BUW od podszewki. Część 5. Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych

Powstały w roku 2012 Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych jest jedną z młodszych komórek organizacyjnych BUW-u. W jego składzie znalazła się Sekcja Kopiowania Zbiorów, przejęta w praktycznie niezmienionym kształcie z ówczesnego Oddziału Ochrony i Konserwacji Zbiorów oraz została utworzona Sekcja Zasobów Elektronicznych, do której trafiły osoby, zajmujące się wszelkimi źródłami cyfrowymi: e-bUW, e-Zasoby oraz Repozytorium UW.

Sekcja Kopiowania Zbiorów ORZE powstała w strukturze BUW w roku 1959 jako Pracownia Mikrofilmów, która potem została przemianowana na Pracownię Reprograficzną i pod tą potoczną nazwą często funkcjonuje do dziś. W 1996 roku znalazła się w strukturze Oddziału Zabezpieczania i Konserwacji Zbiorów. Sama sekcja w 2001 roku zmieniła nazwę na Sekcję Dokumentów Wtórnych, aby w 2007 roku stać się Sekcją Kopiowania Zbiorów. OZiKZ w 2008 roku również zmienił nazwę na Oddział Ochrony i Konserwacji Zbiorów. Z tego oddziału SKZ ostatecznie trafił do ORZE.

Sekcja ma kilka podstawowych zadań:

Przygotowanie zbiorów do digitalizacji oraz mikrofilmowania. Na ten proces składa się przejrzenie całego obiektu, wyprostowanie stron oraz utworzenie karty obiektu, która wędruje z nim przez całą ścieżkę tworzenia jego kopii. W przypadku czasopism często dochodzi jeszcze do tego konieczność ułożenia numerów w kolejności, znalezienia braków i, o ile to możliwe, wyszukania w pozostałych egzemplarzach BUW lub w innych bibliotekach uzupełnień dla digitalizowanego zasobu. W ramach przeglądania czasopism jest również uzupełniany zasób danego tytułu w BUW-owskim katalogu. W ciągu roku przeglądanych jest blisko 1000 woluminów, które następnie trafiają na skanery lub stanowiska do mikrofilmowania zbiorów.

Podstawową działalnością SKZ jest skanowanie zbiorów na potrzeby elektronicznej biblioteki Uniwersytetu Warszawskiego, jak również w ramach zabezpieczania zbiorów BUW. Parametry digitalizacji oraz skaner są indywidualnie dobierane pod kątem konkretnego obiektu, z uwzględnieniem jego stanu zachowania oraz specyfiki. SKZ dysponuje trzema nowoczesnymi skanerami, jednym do  obiektów o formatach do A2 i dwoma do A1 oraz skanerem o nieco dłuższym stażu pracy, służącym do digitalizacji obiektów w czerni i bieli. Skanowaniu poddawane są również mikrofilmy, zarówno w procesie półautomatycznym, jak i na manualnych skanerach, pamiętających jeszcze początki BUW-u na Powiślu. Rocznie SKZ wykonuje w ramach wszystkich swoich zadań od 250 do 400 tysięcy skanów.

Wszystkie skany są docelowo archiwizowane na dyskach twardych. Każdy dysk jest nagrywany w dwóch kopiach, aby zminimalizować ryzyko utraty danych. Jeden z dysków archiwalnych trafia zawsze do skarbca BUW.

Fotografowanie zbiorów odbywa się głównie na potrzeby Gabinetu Rycin. Zdjęcia są wykonywane także z innych obiektów, szczególnie takich, których nie da się zeskanować. Rocznie wykonywanych jest kilkanaście tysięcy fotografii. Sekcja dysponuje pamiętającym jeszcze stary gmach BUW stanowiskiem fotograficznym, z nieco „młodszym” profesjonalnym aparatem.

W obowiązki SKZ jest włączona również „reporterska” obsługa wydarzeń, które odbywają się w bibliotece. Tu również powstaje kilkanaście tysięcy zdjęć rocznie, ale docelowo, do folderów Oddziału Promocji, Wystaw i Współpracy trafia ich znacznie mniej.

Innym sposobem zabezpieczania zbiorów jest ich mikrofilmowanie. Analogowe klisze naświetla się na dwóch stanowiskach, po czym są one wywoływane. Tak powstały negatyw trafia do skarbca, a pozytyw, stanowiący jego kopię, przekazywany jest do Czytelni Czasopism Bieżących i Mikroform. Rocznie jest tworzonych około 150 tys. klatek mikrofilmów.

Ważną częścią pracy SKZ jest obsługa zamówień reprograficznych, składanych przez czytelników indywidualnych, jak i przez instytucje, zarówno krajowe jak i zagraniczne.
W ciągu roku realizowanych jest ponad tysiąc zamówień, których stopień skomplikowania waha się od kilku „odbitek” do skomplikowanych zleceń, wymagających przeprowadzenia głębokich poszukiwań i skanowania każdego obiektu z innymi parametrami.

W skład Sekcji Kopiowania Zbiorów wchodzą:

Jadwiga Antoniak-Sadlakowska – ani skanowanie (również zbiorów specjalnych), ani mikrofilmowanie nie są jej obce; jest nieocenionym reporterem wydarzeń odbywających się w BUW, zdjęcia doprowadza do perfekcji za pomocą Photoshopa; jest też inicjatorką akcji ozdobienia korytarzy w strefie pracowniczej zdjęciami biblioteki.

Elżbieta Arcipowska – jako kierownik SKZ panuje nad wielością zadań w niej realizowanych: rozdziela pracę, wyznacza parametry digitalizacji, poprawia błędy; do jej obowiązków należy zaopatrzenie sekcji oraz dbanie o sprawność urządzeń; bardzo ważnym zadaniem jest również archiwizacja zdigitalizowanych obiektów; jeśli trzeba umie zastąpić prawie każdego w sekcji.

Justyna Chojnacka – trafiła do oddziału w lipcu 2014 roku i praktycznie z biegu rozpoczęła zmiany na lepsze w obsłudze klientów reprografii; nieoceniona w dociekaniu rzeczywistych potrzeb osób składających zamówienia; zajmuje się też obsługą kserokopiarki.

Krystyna Dąbrowska – tytan pracy nad digitalizacją zbiorów Gabinetu Rycin BUW; perfekcjonistka, która nie wypuści zdjęcia, zawierającego choćby najmniejszą skazę.

Bogumiła Domińczyk – pracując na pół etatu wspomaga obsługę zamówień czytelników; jeśli zachodzi taka konieczność wspiera również prace przy przygotowaniu zbiorów do digitalizacji; obsługa kserokopiarki także nie jest jej obca.

Bartłomiej Karelin – zajmuje się skanowaniem zbiorów oraz obróbką plików graficznych; do jego obowiązków należy również sporządzanie dokumentacji fotograficznej przy pracach konserwatorskich; jeśli zachodzi taka konieczność nie wzbrania się od obsługi fotograficznej imprez odbywających się w BUW.

Dorota Krauze – jej głównym zadaniem jest kontrola skanów oraz mikrofilmów; zajmuje się także dokonywaniem poprawek; sama uczestniczy w procesie digitalizacji, specjalizując się w skanowaniu mikrofilmów, co wiąże się z obróbką graficzną tak powstałych plików; jest też odpowiedzialna za ich edycję oraz naprawę.

Jolanta Skotnicka – specjalistka od skanowania zbiorów specjalnych i nie tylko; obróbka graficzna skanów nie jest jej obca; zajmuje się również wywoływaniem mikrofilmów i ich edycją.

Mirosława Skurczyńska – przygotowuje zbiory do digitalizacji i mikrofilmowania, zajmuje się głównie wydawnictwami zwartymi, w tym zbiorami specjalnymi; do jej obowiązków należy techniczne opracowanie mikrofilmów, jak również prowadzenie ich inwentarza.

Krystyna Świerk – jej głównym zadaniem jest przygotowywanie zbiorów do mikrofilmowania i skanowania, z naciskiem na wydawnictwa ciągłe, których uzupełnień poszukuje z godną detektywa dociekliwością; do jej obowiązków należy też rejestracja zbiorów specjalnych przeznaczonych do skanowania, jak również opracowanie techniczne mikrofilmów i przekazanie ich do Czytelni Czasopism Bieżących i Mikroform.

Anna Wejs – zajmuje się skanowaniem zbiorów, obróbką plików graficznych oraz mikrofilmowaniem; jest też nieocenioną pomocą w obsłudze zamówień czytelników oraz w pracach nad uzupełnianiem ubytków w książkach.

Już w 2013 roku ORZE przeszło małą restrukturyzację, która dotknęła Sekcję Zasobów Elektronicznych. Wyłączono z jej obszaru działań e-Zbiory oraz Repozytorium Uniwersytetu Warszawskiego.

W zakresie zainteresowania SZE pozostało:

Tworzenie publikacji elektronicznych, potocznie nazywane przetwarzaniem, polegające na konwersji skanu (np. w formacie TIFF) na plik w formacie DjVu, za pomocą odpowiednio dobranego profilu. Następnie poszczególne pliki łączone są w jedną publikację, do której dodawane są metadane opisowe. Jeśli dokument posiada spis treści, to jest on poddawany tzw. mapowaniu, polegającemu na dodaniu wewnętrznych hiperłączy, pozwalających na przeniesienie się do odpowiedniego fragmentu. Rocznie przetwarzanych jest ponad 300 tysięcy plików.

Finalnym efektem wysiłków całego oddziału jest ukazanie się publikacji w e-bUWie. Praca redaktora biblioteki cyfrowej polega na konwersji metadanych z bibliotecznego formatu MARC na rozpowszechniony w Internecie format Dublin Core. Metadane w e-bUWie są uzupełniane o słowa kluczowe, nazwy projektów, w ramach których powstały, jak również o status prawnoautorski, co dla prawidłowego udostępniania w internecie jest kluczowe. Po opublikowaniu dokumentu w katalogu BUW dodawane są informacje o nieudostępnianiu oryginalnego obiektu oraz link do jego elektronicznej wersji. Opracowanie metadanych na potrzeby biblioteki cyfrowej odbywa się głównie w języku polskim i angielskim, ale z racji specyfiki zbiorów BUW, niektóre dokumenty są opracowywane również po rosyjsku. Co roku do e-bUWu trafia około 50 tysięcy publikacji.

W skład Sekcji Zasobów Elektronicznych wchodzą:

Dorota Kuźnicka – redaktor e-bUW; w jej kręgu zainteresowań są przede wszystkim wydawnictwa zwarte, z naciskiem na zbiory specjalne.

Adam Owczarczyk – przetwarza skany po to, by w e-bUWie poszczególne strony ładowały się jak najszybciej; tworzy publikacje, mapuje, a oprócz tego prowadzi szkolenia np.: z Excela czy ActivePresentera.

Agnieszka Wróbel – pełni rolę redaktora e-bUWu, a głównym polem jej działania są wydawnictwa ciągłe, w których potrafi wykryć najmniejszy brak lub destrukt; jest też specjalistką od prawa autorskiego i metadanych.

ORZE styka się w swojej codziennej pracy z wieloma oddziałami. Nie moglibyśmy pracować bez Oddziału Opracowania Zbiorów i Oddziału Wydawnictw Ciągłych, które opracowują obiekty trafiające na ścieżkę digitalizacji. Bliska współpraca dotyczy także wszystkich zbiorów specjalnych, bo to w dużej mierze ich zasoby są digitalizowane. Oddział Przechowywania Zbiorów nie tylko udostępnia nam oryginały, ale uczestniczy również w typowaniu obiektów do digitalizacji i mikrofilmowania. Oddział Administracyjny znacznie ułatwia nam współpracę z innymi bibliotekami w zakresie uzupełniania luk w skanowanych obiektach. W zakresie realizacji zamówień czytelników oraz w ramach uzupełniania zbiorów współpracujemy z Oddziałem Udostępniania. Zdjęcia reportażowe oraz wiele innych „akcji” organizowanych jest we współpracy z Oddziałem Promocji, Wystaw i Współpracy. Ważnym elementem napędowym dla digitalizacji są wszelkiego rodzaju projekty, przy których zawsze możemy liczyć na Oddział Projektów Celowych i Funduszy Zewnętrznych.

Odział Rozwoju Zasobów Elektronicznych uczestniczy w organizowanych przez BUW różnego rodzaju wydarzeniach. W ramach Festiwalu Nauki przedstawialiśmy proces digitalizacji oraz mikrofilmowania zbiorów. Pracownicy ORZE organizują różnorodne kursy, pokazy i szkolenia, dotyczące pracy oddziału, jak i szeroko pojętych nowych technologii.

Oddziałem kieruje Grzegorz Kłębek ‒ na co dzień stara się, aby praca szła sprawnie i nie traciła na jakości, z której znane są skany, fotografie czy publikacje tworzone przez ORZE.

Po godzinach pracownicy ORZE: podróżują, w mniej lub bardziej egzotyczne miejsca, z których przysyłają pocztówki; czytają książki, w przeważającej części w wersji papierowej; poszerzają swoją wiedzę, nie tylko zawodową, studiując i szkoląc się; jeżdżą na rowerach, rolkach, nartach alpejskich i biegowych; chodzą po górach; biegają; uczęszczają też na siłownię; mają zwierzaki lub opiekują się nimi w ramach wolontariatu (oczywiście przeważają koty); interesują się modelami zdalnie sterowanymi; a to wszystko dokumentują na zdjęciach, które mimo codziennej z nimi styczności w pracy, nadal im się nie nudzą.

 

Tekst i zdjęcia: Zespół ORZE