W marcu 2000 r. wyprowadzona z zakamarków starego gmachu BUW do centrum Biblioteki, w obszar Wolnego Dostępu, zorganizowana prowizorycznie – dwa stare biurka, szafy wcześniej przeznaczone dla Czytelni Czasopism Bieżących i wypożyczone wózki od magazynu do wożenia deklaracji – czując na plecach oddech czytelników żądnych wypożyczenia wreszcie książek, do których nie mieli dostępu od grudnia poprzedniego roku, Wypożyczalnia Miejscowa rozpoczęła działalność w nowym gmachu.
Wypożyczalnia Miejscowa to część Oddziału Udostępniania, który przez ostatnich dwadzieścia parę lat przeszedł wiele zmian organizacyjnych. Zaczęły się jeszcze w starym gmachu przed przeprowadzką. Oddział składający się z trzech sekcji: Czytelni (Ogólnej i Profesorskiej), Wypożyczalni Miejscowej i Wypożyczalni Międzybibliotecznej zmniejszył się do dwóch: Czytelni i Wypożyczalni. W nowym gmachu następowały kolejne zmiany. Oddział Udostępniania został połączony z Oddziałem Informacji Naukowej i Dydaktyki; po latach zostały rozdzielone ponownie. Powstała też nowa sekcja: Sekcja Wolnego Dostępu, za to zniknęła Czytelnia Profesorska. Zmiany dotyczące bezpośrednio Wypożyczalni Miejscowej związane były z likwidacją Oddziału Księgozbioru Dydaktycznego, którego zbiory dotychczas przechowywane w odrębnym magazynie trafiły do Wolnego Dostępu, a jego wypożyczanie przeszło w gestię Wypożyczalni Miejscowej. Wcześniej w Wypożyczalni Księgozbioru Dydaktycznego rozpoczęto też korzystanie z kart wystawionych przez Wypożyczalnię Miejscową. Trzeba także było przejąć do systemu VTLS wypożyczenia z systemu UNIKAT, z którego korzystała dotychczas Wypożyczalnia KD. Lada Wypożyczalni Oddziału Księgozbioru Dydaktycznego została przejęta przez Wypożyczalnię Miejscową i zorganizowano w niej wydzielone stanowiska zapisów do Biblioteki. W obrębie Wypożyczalni wydzielono w pewnym momencie Stanowisko ds. reklamacji i kontroli kont czytelniczych, które następnie wyewoluowało w całkowicie wydzielone poza Wypożyczalnię Stanowisko ds. obsługi użytkownika.
Wypożyczalnię Miejscową można nazwać sercem biblioteki. Miejsce to powinien odwiedzić każdy użytkownik biblioteki, chociażby w celu dokonania rejestracji i otrzymania karty bibliotecznej. W Wypożyczalni można załatwić również sprawy związane z zamknięciem konta – tu się wszystko zaczyna, ale też i kończy 🙂
Wypożyczalnia Miejscowa, wrzesień 2019 r.
Początek przygody z BUW nierozerwalnie wiąże się właśnie z odwiedzinami stanowiska zapisów do biblioteki. Skoro zapisy, to i karty biblioteczne, a one wyglądały różnie. W starym gmachu, w momencie przystąpienia do wypożyczania w elektronicznym systemie bibliotecznym w 1997 r., rozpoczęto drukowanie (potem foliowanych) kart papierowych z 10-cyfrowym numerem identyfikującym w systemie. Były w różnych kolorach, służących odróżnianiu poszczególnych typów czytelników BUW – np. student otrzymywał kartę fioletową, pracownik – żółtą. W nowym gmachu dodano do nich zdjęcie, umożliwiające identyfikację czytelnika. Następnie wprowadzono karty plastikowe. Dla użytkowników oznaczało to konieczność wykonania zdjęcia do karty na miejscu w bibliotece. Fotografie te (niestety) nikomu się nie podobały … Karty plastikowe były o tyle rewolucyjną sprawą, że posiadały pasek magnetyczny, służący do obsługi kserografów. W momencie wprowadzenia Elektronicznej Legitymacji Studenckiej student mógł aktywować swoją legitymację jako kartę do BUW i BW. Poprzednie karty z paskiem magnetycznym zostały zastąpione kartami z chipem – można je było wczytać dotykowo. Nadal wykonywane na miejscu zdjęcia są już znacznie lepszej jakości, ale za to kartę do kserografu trzeba zakupić oddzielnie. Z zapisem do biblioteki związane jest złożenie podpisu, potwierdzającego znajomość regulaminu BUW. Początkowo aby zapisać się do biblioteki trzeba było wypełnić papierową deklarację. Na jej podstawie, po okazaniu dokumentu tożsamości, pracownik dokonywał zapisu. Kiedy zakupiono drukarki do deklaracji, pracownik mógł sam wprowadzić i wydrukować dane czytelnika na podstawie okazanego dokumentu, następnie były one weryfikowane i podpisywane przez użytkownika. Dodatkowo uzyskaliśmy w październiku 2004 r. dostęp do systemu USOS i dane naszych studentów oraz pracowników można było zaimportować, a nie wpisywać ręcznie. Dzięki temu w znaczący sposób zmniejszyły się kolejki (do dzisiejszego dnia wielu już zapewne absolwentów UW wspomina „słynne” czterogodzinne kolejki do zapisów w październiku). Obecnie poszliśmy jeszcze o krok dalej – czytelnik sprawdza swoje dane i dokonuje podpisu w sposób elektroniczny.
Kolejka do Wypożyczalni Miejscowej w okresie letniej sesji egzaminacyjnej w 2011 r.
Szczęśliwy posiadacz karty BUW mógł kontynuować swoją przygodę z biblioteką. Kiedy już poznał arkana wyszukiwania i posiadał zdolność dotarcia do wszelkich potrzebnych i niezbędnych mu pozycji książkowych i innych, udawał się zwykle do Wypożyczalni Miejscowej. Zbiory BUW były i są umieszczone w dwóch miejscach, co wiąże się z różnym sposobem dotarcia do nich. Do zbiorów z Wolnego Dostępu czytelnik ma nieograniczony dostęp. Korzysta z nich na miejscu, bądź wypożycza do domu, po samodzielnym ich odnalezieniu na półce. Większość zbiorów jest umieszczona w magazynie zamkniętym. Oznacza to konieczność wcześniejszego ich zamówienia. Zbiory takie odbiera się w Wypożyczalni Miejscowej, Czytelni Ogólnej lub Czytelni Zbiorów XIX Wieku. Obecnie zamówienia na dokumenty składa się wyłącznie elektronicznie – przez katalog online Bibliotek UW lub za pośrednictwem Cyfrowego Katalogu Kartkowego. Dawniej proces ten był nieco bardziej skomplikowany. Na zbiory, które można było odnaleźć wyłącznie w katalogu kartkowym, trzeba było wypełnić papierowy rewers – dwuczęściowy na czasopismo, trzyczęściowy na książkę. Oznaczało to również więcej pracy dla pracowników Wypożyczalni, ponieważ rewersy były umieszczane w tzw. koszulce przypisanej do danego czytelnika, a przed kolejnym wypożyczeniem taką koszulkę należało sprawdzić pod kątem ewentualnych przetrzymań książek wypożyczonych z magazynu.
Sam system, w którym pracowała Wypożyczalnia również się zmieniał. Zaczynaliśmy od programu VTLS. Później, z uwagi na większe możliwości, które oferował, przeszliśmy na program VTLS/Virtua. System pozwalał między innymi na wpisywanie uwag. Można było umieszczać na koncie czytelnika informacje o książkach wypożyczonych za pośrednictwem rewersu, co w sposób oczywisty usprawniło pracę. Z czasem książki nieopracowane komputerowo po zamówieniu przez czytelnika uzyskiwały tzw. tymczasowy opis (item) i dzięki temu można je było wypożyczyć już elektronicznie w systemie. Digitalizacja katalogu kartkowego i umożliwienie elektronicznego zamawiania za jego pośrednictwem pozwoliło na całkowite zaprzestanie zamawiania dokumentów magazynowych za pośrednictwem rewersów.
rewersy z Gabinetu Dokumentów Życia Społecznego
Działaniem, które miało również pomóc w szybszej obsłudze było – jak już wcześniej wspomniano – utworzenie w czerwcu 2004 r. Stanowiska ds. reklamacji i kontroli kont czytelniczych. Obsłużenie osoby załatwiającej sprawy bardziej skomplikowane trwało dość długo. Do obowiązków osób pracujących na tym stanowisku należało: przyjmowanie podań do kierownika Oddziału Udostępniania dotyczących różnych kwestii nierozstrzygniętych w Wypożyczalni, podań dotyczących zakładania kont członków Klubu Absolwentów UW i kont kaucyjnych, zgłoszeń zagubionych i zniszczonych książek, itp.
Jednym z udogodnień dla użytkowników miały być self-checki – urządzenia służące do samodzielnego wypożyczania i zwracania książek przez użytkowników. Po raz pierwszy pojawiły się one w BUW w 2005 r. Było to duże udogodnienie dla czytelników, ponieważ urządzenia te można było obsługiwać również w niedziele – czyli wtedy, kiedy Wypożyczalnia była i jest nieczynna. Niestety wówczas koszt kupna urządzenia był o wiele wyższy niż obecnie i na okresie testowym się skończyło. Obecnie znowu posiadamy takie urządzenia w bibliotece (od 2019 r.).
20 lat Wypożyczalni Miejscowej w nowym gmachu to tyle spraw, że ten tekst nie ma szans na ich wyczerpanie, to tylko liźnięcie tematu.
Elżbieta Podlasin, Oddział Udostępniania
Dorota Kuźnicka, Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych
Zdjęcia: Jadwiga Antoniak-Sadlakowska, Matylda Filas