Niestandardowymi użytkownikami bibliotek są instytucje prowadzące działalność wystawienniczą. Są to naturalnie na ogół rozmaite muzea i galerie, ale zdarzają się także filharmonie, fundacje i stowarzyszenia. Użyczanie obiektów na takie przedsięwzięcia, to często doskonała promocja zbiorów, usług, ale i okazja do demonstrowania kompetencji komunikacyjnych i organizacyjnych, które składają się na wizerunek biblioteki. Jest więc pewna logika w zlokalizowaniu koordynacji tej formy usług w Oddziale Promocji, Wystaw i Współpracy, wspieranym przez Oddział Ochrony i Konserwacji Zbiorów, gabinety zbiorów specjalnych, Pracownię Reprograficzną i Oddział Administracji.
Obraz złotego wieku na Wawelu – niepowtarzalna okazja by stanąć twarzą w twarz z „głowami wawelskimi”. Fot. Agnieszka Kościelniak-Osiak
Zainteresowanie materiałami bibliotecznymi w kontekście wystaw nie słabnie, a to za przyczyną mody na swoisty typ ekspozycji „totalnych”, tworzonych w zamyśle kuratorów jako panoramiczne przedstawienie tematu ekspozycji. W ostatnim czasie takimi „panoramami” tematycznymi była wystawy Świat polskich Wazów. Przestrzeń – ludzie – sztuka i Świat Rembrandta. Artyści. Mieszczanie. Odkrywcy, a ostatnio zachwycająca scenograficznie ekspozycja Przebudzeni. Ruiny antyku i narodziny włoskiego renesansu na Zamku Królewskim, czy nieco wcześniej Brescia. Renesans na północy Włoch i zupełnie na świeżo Arkadia w Muzeum Narodowym w Warszawie. Obraz złotego wieku na Wawelu określono mianem największej i najważniejszej wystawy ostatnich kilkudziesięciu lat. Ekspozycja rozmaitego typu obiektów historycznych ma ułatwić zwiedzającemu intelektualną pracę nad powiązaniem określonych zjawisk i wydarzeń z artefaktami, tworzącymi „atmosferę” epoki: przedmioty i ich historie, jako konteksty dla rozmaitych prądów myślowych i artystycznych. W konsekwencji obok siebie eksponowane są obrazy olejne i grafika, meble i dokumenty rękopiśmienne, stare druki i porcelana. Efekt – często znakomity (przypomnijmy, że oprawę plastyczną wystawy o renesansie powierzono znakomitemu scenografowi teatralnemu Borisowi Kudliczce) – opłacony jest nierzadko sporym stresem konserwatora i odpowiedzialnego bibliotekarza, bo udostępnianie na jednej ekspozycji obiektów o tak rozmaitych potrzebach klimatycznych, wmontowanych w wyrafinowaną architekturę, wymaga wielu godzin przygotowań i drobiazgowych ustaleń.
Do BUW wpływa rocznie kilkanaście wniosków o użyczenie obiektów na planowane wystawy. To może wydawać się niewielką ilością, ale w sytuacji, gdy przedmiotem użyczenia bywa i do kilkudziesięciu obiektów, zakres czynności niezbędnych do realizacji takiej prośby jest znaczny. Sprawne wypełnianie tych zadań ułatwia istniejąca procedura użyczania obiektów na wystawy zewnętrzne, która charakteryzuje poszczególne etapy przygotowań i rolę oddziałów i gabinetów.
Prologiem wniosków są często wielomiesięczne kwerendy przeprowadzane w gabinetach zbiorów specjalnych. Dyrekcja Biblioteki Uniwersyteckiej, po wpłynięciu oficjalnego pisemnego wniosku organizatora, podejmuje decyzję o użyczeniu, wspierając się zdaniem koleżanek i kolegów z gabinetów i przede wszystkim oceną Oddziału Ochrony i Konserwacji Zbiorów – i to nie tylko w odniesieniu do stanu zachowania wnioskowanych obiektów, ale i stopnia obciążenia zadaniami samego oddziału, ponieważ polityka bezpiecznego użyczania materiałów bibliotecznych na wystawy przewiduje, że zbiory muszą być przed opuszczeniem BUW na ekspozycję odpowiednio przygotowane i nie chodzi tylko o nadanie im wyglądu wystawowego. W przypadku wielu obiektów oznacza to czasochłonne zabiegi konserwatorskie, a przy obiektach graficznych i rysunkach montowanie ich w ramy ze szkłem muzealnym, co w przypadku dużych formatów jest też nie lada wyzwaniem fizycznym.
Oddział Promocji, Wystaw i Współpracy przejmuje w tej procedurze całość czynności organizacyjnych: na początku negocjacji pozyskuje dokumenty opisujące warunki klimatyczne, ekspozycyjne i bezpieczeństwa (facility report) przestrzeni wystawowej wnioskującego o użyczenie.
Po uzyskaniu wstępnej akceptacji na ekspozycję obiektu kierownika gabinetu,
Oddział Ochrony i Konserwacji Zbiorów przygotowuje opinię konserwatorską, zawierającą wykaz czynności niezbędnych do przeprowadzenia przed ekspozycją oraz określa ich koszt.
Po uzyskaniu akceptacji tych wydatków przez wnioskującego, OPW prosi włączone w przeprowadzenie procedury gabinety o wycenę obiektów wytypowanych na wystawę przy zastosowaniu kryterium, tzw. wartości odtworzeniowej (wpisywanej też w razie istnienia takiego wymogu do polisy ubezpieczeniowej). Wszystkie te informacje umieszczane są w przygotowywanej przez OPW umowie użyczenia .
Odbiór obiektów odbywa się w przeznaczonej do tego celu pracowni OKZ. Tam w obecności przedstawiciela instytucji organizującej wystawę ustalana jest treść protokołu opisującego stan zachowania poszczególnych obiektów. Koleżanki z OKZ z zasady dokładnie opisują obiekt przed terminem odbioru, a następnie relacjonują obserwacje w trakcie przekazania i ewentualnie uzupełniają opis o zgłoszone przez odbierającego uwagi.
Po wystawie zawartość tych protokołów jest podstawą do stwierdzenia ewentualnych uszkodzeń, czy to wywołanych niestabilnymi warunkami klimatycznymi, czy to niewłaściwym transportem, bądź do zwolnienia organizatora wystawy z ewentualnych roszczeń BUW w zakresie ponoszenie kosztów prac konserwatorskich przywracających obiektowi stan wyjściowy.
Stopień skomplikowania rośnie, gdy obiekty z naszych zbiorów chce na swojej wystawie zaprezentować instytucja zagraniczna. Takie wnioski nie są rzadkością i z punktu widzenia ilości formalności, które muszą być drobiazgowo wypełnione zasługują na odrębny wpis.
Procedura wystawowa nie wymienia niestety jeszcze jednego oddziału regularnie angażującego się w proces, a mianowicie Oddziału Rozwoju Zasobów Elektronicznych i jego Pracowni Reprograficznej, gdzie przygotowywane są i fotografie obiektów, będące podstawą opisów stanu zachowania i te, które później wykorzystywane są w katalogach towarzyszących ekspozycjom.
Odpłatą za ten wysiłek wielu oddziałów jest – poza satysfakcją z udziału w interesujących przedsięwzięciach wystawienniczych – ewidentna promocja naszych zbiorów i usług oraz piękne wydawniczo i interesujące merytorycznie katalogi wystaw nadsyłane do BUW w ramach współpracy.
Agnieszka Kościelniak-Osiak
Oddział Promocji, Wystaw i Współpracy