W czerwcu 2023 r. wzięłyśmy udział w pierwszym po pandemii organizowanym przez Uniwersytet w Wiedniu programie Erasmus+ Staff Training Days. Na dwa pierwsze dni zaplanowano program ogólny, dla wszystkich uczestników zjazdu. W pozostałe dwa realizowaliśmy indywidualne plany stażowe. Spotkanie zgromadziło ponad 50 osób z 35 partnerskich instytucji z 9 krajów świata. To dlatego w programie dla bibliotekarzy brały udział osoby nie tylko z Europy! Polskę prócz nas reprezentowały jeszcze dwie osoby (z Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz z Uniwersytetu Wrocławskiego). Pozostali uczestnicy pochodzili z Chorwacji, Japonii, Litwy, Palestyny i Włoch.
O historii i współczesności Uniwersytetu Wiedeńskiego napisały już wcześniej nasze koleżanki, które wizytowały wiedeńską Bibliotekę w zeszłym roku (Wien, du Stadt meiner Träume). Dla nas, udział w ogólnouniwersyteckim staff weeku był okazją do wysłuchania ciekawych wykładów przygotowanych przez pracowników Uniwersytetu. Johannes Sorz (rektorat) przedstawił Uniwersytet Wiedeński – jeden z największych (ponad 10.3 tys pracowników, 88.9 tys. studentów) i najstarszych (utworzony w 1365 r.) uniwersytetów europejskich, zarazem najstarszy uniwersytet w krajach niemieckojęzycznych. Zajmuje 124 miejsce w rankingu Times Higher Education (UW: pozycje 801-1000). Jego wysoką pozycję potwierdza zdobycie w 2022 r. nagrody Nobla w dziedzinie fizyki przez prof. Antona Zeilingera (profesor emeritus Uniwersytetu Wiedeńskiego od 2013 r.). Dwie kolejne prezentacje były ciekawymi opisami dobrych praktyk realizowanych na Uniwersytecie. Christoph Lugmeyer (zarządzanie infrastrukturą) mówił o planie osiągnięcia neutralności energetycznej instytucji do roku 2030, zwłaszcza poprzez oszczędzanie prądu. Matthias Leichtfried (wydział germanistyki) zaprezentował założenia i cele badawcze grupy roboczej ds. sztucznej inteligencji. Do tego międzydyscyplinarnego grona zaproszono badaczy z dziedzin psychologii, informatyki, prawa, filologii, socjologii i kulturoznawstwa oraz reprezentantów jednostek wspierających dydaktyków, a także przedstawiciel studentów. Wpływ generatywnej sztucznej inteligencji na uniwersytety zaczynamy obserwować już teraz, warto więc zbadać możliwe wyzwania: nauczanie i egzaminowanie z pomocą AI, jej wpływ na praktyki komunikacji naukowej (zwłaszcza pisanie tekstów naukowych), wpływ AI na prawo autorskie, poznanie i zaawansowanie używanie narzędzi AI. Jednym z zadań grupy jest przygotowanie wytycznych dla nauczycieli akademickich na temat przeprowadzania egzaminów, w tym prac pisemnych.
Program był tak ułożony, że dał nam możliwość spotkania się z pracownikami uniwersytetu i skupienia się na tematach, które nas interesują, ale też umożliwił nawiązanie kontaktów zawodowych z innymi uczestnikami zjazdu. W ramach zajęć w podgrupie bibliotekarzy spotkałyśmy się w bibliotece głównej z wicedyrektorem Wolfgangiem Rappertem, który omówił strukturę organizacyjną instytucji, a potem wysłuchałyśmy prezentacji na temat: projektu AUSSDA (The Austrian Social Science Data Archive), polityki otwartego dostępu i repozytorium Phaidra. Szczególnie interesujący był opis szerokiego zakresu usług oferowanych przez Wiedeńską Bibliotekę Uniwersytecką dla pracowników naukowych w zakresie otwartej nauki i wsparcia badań. Chodzi o wsparcie na każdym etapie działalności naukowej: od pozyskania grantu, poprzez zarządzanie danymi badawczymi, pozyskiwanie informacji naukowych, strategie publikacyjne, deponowanie w repozytorium, wreszcie analizy bibliometryczne i dbanie o widoczność dokonań naukowych. Kolejne dwa dni to czas pracy w jeszcze mniejszych grupach: wraz z koleżanką z Biblioteki Uniwersyteckiej w Wilnie spotkałyśmy się z pracownikami oddziałów katalogowania, wypożyczania oraz bibliotekarzami systemowymi, a wszystko po to, by lepiej poznać funkcjonowanie systemu Alma, który Uniwersytet Wiedeński wdrożył w 2017 r.
System biblioteczny Uniwersytetu w Wiedniu składa się z biblioteki głównej i 35 tzw. bibliotek specjalistycznych, które są odpowiednikami naszych bibliotek wydziałowych. Większość (¾) budżetu bibliotek pochłaniają zbiory elektroniczne. Spośród prawie 500 pracowników około 150 to studenci pracujący na część etatu. 150 bibliotekarzy jest zatrudnionych w bibliotece głównej, a od 1 do ponad 20 – w bibliotekach specjalistycznych.
Przed wdrożeniem Almy dokonano melioracji bazy, m.in. usunięto nieważne dłużej niż rok konta czytelnicze, anulowano przedawnione kary. Bibliotekarze Uniwersytetu Wiedeńskiego podkreślali, jak niezwykle ważna, zarówno w okresie przed i w trakcie implementacji, jest komunikacja z użytkownikami. Zapowiedź zmiany systemu umieszczono m.in. na potwierdzeniach zwrotu. Biblioteka była niedostępna dla czytelników przez dwa tygodnie, a na ten czas prolongowano wszystkie wypożyczenia.
Wdrożenie systemu Alma było poprzedzone zmianą standardu katalogowania na MARC21 w 2016 r. Obecnie około 20 katalogerów opracowuje zbiory na potrzeby biblioteki głównej i 35 bibliotek wydziałowych. W 2022 r. opracowano ok. 50 000 tytułów. Katalogowanie odbywa się w austriackim katalogu centralnym – Die Österreichische Bibliothekenverbund (OBV). Biblioteki korzystają z kartoteki niemieckiej Biblioteki Narodowej, której kopia znajduje się w OBV. Wspólna dla bibliotek OBV Network Zone w oprogramowaniu Alma działa od marca 2018 r.
Biblioteka główna Uniwersytetu w Wiedniu nie korzysta z RFID i nie ma urządzeń do samodzielnego wypożyczania, ponieważ w bibliotece nie ma wolnego dostępu, a zbiory poza czytelnią znajdują się wyłącznie w magazynie zwartym. Wraz z wdrożeniem Almy nastąpiło ujednolicanie zasad wypożyczania. Obecnie studenci mogą wypożyczać do 200 vol. (sic!), a pracownicy naukowi – do 500 vol. w każdej z bibliotek systemu, co zresztą, poza przypadkami pojedynczych czytelników, właściwie się nie zdarza. Wraz ze zmianą systemu starano się także ujednolicić długości okresów wypożyczenia. Obecnie są to trzy podstawowe okresy dla wszystkich bibliotek w systemie, w przyszłości – prawdopodobnie będzie tylko jeden dla wszystkich typów użytkowników. Odrębny limit wypożyczeń jest zachowany dla wypożyczeń wewnętrznych. Biblioteka korzysta z opcji automatycznej prolongaty. Całością procesów bibliotecznych zawiaduje sześciu bibliotekarzy systemowych.
Budynek biblioteki głównej mieszczący się przy Universitaetsring 1 został udostępniony czytelnikom w 1884 r., a mieszcząca 350 miejsc dla czytelników i 60 000 wol. sala czytelni głównej, z charakterystycznymi podłużnymi stołami i zielonymi lampami bankierskim, należy do jednej z atrakcji turystycznych Wiednia. W bibliotece głównej znajduje się obecnie 2,8 mln wol. (w bibliotekach wydziałowych jest ok. 5 mln). Pomimo prowadzonej selekcji i wdrożenia polityki ograniczenia wzrostu zbiorów drukowanych, biblioteka – podobnie jak inne książnice – zmaga się z problemem braku miejsca. Na przestrzeni lat podejmowano niezrealizowane próby rozbudowy obecnej siedziby lub wzniesienia nowego budynku. Ostatecznie, po trwających ponad rok dyskusjach podjęto decyzję o budowie zewnętrznego magazynu w odrębnej lokalizacji. Zakłada się, że długość realizacji zamówień z magazynu zewnętrznego będzie tylko nieznacznie wydłużona (o 30 min.) w stosunku do zamówień zbiorów na miejscu.
Na koniec ciekawostka: w Austrii nie są prowadzone studia bibliotekoznawcze. Dostrzegając jednak potrzebę kształcenia studentów w zakresie informacji i zarządzania nauką, Biblioteka Uniwersytetu w Wiedniu we współpracy z uniwersytetami w Grazu, Innsbrucku i Salzburgu wraz z Austriacką Biblioteką Narodową utworzyła roczne studia z zakresu bibliotekoznawstwa i informacji naukowej. Absolwenci tych studiów są chętnie zatrudniani w austriackich bibliotekach akademickich.
Walentyna Karmelitow, Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych
Anna Książczak-Gronowska, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń