13 grudnia 2022 r. odbyło się webinarium „Dostępność cyfrowa. Zrozumiałość i prosty język” zorganizowane przez Centrum Rozwoju Kompetencji Cyfrowych jeden z departamentów Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. W szkoleniu można było wziąć udział wchodząc na stronę: https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/o-szkoleniach-z-dostepnosci-cyfrowej. Ponieważ dostępność cyfrowa jest jednym z podstawowych założeń WCAG2, ja oraz moja koleżanka Kinga postanowiliśmy poszerzyć naszą wiedzę na ten temat.
Założenia dostępności cyfrowej są nam znane i stosujemy je w dokumentach PDF które trafiają do naszej biblioteki cyfrowej – Crispa.
Temat który został poruszony „Zrozumiałość i prosty język” okazał się pojęciem dużo szerszym niż przypuszczaliśmy i nie dotyczył tylko WCAG2, które tak naprawdę zostało tylko wspomniane.
Generalnie szkolenie można podzielić na 5 części:
- Czym jest prosty język,
- Prosty język a prawo
- Zasady prostego języka
- Jak pisać prostym językiem
- Jak wdrażać prosty język
Czym jest prosty język?
Pojęcie plain lenguage już od jakiegoś czasu funkcjonuje na świecie. Oznacza łatwy sposób pisania i komunikowania się zbliżony do języka mówionego na co dzień, jest to styl pisania tekstów urzędowych i firmowych, które mają trafić do masowego odbiorcy. Prosty język sprawia, że tekst czytamy szybko (w swoim naturalnym tempie) i więcej z niego zapamiętujemy. Taki sposób pisania zalecają na całym świecie eksperci i zwolennicy idei upraszczania komunikacji publicznej. Według przeprowadzonych badań dotyczących komunikacji publicznej prosty język oznacza: krótszy tekst, lepszą dostępność, szybsze działanie, oszczędność czasu i pieniędzy. Ważną cechą plain lenguage jest zrozumiałość. Oznacza ona tworzenie treści, które są możliwe do odczytania i zrozumienia – wytyczna 3.1 w załączniku do ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych.
O tym na ile język jest prosty w komunikacji publicznej mówi nam fog index. Jest to indeks czytelności, który ma na celu określenie stopnia przystępności tekstu. FOG to liczba lat edukacji odbiorcy danej treści potrzebna do tego aby ją sobie szybko przyswoił. Z badań nad tym indeksem wiemy, że średnio dla: polszczyzny mówionej wynosi on 3.5 – czyli 3.5 roku edukacji, dla tekstów urzędowych 13.5 – 13.5 roku edukacji, a dla rozporządzeń UE 20.1 – 20 lat edukacji. Tym co nas powinno zobowiązywać do podjęcia wysiłku upraszczania języka – używania plain lenguage w tekstach oficjalnych jest wykluczenie informacyjne. Takiego wykluczenia mogą doświadczać różne grupy osób, których dotyczą wytyczne dotyczące dostępności cyfrowej.
Prosty język a prawo.
Na samym początku został wymieniony artykuł 27 Konstytucji RP, mówiący o tym, że językiem urzędowym w Rzeczypospolitej Polskiej jest język polski. Ustawa o języku polskim zobowiązuje organy władzy publicznej oraz organizacje i instytucje naszego państwa do ochrony języka polskiego. Oznacza to, że mają one dbać o to by użytkownicy tegoż języka używali go poprawnie i doskonalili swoją sprawność językową, oraz mają stwarzać warunki do właściwego jego rozwoju. Następnie nawiązała do prostego języka w postępowaniach administracyjnych. Kodeks postępowania administracyjnego nakazuje organom administracji publicznej by „wyjaśniały stronom postępowania zasadność przesłanek”, którymi kierują się przy załatwieniu sprawy. Ma to umożliwić wykonanie decyzji bez stosowania środków przymusu (art. 11 KPA)
Jeśli chodzi o plain lenguage, w przypadku ochrony danych osobowych, zasada przejrzystości RODO wymaga, by wszystkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem tych danych były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Co do używania prostego języka w technikach prawodawczych prowadząca powołała się na Rozporządzenie Prezesa Rady ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku , gdzie w §6, §7 i §8.1 jest o tym mowa. Do stosowania prostego języka w ulotkach produktów leczniczych zobowiązuje § 2 Rozporządzenia z dnia 26 kwietnia 2010 r. w sprawie badania czytelności ulotki . Najbardziej interesującą nas częścią dotyczącą prostego języka i prawa, była część dotycząca stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 roku o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych mówi o tym w art. 4 ust.11. Podmioty publiczne maja obowiązek tworzyć dostępne cyfrowo strony internetowe i aplikacje mobilne, które będą zrozumiałe dla użytkownika tych stron i aplikacji.
Jako ostatnia część tego punktu została poruszona kwestia prostego języka w różnego rodzaju dokumentach. W 2018 roku 44 instytucje w Polsce reprezentujące administrację publiczną i jej partnerów podpisały Deklarację Prostego Języka. Porozumienie to zakłada, że pracownicy tych urzędów będą doskonalili kompetencje niezbędne do przestrzegania zasad prostego języka w mowie i piśmie, także z uwzględnieniem osób z niepełnosprawnościami.
Szef Służby Cywilnej wskazał prostą komunikację i upowszechnianie prostego języka jako jeden ze swoich celów i zadań (Sprawozdanie Szefa Służby Cywilnej za rok 2018 i za rok 2021).
Pracownia Prostej Polszczyzny podała 10 zasad prostego języka:
- Używaj znanych słów.
- Jedna myśl to jedno zdanie.
- Używaj naturalnego szyku zdań.
- Unikaj imiesłowów – są rzadkie w codziennej mowie.
- Unikaj „ukrytych czynności”, czyli rzeczowników odczasownikowych.
- Unikaj strony biernej i form bezosobowych – do obywatela zwracaj się bezpośrednio.
- Unikaj trudnych sformułowań, a trudny wyraz wyjaśnij.
- Wpuść do tekstu światło – używaj nagłówków, dziel tekst na akapity i stosuj listy.
- Opisuj tylko to co niezbędne do załatwienia sprawy.
- Unikaj czasu przeszłego.
Zmieniamy językowe nawyki.
Oczywiście są to tylko pewne propozycje, które należy wziąć pod uwagę i używać rozsądnie w zależności od sytuacji przy pisaniu tekstów prostym językiem.
Ta część była poświęcona przykładom i moim zdaniem nieco za długa. Poza przykładami zostały podane dwa przykłady oprogramowania ułatwiającego używanie „plain lenguage”. Jasnopis to aplikacja która mierzy poziom trudności tekstu. Logios aplikacja (niestety płatna) pozwalająca ustalić index czytelności FOG.
Wdrażając prosty język w tekstach pisanych przez instytucje należy:
- Pamiętać o odbiorcy – w biznesie zrozumiałość może być nawet przewagą konkurencyjną.
- Planować i realizować. Chodzi tutaj o organizowanie szkoleń dla pracowników z zakresu „plain lenguage”. Przygotowanie wzorów i szablonów dokumentów. Jasne określenie priorytetów i wymagań dotyczących prostego języka – poprawianie jest zawsze dłuższe.
Szkolenia z zakresu dostępności cyfrowej są organizowane co jakiś czas. Warto zaglądać na stronę https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/o-szkoleniach-z-dostepnosci-cyfrowej aby z nich skorzystać. Link do określonego webinarium pojawia się około tygodnia przed jego rozpoczęciem i nie wymaga wcześniejszych zapisów.
Adam Owczarczyk, Kinga Fedorczyk Oddział Rozwoju Zasobów Elektronicznych