Tegoroczny wyjazd, który ochrzciłyśmy „tygodniem holenderskim”, był bardzo intensywny. Dzięki wizycie w trzech instytucjach poczułyśmy się jak na staff weeku, poznając w krótkim czasie wiele osób i zaznajamiając się ze specyfiką pracy w nieco odmiennych organizacjach. Jesteśmy bardzo wdzięczne pracownikom bibliotek w Leiden, Delft i Utrecht za poświęcony nam czas w pięć kwietniowych dni (15-19 IV; wszystkie te instytucje organizują staff week tradycyjnie na przełomie października i listopada) i za przygotowanie programu wizyty zgodnie z naszymi potrzebami. W tym wpisie opiszemy pokrótce kontekst każdej biblioteki oraz najciekawsze oraz inspirujące zagadnienia związane z open science i user experience.
Tradycyjny widok w Lejdzie
W Holandii utworzono krajowy program Open Science NL, którego głównym celem jest promowanie i przyspieszenie przejścia na model otwartej nauki (plan zakłada podjęcie różnych działań w okresie nadchodzących dziesięciu lat). Zapewnia on finansowanie, wzmacnia pozycję zaangażowanej społeczności skupionej na wartościach otwartej nauki oraz wspiera budowanie potencjału i infrastruktury otwartej nauki. Open Science NL jako część Holenderskiej Rady ds. Badań Naukowych łączy interesariuszy na poziomie społecznym i administracyjnym, aby ułatwić współpracę i koordynację ich indywidualnych programów otwartej nauki. Osoby, które zajmują się w Leiden, Delft i Utrecht wdrażaniem otwartej nauki, często o nim wspominały, ponieważ są jego aktywnymi członkami i współpracują ze sobą w różnych projektach.
Źródło: NPOS. (2022). Open Science 2030 in the Netherlands: NPOS2030 Ambition Document and Rolling Agenda (Approved version). (p. 2). Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.7433767
Leiden University Libraries
Historia bibliotek Uniwersytetu w Lejdzie sięga 1575 roku, kiedy to książę Wilhelm Orański podarował tej uczelni egzemplarz wielojęzycznej Biblii. Obecnie najstarszy uniwersytet w Holandii (w przyszłym roku będzie obchodził 450 rocznicę) posiada kilka bibliotek, które wchodzą w skład organizacji zwanej Leiden University Libraries (UBL). UBL obejmuje „główną” Bibliotekę Uniwersytecką (którą odwiedziłyśmy), Bibliotekę Nauk Społecznych i Behawioralnych, Bibliotekę Prawa (którą również mogłyśmy zobaczyć), Bibliotekę Nauk Ścisłych (w pierwszym dniu naszej wizyty miało miejsce oficjalne otwarcie nowego budynku), Bibliotekę Azjatycką (ulokowaną na ostatnim, dobudowanym piętrze biblioteki głównej), Bibliotekę NINO (Holenderski Instytut Bliskiego Wschodu; część UB od 2018 r.), Bibliotekę Walaeus dla studiów medycznych (LUMC – również niedawno, bo do 2021 r. stała się częścią UB) oraz Bibliotekę Wijnhaven w Hadze. Akademickie Muzeum Historyczne i jego zbiory są częścią UBL, oprócz tego istnieją również biura w Dżakarcie (Indonezja) i Rabacie (Maroko), które obecnie mocno koncentrują się na digitalizacji zbiorów z tych krajów we współpracy z biblioteką główną. W wyremontowanym i przebudowanym budynku obok gmachu głównej biblioteki ma zostać ulokowana nowa Biblioteka Bliskiego Wschodu, która posiada cenne zbiory będące własnością UBL oraz księgozbiór wspomnianej wcześniej Biblioteki NINO. Projekt przebudowy kampusu humanistycznego UB zakłada przeniesienie do tego budynku również:
- Centrum Studiów Afrykańskich w Lejdzie z Biblioteką Afrykańską (ASCL),
- Międzynarodowego Instytutu Studiów Azjatyckich (IIAS),
- Instytutu Studiów Regionalnych Uniwersytetu w Lejdzie – Studiów Azjatyckich, Bliskowschodnich i Religioznawczych. (LIAS),
- Królewskiego Holenderskiego Instytutu Studiów Azji Południowo-Wschodniej i Karaibów (KITLV).
A Tour of Leiden University Libraries – Get Started, źródło: UBLeiden Youtube
W bibliotece głównej uniwersytetu w Lejdzie w zeszłym roku rozpoczęto proces dużych zmiany organizacyjnych i kadrowych – oprócz relokacji i aranżacji nowych budynków, wydzielono w strukturze dodatkowy oddział, co wiązało się z zatrudnianiem nowych osób i zaprojektowaniem nowych zakresów obowiązków. Wcześniej jeden duży dział zajmował się kolekcjami specjalnymi, badaniami, siecią biblioteczną i zapewnieniem odpowiedniej edukacji (warto dodać, że w Holandii nie ma studiów na kierunku bibliotekoznawstwa). Poniżej zamieszczamy aktualną, potrójną strukturę – obok oddziałów zajmujących się tradycyjną „drogą książki”, wzmocniono nowoczesną rolę biblioteki (m.in. proces digitalizacji, naukowe zasoby elektroniczne, w tym też otwarte) czy poszerzono obsługę użytkowników. Oprócz odświeżonej struktury organizacyjnej UBL stara się wprowadzać międzyoddziałowe zespoły powołane do pracy nad konkretnym tematem np. usprawnienia procesów (logistyka), aktualizacji usług szkoleniowych, unowocześnienia przepływu informacji, zapewnienia wysokiej jakości usług bibliotecznych czy dostosowania wyposażenia budynku do potrzeb użytkowników. Działania takie integrują społeczność i aktywizują pracowników.
Źródło: https://www.library.universiteitleiden.nl/about-us/library-organisation
W wielkim skrócie, zmiany te można nazwać formalnością, ponieważ pracownicy już od pewnego czasu odczuli ich potrzebę m.in. w związku z realiami pracy w pandemii i w wyniku wsłuchiwania się w potrzeby użytkowników i współpracowników. Władze od jakiegoś czasu korzystają z metody kaizen, dostosowanej dla potrzeb bibliotek do wprowadzania małych zmian w organizacji pracy. Kolejnym planowanym krokiem będzie m.in. zaadoptowanie przestrzeni pracowniczych, które nie są już wykorzystywane z uwagi na pracę hybrydową, i wyposażenie ich w meble do pracy grupowej dla studentów, tak aby mogli oni rezerwować miejsca do nauki przez system wdrożony na uczelni. Jednostką, odpowiedzialną za „uwalnianie” pokoi będzie m.in. Centre for Digital Scholarship (w skrócie CDS). Digital scholarship obejmuje wiele różnych sposobów, w jakie naukowcy mogą wykorzystywać technologie cyfrowe do celów prowadzenia badań naukowych, które w coraz większym stopniu opierają się na dostępności dużych zbiorów danych i współpracy interdyscyplinarnej. Tego typu badania często wymagają nowych metod, technik lub instrumentów, szczególnie nowych metod ich (otwartego) udostępniania. Dlatego CDS zajmuje się różnymi zagadnieniami z zakresu otwartej nauki. Centrum przygotowuje tematyczne publikacje, prezentacje, prowadzi szkolenia i Research Data Services Catalogue. Ponadto uczestniczy w krajowym i międzynarodowych projektach, np. OS Trails, Durable Access to Book historical data, Connecting to the Network of Digital Heritage, the Research Software Directory (RSD).
Uniwersytet w Leidzie ma politykę otwartego dostępu (Leiden University Open Access Policy). Wzmacnia ona otwarty dostęp do publikacji naukowych i wciela w życie zapisy art. 25fa holenderskiej ustawy o prawie autorskim (tzw. Taverne amendment – nazwany na cześć byłego posła do parlamentu Joosta Taverne’a i wprowadzony do obiegu prawnego w 2015 r.). Zgodnie z tym artykułem naukowcy mogą udostępnić opublikowaną wersję swoich publikacji naukowych w otwartym dostępie po upływie „rozsądnego” okresu od pierwszej publikacji. Holenderskie uniwersytety za odpowiedni uznały okres sześciu miesięcy. Dotyczy to również sytuacji, gdy wydawca określi dłuższy okres embarga. W ostatnim czasie CDS skupiło się na projekcie dostosowania ogólnej polityki otwartego dostępu do publikacji do potrzeb różnych instytutów badawczych uniwersytetu. W jego ramach mają powstać indywidualne polityki, które w adekwatniejszy sposób dostarczą przeglądu modeli publikacyjnych, głównie w nadziei na obniżenie kosztów i zapewnienie zrównoważonego rozwoju.
CDS wspiera realizację programu Academia in Motion (AiM), który ma na celu sprawienie, aby Uniwersytet w Leiden był bardziej otwartym miejscem pracy, które docenia i nagradza każdy wkład w naukę i edukację, a także instytucją, która tworzy i dzieli się wiedzą bardziej swobodnie ze społeczeństwem. AiM zapewnia lepszą równowagę między edukacją a badaniami. Chodzi o znalezienie nowych sposobów uznawania i nagradzania pracowników (bez podziału na akademików i nie akademików), a także o uznanie otwartej nauki, współpracy i dobrego samopoczucia jako punktu odniesienia dla dalszych działań. Ten strategiczny program, obejmujący całą uczelnię, został przyjęty do realizacji w latach 2022-2027.
Ponadto, w środowisku open science dość dobrze znane jest CWTS – Centre for Science and Technology Studies z Uniwersytetu w Leiden. Odpowiada m.in. za przygotowanie The Open Science Knowledge Platform i CWTS Leiden Ranking.
Dla UBL klient (bo tak nazywają swoich użytkowników) jest centralnym punktem wszystkich działań podejmowanych w organizacji. Oprócz studentów, za swoich klientów uważają również badaczy i wykładowców z Uniwersytetu w Leiden oraz naukowców z całego świata, którzy korzystają z ich cyfrowych zbiorów online lub odwiedzają UBL.
UBL za pomocą różnych metod i technik stale bada, jak użytkownicy oceniają ich usługi i jak korzystają z systemów i stron internetowych. Z różnych działów UBL dostarczane są dane statystyczne, które pomagają interpretować trendy i wprowadzać nowe usługi. Są to statystyki użycia usług i zbiorów: liczby wypożyczeń, użycie cyfrowych zbiorów oraz kolekcji e-booków i e-czasopism, liczba odwiedzin na stronie internetowej, liczba subskrybentów mediów społecznościowych oraz statystyki oglądania i słuchania programów online.
Od 2012 roku co dwa lata UBL przeprowadza badanie usług bibliotecznych ankietą LibQUAL, która jest rozsyłana uniwersytecką pocztą elektroniczną do studentów i wykładowców. Wnioski wynikające z ankiet są analizowane i opisywane w raportach; komentarze są rozpisane na listy tematyczne, które są dodatkowo uzupełniane raz na kwartał przez komentarze i skargi przesłane przez użytkowników za pośrednictwem czatu, e-maila lub telefonu. Raz w roku lista skarg i punktów do poprawy jest przeglądana i priorytetyzowana.
Od tego roku wdrożony został program szkoleń z zakresu metodyki UX (user experience) dla pracowników różnych działów i szczebli, tak aby mogli oni używać narzędzi pomagających badać podejście i zaangażowanie użytkowników Biblioteki w swoich projektach i codziennych działaniach. W ten sposób jeszcze bardziej powszechne stanie się podejście skoncentrowane na potrzebach użytkowników (user-centered), tak ważne dla UBL.
W ramach promocji zbiorów UBL aktywnie współpracuje z innymi jednostkami uniwersytetu przy tworzeniu materiałów audiowizualnych. Nagrania wywiadów i podcasty umieszcza m.in. na swoim kanale Youtube. Przede wszystkim dumni są z dwóch serii: Van kluis naar kussen (pl. Od skarbca do poduszki) i Boekensalons van de UBL (pl. Salony książek UBL).
Van kluis naar kussen – źródło: UBLeiden Boekensalons van de UBL – źródło: UBLeiden
Delft University of Technology
Biblioteka została założona w 1842 r. wraz z ustanowieniem przez Wilhelma II Holenderskiego pierwszej technicznej uczelni w Holandii. Obecny budynek biblioteki jest tylko o rok starszy od budynku BUW na Powiślu, w zeszłym roku obchodził swoje dwudziestopięciolecie. Został zaprojektowany przez architektów z firmy Mecanoo, a przez główną architektkę (i absolwentkę TU Delft) Francine Houben jest nazywany budynkiem ze szkła i trawy (ang. the building of glass and grass). Ogromny stożek symbolizuje rozwój technologii. Dzięki dachowi z trawy biblioteka jest w rzeczywistości nie tylko energooszczędnym budynkiem, ale także pięknym obiektem architektonicznym. Trawiasty dach ma właściwości izolacyjne i ogranicza dużą zmienność temperatur. Roślinność zatrzymuje wodę deszczową, a powolna kondensacja tej wody zapewnia naturalne chłodzenie latem. Fasady mają podwójne szklane ściany, między którymi cyrkuluje powietrze. Zimą biura pozostają komfortowo ciepłe, a latem przyjemnie chłodne.
Aftermovie: Celebrating 25 years of the TU Delft Library building – źródło: TU Delft Library Youtube
Mottem Biblioteki TU Delft jest „miejscem nauki, spotkań i czerpania inspiracji”. Pracownicy starają się stworzyć w niej bezpieczną, komfortową przestrzeń do nauki, organizować inspirujące spotkania i wydarzenia, ale też zapewnić warunki do odpoczynku i relaksu (do wyboru: kapsuła Powernap, krzesło do masażu, pomieszczenie Mindfulnest czy dogoterapia z Norah i Teddy). Dzięki utworzeniu New Media Center, które oprócz nowoczesnego sprzętu służy wsparciem utalentowanych pracowników, dbają o tworzenie powiązań między miedzy badaniami a edukacją. Przykładowo: pozwalają studentom zaprojektować laboratorium do przeprowadzania badań z użyciem rzeczywistości wirtualnej, tworzą wizualizację danych ze zbiorów bibliotecznych zmieniając narzędzie do ich przeszukiwania w mapę The Oracle 1.0 prezentowaną na monitorach dotykowych Collection Wall, czy pomagając nagrywać wykłady nauczycielom akademickim.
Virtual Production 4Education – źródło: TU Delft Library Youtube
W odróżnieniu od Leiden, gdzie stworzono jeden duży oddział zajmujący się open science, w Delft postawiono na rozproszoną siatkę ekspertów skupionych wokół Programu TU Delft Open Science (żółta kategoria widoczna na diagramie przedstawiającym strukturę biblioteki). Pracownicy biblioteki są łącznikami i facylitatorami dla Open Science Community Delft (OSCD), grupy entuzjastów pragnących zmienić tradycyjną formę prowadzenia badań. Społeczność ta koncentruje się na współpracy poprzez dzielenie się specjalistyczną wiedzą, pomaganiu sobie w pracy, promowaniu praktyk otwartej nauki oraz tworzeniu zasobów dla członków OSCD umożliwiających prowadzenie własnych otwartych inicjatyw.
Źródło: https://www.tudelft.nl/en/library/about-the-library/the-organisation#&gid=1&pid=1
Druga edycja programu działa w oparciu o jeden projekt (Open Education) i cztery inicjatywy tematyczne (Open Scholarly Publishing, FAIR data & software, Civic Engagement, Open Hardware), które się razem przenikają. Do wspierania jego realizacji powołano strukturę zarządzającą, która co roku wyznacza cele i konkretne działania, a na koniec przeprowadza ewaluację i publikuje raport z ich realizacji.
W ramach projektu Open Education stworzono m.in. bardzo popularny kurs na platformie MOOC: Open Science: Sharing Your Research with the World. W ten sposób powstały otwarte materiały edukacyjne, najpierw oferowane społeczności TU Delft, a potem za pośrednictwem platformy edx.org wszystkim zainteresowanym. Kurs trwa od 4 do 6 tygodni (średnio 3-4 godziny w tygodniu). Zawiera krótkie wprowadzenie do historii otwartej nauki i przegląd kluczowych tematów, nad którymi pracują eksperci w tej dziedzinie. Zapewniono również wprowadzenie do skutecznego i bezpiecznego zarządzania danymi badawczymi czy publikowania w otwartym dostępie. Na koniec uczestnicy mogą wybrać jeden z trzech tematów: jak zwiększyć widoczności swoich badań poprzez narzędzia proponowane przez otwartą naukę, jak uczynić oprogramowanie badawczego dostępnym i spełniającym wymogi zasad FAIR oraz czym jest nauka obywatelska.
Utrecht University Library
Uniwersytet został założony w 1636 r. Podczas okupacji francuskiej król Ludwik Napoleon nakazał budowę pałacu w centrum Utrechtu, który ostatecznie stał się biblioteką uniwersytecką (zwaną University Library City Centre; oprócz tego jest jeszcze druga biblioteka na innym kampusie w tzw. Utrecht Science Park). Sam budynek prezentuje się okazale i jest doskonałym przykładem połączenia zabytkowej architektury i przestrzeni i nowoczesnego designu.
Getting to know your way around the University Library Utrecht City Centre versie mei 2021 – źródło: Utrecht University Library Youtube
Uniwersytet w Utrechcie (UU) chce uchodzić za światowego lidera w środowisku akademickim i niedawno ogłosił, że od 2024 r. rezygnuje z uczestnictwa w the Times Higher Education (THE) World University Ranking. Pracownicy biblioteki w tym samym duchu dokonują zmian, które niektórzy uznaliby za kontrowersyjne, np. nie promują swojego katalogu online (WorldCat) na swojej stronie www, ale dbają, aby dorobek publikacyjny UU był widoczny w różnych bazach naukowych, repozytoriach i agregatorach itd., czyli tam, gdzie faktycznie na co dzień zaglądają i poszukują informacji użytkownicy. Open science została ponownie wpisana w Strategię UU jako jedna z pięciu głównych wytycznych (od roku 2017 jest jednym z kluczowych zagadnień). W ostatnich latach władze uczelni utworzyły UU Open Science Programme, który ma na celu stymulowanie i ułatwianie naukowcom praktycznego stosowania zasad otwartej nauki m.in. poprzez celowe finansowanie. W efekcie działań podjętych w ramach tej inicjatywy obecnie aż 75% publikacji naukowców z UU jest dostępnych bezpłatnie. Program kierowany jest przez Utrecht University Open Science Platform, która obejmuje członków całej społeczności badawczej i „prekursorów” z odpowiednią wiedzą specjalistyczną reprezentujących różne dyscypliny, którzy stanowią wzór do naśladowania. Program Otwartej Nauki UU koncentruje się wokół pięciu ścieżek: Open access, FAIR data and software, Public engagement, Recognition and rewards, Open education.
Zapisy dotyczące otwartej nauki znalazły odzwierciedlenie w strategii biblioteki tzw. UUB Policy Plan 2022-2025, gdzie czytamy, że misją instytucji jest promowanie i innowacyjne dzielenie się wiedzą naukową. Wyznaczone cele to m.in.: dążenie do tego, aby zbiory biblioteczne były powszechnie dostępne, nadawały się do ponownego wykorzystania i odczytu maszynowego do celów badań opartych na danych; zapewnienie zrównoważonego dostępu do kolekcji UU; dorobek naukowy UU jest publikowany w modelu open access (w ramach publikacji w otwartych czasopismach, umów transformacyjnych, deponowania w repozytorium instytucjonalnym), a dane badawcze są udostępniane na zasadach FAIR; pracownicy są zachęcani do tworzenia otwartych zasoby edukacyjne.
Źródło: https://www.uu.nl/en/university-library/about-the-library/organisation
Za wdrażanie tych założeń odpowiadają m.in.: oddział wspierający publikowanie (w modelu open access), gromadzenie i zarządzanie wynikami badań; oddział wspierający zarządzanie danymi badawczymi, kodem źródłowym i oprogramowaniem; oddział odpowiedzialny za komunikację i nadzorujący projekty prowadzone w bibliotece (m.in. opracowanie nowej strony www i projektowanie komunikacji z użytkownikami). W UU przyjęto model hybrydowy, tj. stworzenie oddziałów w bibliotece, którym przypisano wybrane aspekty otwartej nauki oraz utworzenie siatki ekspertów i akademików na wydziałach.
Tekst i zdjęcia:
Zofia Kajczuk, UX librarian, Pełnomocniczka Dyrektora BUW ds. projektowania usług
Karolina Minch, Oddział Wydawnictw Ciągłych, Pełnomocniczka Dyrektora BUW ds. otwartej nauki