Oddział Opracowania Zbiorów BUW liczy obecnie 26 osób, kierownikiem jest Ewa Józefowicz.
W obecnej postaci OOZ istnieje dopiero od przeprowadzki do nowego gmachu BUW. Powstał z połączenia dwóch oddziałów: Oddziału Opracowania Książek Nowych i Oddziału Opracowania Rzeczowego Zbiorów. Na początku 2014 r. włączono do niego opracowanie techniczne i wtedy w jednym miejscu znalazło się całkowite opracowanie dokumentów od chwili „wejścia” do oddziału do momentu „wyjścia” do czytelnika. Trafiają tu książki, dokumenty elektroniczne, audiobooki, filmy, atlasy, normy i śpiewniki, które zostały uprzednio zakwalifikowane do zbiorów BUW (wpływ bieżący). Tu zostają zaopatrzone w „imię i nazwisko, adres stały i tymczasowy oraz firmowe opakowanie”.
Opracowanie zbiorów prowadzone jest w ściśle określonej kolejności. Pierwszy etap po przywiezieniu z Oddziału Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów to katalogowanie, drugi – inwentaryzacja, trzeci – nadawanie sygnatury KBK i ostatni – opracowanie techniczne.
Katalogowaniem zajmuje się dziewięć osób: Ewa Bagieńska, Monika Grabowska, Janusz Kasprowicz, Justyna Koziak, Beata Michałowska, Monika Niezgoda, Danuta Nizielska, Dorota Święcicka, Agnieszka Tabisz (p. 128, 131, 132, 135). Każda z nich zajmuje się inną dziedziną wiedzy.
Od lewej: Janusz Kasprowicz, Agnieszka Tabisz, Ewa Bagieńska, Ilona Sitarczyk, Anna Pruchniewicz, Anna Borowik, Małgorzata Rogowska, Dorota Jejno, Monika Niezgoda, Danuta Nizielska, Małgorzata Smakowska, fot. Ewa Józefowicz
Dokumenty katalogujemy w bazie centralnej NUKAT, ale pracę z książką zawsze zaczyna się od sprawdzenia w OPAC BUW. Jeżeli opis danej pozycji jest w naszym katalogu, przekazujemy ją bezpośrednio do inwentaryzacji, a brakujących pozycji szukamy w katalogu centralnym NUKAT. Porównujemy opis z posiadaną książką i jeżeli wszystkie elementy opisu zgadzają się oraz nie mamy uwag do sposobu skatalogowania – kopiujemy opis. W praktyce to kliknięcie w niebieską strzałkę i po kilku sekundach opis trafia do bufora (przechowalnia), a po nocnym przetworzeniu następnego dnia jest widoczny w OPAC BUW.
Jeżeli w NUKAT brak poszukiwanej pozycji, musimy skatalogować ją samodzielnie. Pracujemy korzystając z formatu MARC’21 dla odpowiedniego typu dokumentu. Obowiązkiem katalogera jest sporządzenie wszystkich niezbędnych haseł (punktów dostępu), opisanie pozycji zgodnie z przyjętymi zasadami i uzupełnienie o tematy w języku KABA. Daje to w efekcie możliwości wieloaspektowego wyszukiwania.
Czasami nie od razu możemy całościowo opracować dokument, bo nie ma w bazie odpowiedniego hasła przedmiotowego. Wtedy pracę katalogerów wspierają panie: Anna Borowik, Elżbieta Dworska-Padukiewicz i Anna Stanis (p. 120) tworzące zasób leksykalny języka haseł przedmiotowych KABA (jhp KABA). Rekordy do jhp KABA tworzone są na bieżąco na podstawie zamówień napływających od wszystkich katalogerów z BUW i bibliotek wydziałowych.
Dzień Bibliotekarza 2015. Od lewej: Ilona Sitarczyk, Danuta Nizielska, Ewa Józefowicz, Ewa Bagieńska, Dorota Święcicka, Ewa Puchalska, Idalia Gaudyn, Beata Michałowska, Zbigniew Zakrzewski, fot. J. Wołodko
Poza opracowaniem dokumentów z wpływu bieżącego prowadzimy również retrokonwersję starych zbiorów. Dotyczy ona przede wszystkim książek zamawianych przez czytelników do wypożyczalni i czytelni. Wszystkie pozycje, które nie mają opisów w katalogu automatycznym, w momencie zwrotu przez czytelnika przekazywane są do OOZ i katalogowane ponownie. Wprowadzanie „starych” książek do systemu zautomatyzowanego daje im „nowe życie”, umożliwia wyszukiwanie na wiele niedostępnych wcześniej sposobów, a bibliotekarze mają szansę spojrzenia ze współczesnej perspektywy na kiedyś skatalogowaną książkę. Prowadzimy też regularne sczytywanie katalogu kartkowego z komputerowym i powolne, skrzynka po skrzynce, katalogowanie. W tym zadaniu wspierają BUW fundusze pozyskiwane na projekty DUN.
Kolejny ważny etap na drodze książki to inwentaryzacja. Tym zadaniem zajmują się: Karolina Kamińska, Tomasz Leksiński i Izabella Piątek-Maszczyk (p. 117, 130).
Od lewej: Małgorzata Rogowska, Małgorzata Smakowska, Tomasz Leksiński, Dorota Jejno, Ilona Sitarczyk, fot. Ewa Józefowicz
Wszystkie dokumenty dzielone są według rodzajów, formatów i otrzymują numery inwentarzowe lub numery ksiąg rejestrowych, a następnie tworzy się dla nich rekordy egzemplarzy. W takim opisie znajdują się informacje dotyczące konkretnego egzemplarza potrzebne czytelnikowi i niezbędne do drukowania ksiąg inwentarzowych. Czytelnik dostaje informację w rekordzie egzemplarza, że książka jest „W opracowaniu”.
Księgi inwentarzowe i rejestrowe drukowane są osobno dla każdego rodzaju dokumentów po zinwentaryzowaniu minimum 5 tys. jednostek.
Dalsze losy opracowanych dokumentów zależą od podjętej decyzji o miejscu ich przechowywania. Tymi, które przeznaczone są do wolnego dostępu zajmują się osoby nadające Klasyfikację Biblioteki Kongresu (KBK): Abdel Hakim Al.-Khatib, Idalia Gaudyn, Anna Pruchniewicz, Ewa Puchalska, Małgorzata Wojciechowska, Zbigniew Zakrzewski (p. 128, 129). Grupa ta klasyfikuje książki przeznaczone do wolnego dostępu od października 1995 r. – to już prawie 20 lat !
Od lewej (z tyłu): Zbigniew Zakrzewski, Małgorzata Wojciechowska, Karolina Kamińska, Justyna Koziak, (z przodu): Monika Grabowska, Beata Michałowska, fot. Ewa Józefowicz
Pracownicy po dokładnej analizie liczby wydań, egzemplarzy, wypożyczeń oraz stanu zachowania poszczególnych dokumentów w wolnym dostępie i sugestii informatorów dziedzinowych podejmują ostateczną decyzję o zakwalifikowaniu nowych nabytków do wolnego dostępu oraz o sposobie ich udostępniania. Książki przeznaczone do wolnego dostępu tematowane są wg języka Library of Congress Subject Headings (LCSH) i klasyfikowane wg Library of Congress Classification (KBK). Klasyfikowanie to ten etap opracowania książki kiedy jest ona już widoczna dla czytelników w katalogu BUW (ma już opis bibliograficzny i opis egzemplarza). To tu wpływają prośby o przyspieszenie opracowania.
Opracowanie techniczne jest ostatnią czynnością standardowej drogi książki w oddziale. Zatrudnione tu panie: Dorota Jejno, Małgorzata Rogowska, Ilona Sitarczyk (p. 117) nanoszą na książki znaki własnościowe BUW, przyklejają nalepki z sygnaturą KBK, wklejają zabezpieczające paski magnetyczne. Książki w złym stanie technicznym „ubierane” są w tekturki. Tak przygotowane publikacje są włączane do zbiorów i dopiero w tym momencie następuje usunięcie statusu specjalnego „W opracowaniu”. Jest to moment na który my również czekamy, żeby zamienić się w czytelników i móc nareszcie wypożyczyć książki, które przeszły przez nasze ręce.
Melioracje i porządki w zbiorach to królestwo Małgorzaty Smakowskiej (p. 130). Przez jej ręce przechodzą wszystkie dokumenty zmieniające swój charakter, np. zwarte na ciągłe i odwrotnie, dokumenty życia społecznego, destrukty wycofywane ze zbiorów, ekwiwalenty za zagubione pozycje etc. Pod jej opieką pozostają zabytkowe już katalogi kartkowe i rozliczne kartoteczki wewnętrzne dokumentujące losy poszczególnych książek czy sygnatur.
Szkolenia prowadzone w Oddziale Opracowania Zbiorów są podstawą do uzyskania uprawnień związanych z pracą w systemie VTLS/Virtua. Przygotowujemy osoby z BUW i bibliotek wydziałowych, którym potrzebne są uprawnienia „kopisty”, „katalogera” oraz uprawnienia bardziej wyspecjalizowane: tematowanie w języku KABA, nadawanie KBK. W OOZ odbywają się też egzaminy sprawdzające efekty szkoleń. Na bieżąco prowadzone są konsultacje i udzielane porady dla bibliotekarzy związane z każdym etapem opracowania.
Koleżanki i Koledzy z OOZ dają się poznać, jako ciekawi wydarzeń kulturalnych, a zwłaszcza muzealnych, uczestnicy bibliotecznych wypraw na zaproszenia czy to Muzeum Narodowego, czy Centrum Kopernik. Wielu z nich czas wolny chętnie spędza w teatrze.
Ewa Bagieńska, Anna Borowik, Ewa Józefowicz, Anna Pruchniewicz, Oddział Opracowania Zbiorów