suszenia w niej kota). Znalezienie skutecznego modus operandi kłopocze nas od lat.
Próbą uzyskania komunikatu zwrotnego od naszych użytkowników są, m.in. ankiety. W tej przeprowadzonej w 2015 r. wzięło udział ponad 4,2 tys. naszych użytkowników. W efekcie aplikacji sugestii w niej zawartych przedłużyliśmy np. godziny otwarcia. Ankieta przeprowadzona wśród studentów UW przez Biuro Innowacji w Przestrzeni Akademickiej (badająca wykorzystanie potencjału architektonicznego BUW, również w kontekście usług) w 2018 r. pokazała np, że nasza największa grupa odbiorców prawie nie zagląda na stronę internetową BUW…
Mimo że stronę zmodernizowaliśmy, w międzyczasie trendy komunikacyjne wyprzedziły nas znowu o kilka długości i czas pomyśleć, co dalej?
Instytucja może być tylko tak dobra, jak jej wewnętrzna komunikacja i tu też staramy się wraz ze zmianami modelów kultury komunikacyjnej i zarządzania instytucją, postępować z duchem czasu.
Ciągle z różnym skutkiem …
Społeczność pracownicza BUW liczy dziś 244 osoby. Chwilami było nas nawet ponad 250! To prawie jak załoga MS „Batory”. Ponieważ ani dzwon okrętowy ani radiowęzeł nie sprawdziłyby się w bibliotece jako narzędzia komunikacji wewnętrznej, zdecydowaliśmy się na biuletyn. Wystartował w 1993 r., ale z przerwami (o początkach biuletynu pisaliśmy inicjując bloga). W latach 1996-2013 wydaliśmy ponad 200 numerów Biuletynu BUW – periodyku opisującego ważne momenty z życia biblioteki.
Dowiedzieliśmy się gdzie stanie nowy gmach dla BUW!
W 2014 r. zamieniliśmy biuletyn na BuwLOG. Do chwili obecnej opublikowaliśmy już 763 wpisów. Ten jest 764.
Aby jeszcze bardziej usprawnić komunikację wewnętrzną w sprawach bieżących, od kilku miesięcy Oddział Promocji, Wystaw i Współpracy, redaguje także cotygodniowy newsletter pod wdzięczną nazwą „Nowe oBUWie”.
Komunikacja nie jest tylko trendem, fikuśną modą, szukającą zastosowań dla przyrastających w zawrotnym tempie narzędzi – jest niezbędna na różnych poziomach dla efektywnego zarządzania biblioteką i satysfakcjonującej w niej pracy.
Barbara Chmielewska, Oddział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów
Agnieszka Kościelniak-Osiak, Oddział Promocji, Wystaw i Współpracy