Sekcja o tajemniczo brzmiącej nazwie Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych powstała w 2012 r. i jej pierwszymi pracownikami byli obecny wicedyrektor BUW, Roman Tabisz oraz Artur Wrzochalski. Obecnie w Sekcji pracują: dr Walentyna Karmelitow i Justyna Mikołajewicz. Nasza Sekcja podlega bezpośrednio bibliotekarzowi systemowemu, którym jest wicedyrektor Roman Tabisz.
SAPB, czyli Walentyna i Justyna
Gdybyśmy próbowały w najogólniejszych słowach opisać naszą pracę, powiedziałybyśmy że jest to administrowanie systemem bibliotecznym. Naszym zamiarem jest opisanie w niniejszej notatce w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi przebiega ten proces. Warto wspomnieć, że w użytkowanym przez BUW systemie Virtua współpracuje z Biblioteką Główną 36 bibliotek wydziałowych w zakresie katalogowania, a 21 również w zakresie udostępniania. Administrowanie systemem Virtua obejmuje zatem wprowadzanie ustawień nie tylko dla BUWu, ale również dla bibliotek wydziałowych.
BUW korzysta obecnie z systemu Virtua w wersji 2014.3 SP1. System ten umożliwia pracę w różnych modułach, z których w BUWie wykorzystywane są dwa: moduł katalogowania i udostępniania. Narzędzie, za pomocą którego definiujemy ustawienia systemu, to Profiler. Dzięki tej aplikacji możemy m.in.: tworzyć konta użytkowników (bibliotekarzy), przyznawać im uprawnienia do pracy w systemie, tworzyć lokalizacje, formułować zasady udostępniania, definiować prezentację interfejsu Virtui.
Tak wygląda Profiler
Wiele procesów zachodzących w systemie (na przykład wysyłane czytelnikom przypomnienia o zbliżającym się terminie zwrotu książek) jest kontrolowanych przez raporty. Narzędziem służącym do obsługi raportów jest InfoStation. Naszym zadaniem jest definiowanie treści, częstotliwości oraz kontrolowanie poprawności raportów.
A to jest InfoStation
Odzwierciedleniem zawartości bazy, które może obejrzeć czytelnik, jest interfejs użytkownika Chamo. Za pomocą oddzielnego panelu administracyjnego możemy definiować fasety, filtry, możliwe wyszukiwania, definiować zawartość poszczególnych ekranów itp.
Chamo – panel administracyjny
Obecny system Virtua wymaga corocznej aktualizacji (zwanej potocznie migracją), która poprzedzona jest testowaniem. Sekcja ds. Automatyzacji koordynuje działania związane z testowaniem i migracją. W przypadku bibliotek wydziałowych jest to również pomoc przy instalacji nowej wersji oprogramowania.
W związku z perspektywą zmiany systemu jesteśmy obecnie na etapie testowania innych dostępnych programów bibliotecznych. W 2015 r. był to opierający się na pracy „w chmurze” system Alma firmy ExLibris. W tej chwili przyglądamy się systemowi Sierra firmy Innovative.
W systemie biblioteczno-informacyjnym UW funkcjonują 44 biblioteki wydziałowe. Jesteśmy dla nich komórką „pierwszego kontaktu” nie tylko w sprawach systemowych. Oprócz organizowania zebrań BW, zbierania i kontrolowania danych do sprawozdania rocznego BUW i BW, służymy pomocą w obsłudze dodatkowych aplikacji: SupVir, Baza Sprawozdań, Baza Inwentarzy.
Z racji tego, że podlegamy bezpośrednio Wicedyrektorowi BUW, jesteśmy zaangażowane w dodatkowe projekty, jak np.: System Wypożyczeń Warszawskich. Przy okazji prac nad uruchomieniem SWW miałyśmy okazję przetestowania oprogramowania typu Open Source KOHA. Inną inicjatywą, w której bierzemy udział, jest konsorcjum polskich bibliotek akademickich w celu wspólnego zakupu i użytkowania systemu.
Pracy Sekcji nie da się łatwo usystematyzować, czynności, które na co dzień wykonujemy nie cechują się dużą powtarzalnością. Istnieją jednak sytuacje, związane z pracą w systemie VTLS/Virtua, które zdarzają się dosyć często. Oto trzy najczęściej zadawane nam pytania (razem z odpowiedziami, których udzielamy):
- – Czy może mi Pani odblokować konto?
(- Czy pamięta Pan/Pani swoje hasło? Czy zmienić na tymczasowe, które będzie wymagało zmiany po pierwszym zalogowaniu?)
- – Dlaczego Chamo/Virtua tak wolno działa?
(- Czy próbowała Pani zrestartować połączenie? Czy występuje to tylko na jednym komputerze? Przyjrzymy się temu i damy znać)
- – Wyskoczyło mi coś tutaj w Virtui, nie wiem co to jest. Czy może Pani coś z tym zrobić?
(- Proszę po kolei opisać, jakie czynności Pan/Pani wykonuje. Spróbujemy to samo zrobić u siebie lub proszę wysłać nam screena).
Justyna Mikołajewicz, Walentyna Karmelitow, Samodzielna Sekcja ds. Automatyzacji Procesów Bibliotecznych
Fot. Ewa Józefowicz