BUW od podszewki. Część 15. Samodzielne Stanowisko ds. Zasobów Archiwalnych

Archiwum biblioteczne – komórka organizacyjna do zadań specjalnych

Od narodzin papieru minęło już całkiem sporo czasu. Na tyle dużo, że nikt pewnie nie wie ile ton tego wynalazku zalega na ziemi. Ten pospolity surowiec o włóknistej strukturze towarzyszy nam pod różnymi postaciami każdego dnia i pełni w naszym życiu kluczowe role. Na papierze m.in. mamy zwyczaj pisać. Na papierowych kartach zapisujemy ważne lub mniej ważne informacje. To zaczyn do powstania dokumentu. Wszystkie (bez wyjątku) zakłady pracy produkują dokumenty i to w dodatku w rozmaitych formach: pisanej, obrazowej, dźwiękowej, komputerowej. Jedne, tracąc swoją użyteczność szybko trafiają do kosza. Te, które zawierają istotne treści podlegają szczególnej opiece.

Materiały archiwalne – wszelka dokumentacja powstała w przeszłości i powstająca współcześnie, mająca znaczenie jako źródło informacji mające wartość historyczną o działalności Państwa Polskiego, jego organów i urzędów, o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia gospodarczego i społecznego, o rozwoju nauki i kultury, o działalności organizacji politycznych, społecznych, gospodarczych, zawodowych i wyznaniowych.
(Kolarz C.: Archiwa zakładowe i składanie akt: Poradnik. 2001 – BUW Wolny Dostęp: HF 5736. K65 2001)

Materiały niearchiwalne – wszelka dokumentacja mająca wyłącznie wartość praktyczną dla bieżącej pracy jednostki administracyjnej, określana symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.
(Kolarz C.: Archiwa zakładowe i składanie akt: Poradnik. 2001 – BUW Wolny Dostęp: HF 5736. K65 2001)

To oznacza, że po uporządkowaniu, opracowaniu, zewidencjonowaniu i zabezpieczeniu przechowuje się je w odpowiednio do tego przeznaczonym miejscu. Tak tworzy się  archiwum…

Archiwum – …komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji /…/, potocznie: gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie na akta, /…/
(Kolarz C.: Archiwa zakładowe i składanie akt: Poradnik. 2001 – BUW Wolny Dostęp: HF 5736. K65 2001)

Wynika z tego, że archiwum zakładowe jest miejscem odpowiedzialnym za zabezpieczenie i czasowe gromadzenie akt, a także opracowywanie i udostępnianie zasobów archiwalnych.

Archiwum Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie działające w zdecydowanym stopniu na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.2015.1446 t.j.)  powstało w 2005 roku. Zaś pierwsze plany założenia archiwum zakładowego pojawiły się już w 1992 roku, podczas projektowania nowego gmachu BUW.  Biblioteczne archiwum jest filią Archiwum Uniwersytetu Warszawskiego i jednocześnie najmniejszą komórką organizacyjną funkcjonującą  w BUW. Pan Marek Świeżewski  (pokój 114, poziom 1) z wykształcenia historyk, sam jeden sprawuje pieczę nad dokumentami „wyprodukowanymi” w Bibliotece. Materiały archiwalne, które znalazły swoje miejsce  w Magazynie na poziomie 0 mają do swojej dyspozycji aż 400 metrów bieżących półek!!  W zaufaniu powiem Państwu, że magazynowe regały kryją wiele niespodzianek. To tutaj właśnie przechowywane są na przykład „listy obecności w czytelniach” i „księgi wypożyczeń” z okresu funkcjonowania Biblioteki Warszawskiego Uniwersytetu Cesarskiego (1871-1915)!!!  A jeśli ktoś z Państwa zainteresowany jest historią pieczęci stosowanych w BUW od XIX wieku powinien niezwłocznie skontaktować się w tej sprawie z Panem Markiem.

W wielkim uproszczeniu, prawo to nic innego jak określony zbiór norm postępowania. Nie jest nam obca ogólnie przyjęta zasada: ignorantia iuris nocet, czyli nieznajomość prawa szkodzi. Warto o tym pamiętać, planując korzystanie z archiwaliów BUW. Wspominam o tym dlatego, że dokumentacja  znajdująca się w Magazynie na poziomie 0 (pomieszczenie 027) dotyczy w dużej mierze naszych pracowników. A takie akta osobowe i płacowe wymagają specjalnego traktowania i podlegają m.in. ochronie danych osobowych (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych – Dz.U. 2014.1182 t.j.). Dlatego też, zanim czytelnik przystąpi do pracy z archiwalnymi dokumentami zobowiązany jest  do zapoznania się z Regulaminem udostępniania zasobu archiwalnego BUW i przestrzegania go.

Każdy z nas ma dostęp do archiwum. W pokoju 114, w którym urzęduje Pan Marek mieści się również czytelnia. I tam właśnie w ciszy i spokoju można korzystać z e-katalogu i samych zbiorów Archiwum. Trzeba jednak zaznaczyć, że specyfika kolekcji nie przyciąga tłumu użytkowników (2015 r. – 25 wejść, 2014 r. – 36 wejść, 2013 r. – 36 wejść). Chociaż, kto wie, może wizytówka Oddziału (którą teraz Państwo czytają) będzie inspiracją i odkryją Państwo w sobie duszę badacza 🙂 Dokumenty zgromadzone w Archiwum to raj dla historyków i poszukiwaczy sensacji! Dzięki tym archiwaliom powstało całkiem sporo godnych uwagi prac naukowych. Dokumenty przechowywane w Magazynie Archiwum są idealnym źródłem do badania np. dziejów naszej książnicy. Co Państwo powiedzą na to, aby podjąć próbę spisania historii kar czyhających na nieuczciwych czytelników BUW? Zarchiwizowane „książki kar” czekają na zainteresowanych tym tematem.

Prowadzenie archiwum opiera się na rzetelności i w dużej mierze na wnikliwości archiwisty. Do Pana Marka trafiają często stosy nieuporządkowanych dokumentów, które należy przejrzeć i zadecydować, które z nich nadają się do archiwizacji, a które nie. Główną zasadą, na której opiera się solidne zarządzanie archiwum jest zasada: „Udostępnianiu podlegają jedynie uporządkowane zbiory”! I dlatego, materiały archiwalne zanim trafią do rąk czytelników są bardzo dokładnie opisywane i umieszczane najpierw w bezkwasowych teczkach, a następnie pudłach. Do każdego dokumentu dołączana jest także metryczka wykorzystania, do której wpisywane są dane osób wypożyczających określony dokument.  Natomiast na teczkach znajdziemy również charakterystyczne dla archiwów opisy, które dla laika takiego jak ja, są znakami skrywającymi przeróżne tajemnice. Wszystko staje się jasne po zapoznaniu się z treścią Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U.2015.1743).

Załącznik nr 1 zawiera sposoby oznaczania kategorii archiwalnych:

1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.

2. Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1) symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

2) symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

3) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.

Stąd też w naszym Bibliotecznym Archiwum znajdują się m.in. dokumenty oznaczone symbolem „A”, czyli przechowywane wieczyście (np. akta normatywne własne, plany i sprawozdania roczne finansowe, wzory i odciski pieczęci) a także akta personalne, które przechowywać należy aż 50 lat (B50). Ciekawostkę stanowi dokumentacja związana z gmachem BUW, na której widnieje symbol B3. Z symbolu nadanego tym dokumentom wynika, że należy je przechowywać tylko przez jakiś czas. To prawda, ale w tym szczególnym przypadku oznacza to, że jeszcze 3 lata po tym, jak budynek BUW przestanie istnieć.

Przeszukując Archiwum BUW musimy sobie jednak zdawać sprawę, że losy archiwalnej dokumentacji są ściśle związane z burzliwymi losami Biblioteki. To oznacza, że wywozy zbiorów do Rosji i Niemiec i zniszczenia wojenne spowodowały rozproszenie nie tylko księgozbioru ale i archiwaliów. Zbiory archiwalne, które udało się ocalić zostały podzielone na 10 zespołów:

• I zespół – obejmuje zbiory z najwcześniejszego okresu działalności Biblioteki – 1817 – 1831, 1832 – 1871,
• II – IV zespół – obejmuje okres funkcjonowania Biblioteki Warszawskiego Uniwersytetu Cesarskiego – 1871 – 1915,
• V zespół – obejmuje lata I wojny światowej,
• VI – VIII zespół – obejmuje okres II Rzeczypospolitej,
• IX zespół – obejmuje lata II wojny światowej,
• X zespół – obejmuje okres powojenny Biblioteki.

Szczegółowe informacje o zbiorach Archiwum i zasadach ich udostępniania można znaleźć na stronie BUW (zakładka O Bibliotece -> Archiwum BUW). Są tu nie tylko wymienione wszystkie zespoły akt, ale również spisy zawartości każdego zespołu z sygnaturami poszczególnych jednostek archiwalnych.
Pracownicy BUW zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i przekazywania akt do Archiwum znajdą na dysku F (folder Samodzielne Stanowisko ds. Zasobu Archiwalnego) – jest to precyzyjna instrukcja postępowania z materiałami archiwalnymi w sześciu krokach.

Zdaję sobie sprawę z tego, że ta krótka notatka nie oddaje w pełni obrazu bogactwa informacji, które mogą Państwo znaleźć w Archiwum BUW. Zaproponuję więc Państwu „wyjście awaryjne”  i pozwolę sobie odesłać Państwa do paragrafu 3 Regulaminu udostępniania zasobu archiwalnego BUW:

3. Ogólnych informacji o zasobie, dostępnych pomocach informacyjnych i ewidencyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udziela dyżurujący pracownik.

Dorota Bocian, Oddział Usług Informacyjnych i Szkoleń