BuwLOG

BUW od podszewki. Część 21. Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych

Sekcja o tajemniczo brzmiącej nazwie Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych powstała w 2012 r. i jej pierwszymi pracownikami byli obecny wicedyrektor BUW, Roman Tabisz oraz Artur Wrzochalski. Obecnie w Sekcji pracują: dr Walentyna Karmelitow i Justyna Mikołajewicz. Nasza Sekcja podlega bezpośrednio bibliotekarzowi systemowemu, którym jest wicedyrektor Roman Tabisz.

DSCN8887_a

SAPB, czyli Walentyna i Justyna

Gdybyśmy próbowały w najogólniejszych słowach opisać naszą pracę, powiedziałybyśmy że jest to administrowanie systemem bibliotecznym.  Naszym zamiarem jest opisanie w niniejszej notatce w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi przebiega ten proces.  Warto wspomnieć, że w użytkowanym przez BUW systemie Virtua współpracuje z Biblioteką Główną 36 bibliotek wydziałowych w zakresie katalogowania, a 21 również w zakresie udostępniania. Administrowanie systemem Virtua obejmuje zatem wprowadzanie ustawień nie tylko dla BUWu, ale również dla bibliotek wydziałowych.

BUW korzysta obecnie z systemu Virtua w wersji  2014.3 SP1. System ten umożliwia pracę w różnych modułach, z których w BUWie wykorzystywane są dwa: moduł katalogowania i udostępniania. Narzędzie, za pomocą którego definiujemy ustawienia systemu, to Profiler. Dzięki tej aplikacji możemy m.in.: tworzyć konta użytkowników (bibliotekarzy), przyznawać im uprawnienia do pracy w systemie, tworzyć lokalizacje, formułować zasady udostępniania, definiować prezentację interfejsu Virtui.

profiler

Tak wygląda Profiler

Wiele procesów zachodzących w systemie (na przykład wysyłane czytelnikom przypomnienia o zbliżającym się terminie zwrotu książek) jest kontrolowanych przez raporty. Narzędziem służącym do obsługi raportów jest InfoStation. Naszym zadaniem jest definiowanie treści, częstotliwości oraz kontrolowanie poprawności raportów.

infostation

A to jest InfoStation

Odzwierciedleniem zawartości bazy, które może obejrzeć czytelnik, jest interfejs użytkownika Chamo. Za pomocą oddzielnego panelu administracyjnego możemy definiować fasety, filtry, możliwe wyszukiwania, definiować zawartość poszczególnych ekranów itp.

chamo

Chamo – panel administracyjny

Obecny system Virtua wymaga corocznej aktualizacji (zwanej potocznie migracją), która poprzedzona jest testowaniem. Sekcja ds. Automatyzacji koordynuje działania związane z testowaniem i migracją. W przypadku bibliotek wydziałowych jest to również pomoc przy instalacji nowej wersji oprogramowania.

W związku z perspektywą zmiany systemu jesteśmy obecnie na etapie testowania innych dostępnych programów bibliotecznych. W 2015 r. był to opierający się na pracy „w chmurze” system Alma firmy ExLibris. W tej chwili przyglądamy się systemowi Sierra firmy Innovative.

W systemie biblioteczno-informacyjnym UW funkcjonują 44 biblioteki wydziałowe. Jesteśmy dla nich komórką „pierwszego kontaktu” nie tylko w sprawach systemowych. Oprócz organizowania zebrań BW, zbierania i kontrolowania danych do sprawozdania rocznego BUW i BW, służymy pomocą w obsłudze dodatkowych aplikacji: SupVir, Baza Sprawozdań, Baza Inwentarzy.

Z racji tego, że podlegamy bezpośrednio Wicedyrektorowi BUW, jesteśmy zaangażowane w dodatkowe projekty, jak np.: System Wypożyczeń Warszawskich. Przy okazji prac nad uruchomieniem SWW miałyśmy okazję przetestowania oprogramowania typu Open Source KOHA. Inną inicjatywą, w której bierzemy udział, jest konsorcjum polskich bibliotek akademickich w celu wspólnego zakupu i użytkowania systemu.

Pracy Sekcji nie da się łatwo usystematyzować, czynności, które na co dzień wykonujemy nie cechują się dużą powtarzalnością. Istnieją jednak sytuacje, związane z pracą w systemie VTLS/Virtua, które zdarzają się dosyć często. Oto  trzy najczęściej zadawane nam pytania (razem z odpowiedziami, których udzielamy):

  1. – Czy może mi Pani odblokować konto?

(- Czy pamięta Pan/Pani swoje hasło? Czy zmienić na tymczasowe, które będzie wymagało zmiany po pierwszym zalogowaniu?)

  1. – Dlaczego Chamo/Virtua tak wolno działa?

(- Czy próbowała Pani zrestartować połączenie? Czy występuje to tylko na jednym komputerze? Przyjrzymy się temu i damy znać)

  1. – Wyskoczyło mi coś tutaj w Virtui, nie wiem co to jest. Czy może Pani coś z tym zrobić?

(- Proszę po kolei opisać, jakie czynności Pan/Pani wykonuje. Spróbujemy to samo zrobić u siebie lub proszę wysłać nam screena).

Justyna Mikołajewicz, Walentyna Karmelitow, Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych

Fot. Ewa Józefowicz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *